Adjoint.e de direction

Tele-Ressources Staffing Services Ltd.; Montreal (administrative region); On-site; CAD 55,000 - 85,000; Full time

Job summary

Tele-Ressources Staffing Services Ltd. recherche un adjoint(e) de direction pour un poste permanent et présentiel au centre-ville de Montréal.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la haute direction et assurerez un soutien administratif exemplaire. Le candidat idéal possède au moins cinq années d’expérience en soutien administratif de haut niveau, un DEC en bureautique ou domaine connexe, et une parfaite maîtrise du français.

Qualifications

• Minimum cinq années d'expérience dans un rôle de soutien administratif de haut niveau.
• Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique ou domaine connexe.
• Maîtrise avancée d'Outlook, Teams et SharePoint.
• Excellentes aptitudes rédactionnelles en français.
• Bonne capacité à prioriser et à gérer les priorités.

Responsibilities

• Gérer et mettre à jour l’agenda de la direction, organiser les rendez-vous et les déplacements.
• Analyser, prioriser et acheminer les communications écrites; rédiger des réponses si nécessaire.
• Coordonner les réunions internes de la direction et assurer les ressources logistiques.
• Gérer les activités administratives courantes : factures et comptes de dépenses.
• Maintenir les systèmes de classement et d’archivage; assurer la liaison entre les parties prenantes.
• Préparer ou coordonner la production de documents administratifs (rapports, présentations, ordres du jour).

Skills

Gestion d'agendas

Communication écrite

Maîtrise MS Office

Français impeccable

Planification et organisation

Education

DEC en bureautique ou domaine connexe

Tools

Outlook

Teams

SharePoint

Job description

Nous recherchons un.e adjoint.e de direction pour une de nos clients renommé, situé au coeur du centre-ville de Montréal. Ceci est un poste permanent en présentiel.

En étroite collaboration avec la haute direction, la personne en poste anticipe les besoins, gère efficacement l’agenda et coordonne les réunions, tout en offrant un soutien administratif et professionnel de grande qualité au quotidien. Il/Elle contribue également à assurer des communications harmonieuses entre la direction et les différentes instances de l’organisation.

Responsabilités principales

• Assurer la gestion et la mise à jour de l’agenda de la direction, incluant la planification des rendez-vous en fonction des priorités, l’organisation des déplacements et la coordination des réservations requises.
• Recevoir, analyser, prioriser et acheminer les communications écrites, et rédiger, au besoin, des projets de réponse.
• Coordonner l’organisation des réunions internes, notamment celles de l’équipe de direction, en veillant à la disponibilité des ressources matérielles et logistiques nécessaires.
• Assurer la gestion courante des activités administratives, incluant le traitement des factures et des comptes de dépenses.
• Maintenir à jour les systèmes de classement et d’archivage documentaire, et agir à titre de point de liaison afin de favoriser une communication efficace entre les parties prenantes.
• Préparer ou coordonner la production de documents administratifs, tels que rapports, présentations et ordres du jour, selon les besoins.

Profil recherché

La personne candidate doit posséder :

• Un minimum de cinq (5) années d’expérience dans un rôle de soutien administratif de haut niveau, incluant la gestion d’agendas complexes et évolutifs.
• Un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, en techniques administratives ou dans un domaine connexe.
• Une excellente maîtrise des outils de la suite Microsoft Office (notamment Outlook, Teams et SharePoint).
• Une maîtrise supérieure du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• D’excellentes aptitudes rédactionnelles en contexte professionnel.
• Un jugement sûr ainsi qu’une grande capacité à établir les priorités avec rigueur.