Adjoint/adjointe de direction

jhubz; Quebec; Hybrid; CAD 45,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une organisation dynamique recherche un professionnel pour soutenir la direction dans la gestion de projets et l'administration. Vous serez impliqué dans la planification, la rédaction de documents, et la coordination d'événements. Ce poste offre un environnement de travail collaboratif avec des opportunités de télétravail et une rémunération compétitive. Si vous êtes passionné par l'administration et la gestion de projets, cette position est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée et contribuez à des initiatives significatives au sein de l'organisation.

Benefits

Rémunération compétitive

Gamme complète d’avantages sociaux

6 jours de congés maladie

11 jours fériés annuels

Formation sur mesure

Qualifications

• Baccalauréat en administration ou DEC en administration requis.
• Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle administratif.

Responsibilities

• Participer à la gestion de projets et au suivi des budgets.
• Rédiger et mettre en forme des communications internes et externes.

Skills

Gestion de projets

Rédaction de documents

Communication interpersonnelle

Microsoft 365

Analyse de données

Education

Baccalauréat en administration des affaires

Diplôme d’études collégiales en administration

Job description

• Participer à la gestion de projets reliés aux besoins de l’organisation (planification, respect des échéanciers, suivi des budgets, etc.) ;
• Soutenir la directrice dans la préparation des demandes de subventions, des ententes de collaboration et des redditions de comptes ;
• Exécuter des recherches, compiler des données, analyser des informations et préparer des documents qui seront étudiés et présentés à la directrice, au CA, à des comités et des partenaires ;
• Proposer des pistes d’amélioration dans le cadre des opérations du continuum de services ;
• Représenter l’organisme auprès d’instances, afin de faire valoir ses revendications ;
• Rencontrer des personnes ou groupes d'intérêt au nom de la direction, pour déterminer les besoins, évaluer et recommander diverses mesures ;
• Apporter son soutien dans le cadre de l’avancement de projets ou de tâches ponctuelles assignées par la directrice à d’autres employé.e.s ;
• Effectuer les démarches auprès des fournisseurs interpellé.e.s dans le cadre de projets spécifiques, afin d’obtenir des offres de services et des soumissions ;
• Participer à l’organisation d’évènements et de collectes de fonds, en collaboration avec la directrice et les membres de l’équipe ;
• Effectuer, au besoin, les suivis concernant la gestion des immobilisations (bâtiments, équipement informatique, véhicules).
  
  
• Rédiger, réviser, mettre en forme des communications internes et externes;
• Proposer, mettre à jour et coordonner des politiques et des procédures administratives ;
• Effectuer la mise à jour du site web ;
• Gérer les réseaux sociaux ;
• Gérer la boîte courriel générale de L’Émergence ;
• Gérer l’agenda et la prise de rendez-vous de la directrice et prendre les dispositions nécessaires (négociation de forfaits, réservations, etc.) pour les déplacements, les réunions et les évènements ;
• Préparer et convoquer les réunions du conseil d’administration et des comités, et en assurer la coordination.
• Rédiger et corriger des documents (procès-verbaux, lettres, rapports, etc.)
  
  

Description de l’offre d’emploi

Sommaire De La Fonction

Soutien à la direction

• Participer à la gestion de projets reliés aux besoins de l’organisation (planification, respect des échéanciers, suivi des budgets, etc.) ;
• Soutenir la directrice dans la préparation des demandes de subventions, des ententes de collaboration et des redditions de comptes ;
• Exécuter des recherches, compiler des données, analyser des informations et préparer des documents qui seront étudiés et présentés à la directrice, au CA, à des comités et des partenaires ;
• Proposer des pistes d’amélioration dans le cadre des opérations du continuum de services ;
• Représenter l’organisme auprès d’instances, afin de faire valoir ses revendications ;
• Rencontrer des personnes ou groupes d'intérêt au nom de la direction, pour déterminer les besoins, évaluer et recommander diverses mesures ;
• Apporter son soutien dans le cadre de l’avancement de projets ou de tâches ponctuelles assignées par la directrice à d’autres employé.e.s ;
• Effectuer les démarches auprès des fournisseurs interpellé.e.s dans le cadre de projets spécifiques, afin d’obtenir des offres de services et des soumissions ;
• Participer à l’organisation d’évènements et de collectes de fonds, en collaboration avec la directrice et les membres de l’équipe ;
• Effectuer, au besoin, les suivis concernant la gestion des immobilisations (bâtiments, équipement informatique, véhicules).
  
  

Soutien administratif

• Rédiger, réviser, mettre en forme des communications internes et externes;
• Proposer, mettre à jour et coordonner des politiques et des procédures administratives ;
• Effectuer la mise à jour du site web ;
• Gérer les réseaux sociaux ;
• Gérer la boîte courriel générale de L’Émergence ;
• Gérer l’agenda et la prise de rendez-vous de la directrice et prendre les dispositions nécessaires (négociation de forfaits, réservations, etc.) pour les déplacements, les réunions et les évènements ;
• Préparer et convoquer les réunions du conseil d’administration et des comités, et en assurer la coordination.
• Rédiger et corriger des documents (procès-verbaux, lettres, rapports, etc.)
  
  

Exigences Et Compétences Techniques

• Baccalauréat en administration des affaires ou diplôme d’études collégiales en administration, combiné à des expériences pertinentes ;
• Minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans un rôle administratif de gestion ;
• Expérience de travail de bureau;
• Excellent français parlé et écrit ;
• Habiletés en gestion de projets ;
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 ;
• Anglais, un atout.
  
  

Conditions

• Poste permanent, à raison de 34 heures semaine, sur 4 jours du lundi au vendredi, possibilité de journée en télétravail ;
• Rémunération compétitive ;
• Gamme complète d’avantages sociaux ;
• 6 jours de congés maladie et 11 fériés annuellement
• Formation sur mesure offerte lors de l’entrée en fonction ;
• Entrée en fonction : Le plus tôt possible.
  
  

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
  
  

Formations

• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences humaines et sciences sociales - Communication
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Gestion des opérations
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences humaines et sciences sociales - Communication humaine et organisationnelle
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences humaines et sciences sociales - Journalisme
  
  

Expérience2 à 3 ans

Compétences

• Facilité à classer
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Sens de l’initiative