Adjoint(e) de direction (Temporaire)

Promutuel Assurance; Quebec; Hybrid; CAD 45,000 - 75,000; Full time

Job summary

Une entreprise innovante recherche un(e) Adjoint(e) de direction pour un poste temporaire à Québec. Vous serez au cœur de l'organisation, soutenant les activités des vice-présidences tout en garantissant une expérience employé exceptionnelle. Ce rôle dynamique inclut la préparation de documents, la gestion de projets et l'organisation de réunions. Rejoignez une équipe engagée à faire une différence durable dans un environnement de travail inclusif et respectueux. Si vous êtes passionné(e) par l'administration et le service client, cette opportunité est faite pour vous.

Benefits

Horaire flexible

Congés mobiles

Assurance collective

Accès à un service de télémédecine

Programme d’aide aux employés

Rabais sur assurances auto et habitation

Activités sociales organisées

Bureaux modernes

Reconnaissance Entreprise en santé

Qualifications

• 10 ans d’expérience en tant qu’adjoint administratif.
• Excellente maîtrise du français oral et écrit.
• Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives.

Responsibilities

• Préparer des rapports et documents pour les comités de direction.
• Assurer le soutien administratif complet pour les vice-présidences.
• Gérer la logistique des réunions et des événements.

Skills

Gestion administrative

Planification et organisation

Maîtrise de la Suite Office

Communication en français

Attention aux détails

Service client

Education

Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration

Tools

Suite Office

Workday

SharePoint

Job description

Être au cœur de ce que vous faites le mieux

Trouvez des défis stimulants et libérez votre véritable potentiel. Évoluez dans un milieu de travail authentique où règne un esprit d’équipe hors du commun. Chez Promutuel Assurance, l’humain, de nos équipes aux personnes que l’on assure, influence chaque décision. Ne cherchez plus, un emploi passionnant et un quotidien motivant vous attendent LÀ.

À PROPOS DU POSTE

Vous exercerez comme Adjoint(e) de direction à notre bureau situé à Québec, pour Promutuel Assurance. Il s'agit d'un poste temporaire d'une durée de 8 à 12 mois pour un remplacement de congé.

En tant que membre de la vice-présidence Capital humain et de la vice-présidence principale, Transformation et Culture, l’adjoint(e) de direction supporte les différentes activités tout en assurant une expérience employé distinctive. En outre, vous serez en charge de différentes tâches liées aux activités des deux vice-présidences. Votre rôle sera d'assurer le soutien administratif complet et coordonner les diverses activités.

Vos responsabilités

• Préparer des rapports et/ou des documents requis pour les comités de direction
• Participer à la préparation et au suivi de divers documents et dossiers (politiques, procédures, budget, etc.)
• Effectuer au besoin le suivi de projets auprès de divers intervenants des différentes entités, ou de fournisseurs externes
• Effectuer les réservations de salles, de voitures et d’hôtels et assurer l’ensemble de la logistique des réunions
• Saisir, faire la mise en page et faire la mise à jour de divers documents (lettres, chiffriers, rapports, fichiers, manuels, etc.) et effectuer la relecture et la correction de textes
• Préparer l’ordre du jour de réunions, y participer et en rédiger le compte rendu
• Assurer la prise de notes et l’organisation des comités RH du service
• Assurer le suivi de l’agenda des gestionnaires
• Recevoir, trier et expédier le courrier et trier et classer des documents
• Effectuer les prévisions budgétaires annuelles avec les différentes directions ainsi que le suivi mensuel du budget et les provisions trimestrielles, lorsque nécessaire
• Vérifier et assurer le suivi des factures et des dépenses en fonction des budgets
• Collaborer à la mise en place des systèmes RH (ex : Workday, Sondages et différentes plateformes)
• Assurer la mise à jour documentaire sur le portail de documentation SharePoint et optimiser la structure des répertoires communs
• Participer à l'amélioration continue des méthodes de travail et des processus par l'exploration et la mise à jour des systèmes informatiques utilisés
• Réviser les méthodes actuelles en préparation au déploiement du système RH
• Assister à la préparation et à l’organisation de certains événements, dont les réunions de la communauté RH, activités sociales et autres
  
  

Avez-vous ce profil-LÀ ?

• Posséder un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou l’équivalent
• Posséder 10 ans d’expérience en tant qu’adjoint administratif
• Avoir un niveau avancé et une excellente maîtrise du français oral et écrit
• Avoir une excellente maîtrise de la Suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Détenir des habiletés pour planifier, organiser, prioriser et prendre des initiatives
• Faire preuve d'un bon jugement, anticiper les besoins et les exigences
• Faire preuve de discrétion et porter une attention spéciale aux détails
• Être orienté vers le service client et avoir la capacité de travailler en équipe
  
  

Une panoplie d’avantages ici et LÀ

• Rémunération avec échelles évolutives
• Horaire flexible vous permettant de concilier votre vie personnelle et vos responsabilités professionnelles
• Congés mobiles dès la première année
• Possibilité de travailler en mode hybride
• Assurance collective pour vous et votre famille
• Accès à un service de télémédecine pour répondre rapidement aux préoccupations de santé de vous et de vos proches
• Programme d’aide aux employés
• Rabais sur vos assurances auto et habitation
• Activités sociales organisées par l’employeur
• Bureaux modernes, adaptés aux différentes façons de travailler
• Reconnaissance Entreprise en santé Niveau 1
  
  

Être reconnu(e) pour votre savoir, vous êtes rendu(e) LÀ!

• Soyez vous-même avec des collègues qui ont le bien-être, le respect et l’inclusion à cœur
• Intégrez une équipe tissée serrée qui prône la solidarité
• Évoluez dans une entreprise engagée à faire une différence durable et à adopter des pratiques responsables
• Joignez une organisation qui vous accompagnera dans vos ambitions
• Contribuez à offrir une expérience distinctive à nos membres-assurés
• Œuvrez dans un milieu de travail, classé au 3e rang du top 60 des leaders en expérience employé selon la plateforme Officevibe de Workleap
  
  

FAITES LA DIFFÉRENCE!

Fais parvenir ton curriculum vitæ en postulant sur le lien se trouvant au bas de cet affichage de poste.

Soyez vous-même chez nous

Chez Promutuel Assurance, nous célébrons la diversité de notre monde et nous croyons que c’est cette unicité qui fait notre richesse. Toute personne, peu importe son profil, est encouragée à postuler chez nous. Offrir un milieu de travail inclusif, humain et bienveillant demeure notre priorité.

Si vous avez des besoins d’accommodement lié à votre candidature, n’hésitez pas à nous le mentionner.