Adjoint(e) adminitratif

Groupe Somavrac Inc.; Canada; Hybrid; CAD 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Groupe Somavrac Inc. recherche un adjoint administratif pour soutenir les opérations et les services bureautiques, avec responsabilité pour la formation et la facturation d’achats.

Le candidat idéal possède un diplôme en administration, au moins 2 ans d’expérience et maîtrise Word, Excel et Outlook. Le poste implique la gestion des documents, l’accueil des visiteurs et le support à la direction au sein d’un environnement corporatif dynamique.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en administration ou équivalent.
• 2 années d’expérience dans poste relié à l’administration
• Capacité de collaboration, d’analyse et de résolution de problèmes.
• Maîtrise des logiciels Word, Excel et Outlook.

Responsibilities

• Accueille les visiteurs et réponds aux demandes d’informations.
• Réponds aux appels téléphoniques et les diriger vers la bonne personne.
• Soutien aux employés dans leurs communications et déploiement de dossiers.
• Participe à l’accueil et à l’intégration des nouveaux employés.
• Réalise le traitement de texte des correspondances et documents.
• Applique les standards de communication écrite et classe les dossiers.
• Prépare les talons de paie et les expéditions postales.
• Produis des statistiques d'heures de services pour les grands donneurs d’ordres.
• Gère les inventaires d’achats et le suivi des formations via Cognibox.
• Conçois et transmet des documents sur le kilométrage du personnel.
• Obtiens les données d’un nouvel employé et complète le formulaire d’embauche.
• Prépare l’horaire de vacances et le soumet pour approbation.
• Réceptionne les courriels et les achemine.
• Prépare les comités d’opérations: convocation, salle, ordre du jour, matériel.
• Rédige et distribue les procès-verbaux et documents connexes.
• Participe à l’organisation des activités sociales de l’entreprise.
• Crée les bons de commande et saisit les achats dans le système.
• Soumet les factures aux bons de commande pour approbation.
• Saisit les données de factures et les reporte au grand livre.
• Sélectionne et vérifie les paiements des factures.

Skills

Collaboration

Analyse

Résolution de problèmes

Minutieux

Méthodique

Education

Diplôme d’études collégiales en administration

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

L’adjoint(e) travail sous la supervision du directeur des opérations. Il est responsable de fournir des services en bureautique au personnel administratif et des opérations de même que du support à la direction. L’adjoint administratif est responsable de la gestion des activités de formation pour l’ensemble de la compagnie, ainsi que de la facturation d’achats liés à son terminal. Il est amené à préparer divers documents exigés des opérations, de la direction et des clients.

Responsabilités

RESPONSABILITÉS

RÉCEPTION ET ACCUEIL

• Accueille les visiteurs et réponds aux demandes d’informations;
• Réponds aux appels téléphoniques et s’assure les diriger à la personne appropriée.

SUPPORT À LA DIRECTION

• Offre le support aux divers employés dans leurs communications afin d’assurer la bonne image de la compagnie et de faciliter l’utilisation des logiciels de traitement de texte, de présentation et d’échange courriels;
• Assiste la direction dans ses communications et déploiements de dossiers. Collabore étroitement avec le directeur;
• Participe à l’accueil et intégration des nouveaux employés de Porlier Express.

SUPPORT ET PRÉPARATION DE DOCUMENTS

• Effectue le traitement de texte des correspondances corporatives et autres documentations;
• Est responsable de l’application des standards de communication écrit de la compagnie ainsi que du classement informatique et papier dans les dossiers connexes (soumissions, appels d’offres, dossiers employés et syndicaux, contrats, clients et autres);
• Prépare les talons de paies pour l’expédition postale;
• Produis des statistiques d’heures de services pour les grands donneurs d’ordres;
• Est responsable des inventaires d’achats de son terminal;
• Est responsable du suivi des dossiers de formations via Cognibox. Envoie mensuellement au service des ressources humaines les formations à colliger aux dossiers des employés;
• Conçois et transmets un document concernant le kilométrage effectué par le personnel dans le cadre de leurs fonctions, compile les données dans le système informatique et achemine l’information au directeur de l’approvisionnement;
• Obtiens toutes les données nominatives d’un nouvel employé et les politiques signées, complète le formulaire d’embauche et le transmet au département des ressources humaines pour ouverture de dossier;
• Prépare l’horaire de vacances des employés et le remet à son supérieur pour approbation.

CORRESPONDANCE

• Réceptionne les courriels en tant que [e-mail] (mailto:[e-mail]) (poste d’entrée) et autres postes reliés à divers départements et les achemine aux personnes concernées.

RÉUNIONS ET ACTIVITÉS CORPORATIVES

• Assure l’ensemble des activités relatives à la préparation des comités d’opérations: convocation, réservation de salle, élaboration de l’ordre du jour, préparation de matériel et de documents;
• Assiste aux rencontres et rédige les procès-verbaux, les achemine aux participants, ainsi que tous autres documents connexes;
• Participe à l’organisation des activités sociales de l’entreprise.

APPROVISIONNEMENT

• Crée les bons de commande pour les factures d’achats de son terminal;
• Complète les bons de commandes dans le système informatique suite à la réception de la facture;
• Soumets toutes les factures jumelées aux bons de commande au directeur pour approbation;
• Saisis les données de factures dans le système et les reporte au grand-livre;
• Sélectionne chaque semaine les factures à payer et vérifie les approbations selon les directives de la compagnie;
• Reçois les appels des fournisseurs et les informe sur le statut du paiement à venir ou autre.

GÉRER LES COMPTES DE CARTES DE CÉRDIT PAYABLES AU PERSONNEL

• Reçoit les relevés de cartes de crédit du personnel autorisé à acheter des fournitures ou des services, associe les factures aux montants relevés et retrace les factures manquantes;
• Codifie les montants au grand livre, extrait le fichier de la banque, vérifie les taxes pour chaque facture, rassemble tous les documents et remets le dossier au superviseur administratif pour fin de vérification et de préparation de fin de mois;
• Collige dans un fichier le coût des fournitures d’uniformes par employé, calcule la part devant être payée par les employés tel que prévue à la convention collective.

Profil recherché

SPÉCIFICATIONS D’EMPLOI

Scolarité: Diplôme d’études collégiales en administration ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente.

Expérience: 2 ans d’expérience dans poste relié à l’administration

Habiletés: Capacité de collaboration, d’analyse et de résolution de problèmes, être minutieux et méthodique

Autres:

- Langues: Français et connaissance de l’Anglais

- Logiciels: Logiciels comptables, Word, Excel, Outlook

- Mobilité: Non