Adjoint(e) de direction

iA Financial Group; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 75,000; Full time

Job summary

Une superbe opportunité de carrière s’offre au sein d’un groupe financier de premier plan au Canada. Ce poste d’adjoint(e) de direction vous permettra de travailler directement avec des vice-présidents, en gérant leurs calendriers, en organisant des réunions et en assurant la gestion administrative de leurs bureaux. Vous serez au cœur des opérations, en collaborant étroitement avec une équipe dédiée et professionnelle. Si vous êtes proactif(ve), organisé(e) et passionné(e) par l’administration, cette position vous offre la chance de faire un impact significatif tout en évoluant dans un environnement inclusif et dynamique. Rejoignez une entreprise qui valorise le talent et l'engagement de ses employés.

Qualifications

• 5 ans d'expérience en tant qu'adjoint(e) de direction ou équivalent.
• Niveau avancé de la langue anglaise requis pour la rédaction et la traduction.

Responsibilities

• Gérer le calendrier et les communications des vice-présidents.
• Organiser des réunions et gérer les aspects logistiques.
• Préparer des documents administratifs et assurer le classement.

Skills

Gestion du temps

Communication

Traduction (Français/Anglais)

Compétences organisationnelles

Utilisation d'outils bureautiques

Education

Diplôme d’études collégiales (DEC)

Études universitaires

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Microsoft Outlook

Microsoft Teams

Microsoft OneNote

Job description

• Principal lieu de travail : Québec, Québec
• Autre(s) lieu(x) de travail possible(s) : Montreal, Québec
• Domaines d'activité: Service à la clientèle et soutien administratif

Une superbe opportunité de carrière remplie de défis s’offre maintenant à vous au sein de l’un des plus importants groupes financiers du Canada! Le secteur Groupe gestion des risques et conformité est à la recherche d’un(e) nouvel(le) adjoint(e) de direction afin de supporter le vice-président, chef de la conformité et chef de la protection des renseignements personnels, et le vice-président, Risques TDSI et leurs proches collaborateurs.

Vous êtes une collaboratrice ou un collaborateur chevronné et proactif qui valorise les contacts avec les gens et qui démontre un vif intérêt à travailler sur des dossiers touchant l’administration? Si vous vous reconnaissez dans ce profil, venez joindre une équipe dédiée, professionnelle et axée sur les résultats!

Relevant directement des vice-présidents, vous serez responsable de:

1. Gérer le calendrier et coordonner les activités générales des deux vice-présidents, ainsi que les appels et courriels s’y rattachant.
2. Gérer les communications à l’équipe ainsi que les sondages.
3. Organiser diverses rencontres et certains événements incluant les aspects logistiques.
4. Effectuer la gestion administrative du bureau de chaque vice-président (demandes d’achats, paiement de factures, contrats, notes de frais, etc.).
5. Préparer des ébauches de communications administratives, ainsi que réviser, corriger et traduire des textes, présentations de niveau exécutif et organigrammes (français et anglais).
6. Organiser et assurer le classement de documents numériques.
7. Anticiper les besoins des deux vice-présidents et développer des outils afin d’accroître l’efficacité de leur travail.
8. Réserver et planifier des voyages d’affaires.
9. Prendre en charge diverses responsabilités administratives et dossiers spéciaux au besoin.
10. Travailler en étroite collaboration avec l’adjointe exécutive afin de coordonner certaines tâches et de piloter certains dossiers communs.

On vous reconnaît pour votre discrétion, votre fiabilité et votre engagement à accomplir un travail de haute qualité? N’attendez plus! Ce poste est pour vous.

Profil recherché:

1. Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques bureautiques, en administration des affaires ou études universitaires.
2. Cinq (5) années d’expérience pertinente dans un poste d’adjointe de haut niveau, de gestion d’un bureau de direction ou l’équivalent.
3. Niveau de connaissance avancé de la langue anglaise puisque la personne sera amenée à rédiger, traduire des documents et prendre en charge divers dossiers et responsabilités en collaboration avec des partenaires internes unilingue anglophone sur une base journalière.
4. Excellente connaissance des outils bureautiques usuels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, etc.).
5. Excellentes aptitudes relationnelles, de collaboration et de communication et sens de l'innovation.
6. Structure, organisation et capacité à gérer des échéances très courtes ainsi que de multiples priorités conflictuelles.

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