Adjoint.e administratif.ve

Service RH Î.-P.-É; Summerside; Hybrid; CAD 29,000 - 34,000; Part time

Job summary

Service RH Î.-P.-É recherche un adjoint administratif pour soutenir quotidiennement les activités RH et contribuer à la numérisation des outils du service.

Le poste, à temps partiel (15 heures/semaine) avec télétravail flexible et présence au Centre Belle-Alliance, implique la gestion des candidatures, la préparation des contrats et l’amélioration des processus administratifs dans un contexte RH.

Qualifications

• Diplôme collégial (DEC) en administration des affaires, gestion des ressources humaines ou domaine connexe, ou expérience équivalente.
• 1 à 3 années d’expérience dans un rôle administratif, idéalement RH ou technologie.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit, anglais convenable.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif dans les activités de dotation et recrutement: présélection des candidatures, communications avec les candidats, coordination des entrevues et préparation des contrats.
• Publier des offres, trier les CV et effectuer les présélections initiales.
• Améliorer les processus administratifs pour réduire les tâches manuelles et simplifier les opérations.
• Participer à la création d’un guide d’accueil et d’orientation pour les organismes communautaires dans le cadre de la numérisation.
• Mettre à jour le système de classement et optimiser la gestion documentaire et les outils internes.
• Tenir à jour les dossiers des employés et assurer la confidentialité des données.

Skills

Discrétion professionnelle

Organisation

Communication interpersonnelle

Gestion des priorités

Polyvalence

Education

DEC en administration des affaires / RH ou équivalent

Tools

Microsoft Office

SharePoint

OneDrive

Job description

Le Services RH est à la recherche d’un.e adjoint.e administrratif .ve au Service RH. Ce poste joue un rôle clé dans le soutien quotidien des opérations de ce secteur et dans le développement des solutions technologiques du service. L’adjoint ou l’adjointe offre un soutien administratif au service tout en appuyant la mise à jour et l'optimisation des outils technologiques. Il ou elle simplifie les processus internes et aide à faire avancer les solutions numériques du département.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif aux activités de dotation et de recrutement, notamment la présélection des candidatures, les communications avec les candidats, la coordination des entrevues et la préparation des contrats de travail
• Publier des offres d'emploi sur les plateformes appropriées, trier les curriculums vitae (CV) et effectuer les présélections initiales.
• Participer à la révision et à l’amélioration des processus administratifs de ServiceRH afin de réduire les tâches manuelles et de simplifier les opérations
• Appuyer la création d’un guide d’accueil et d’orientation destiné aux organismes communautaires dans le cadre du projet de numérisation des services.
• Mettre à jour et organiser le système de classement interne ainsi que la boîte à outils (harmonisation des formats, ajout du logo de Service Rh, amélioration de la structure pour faciliter la recherche de données de ServiceRH afin d’assurer une gestion documentaire structurée et efficace
• Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques des employés tout en garantissant la confidentialité des données (suivi des contrats, modifications de statut, absences, etc.).
• Participer à la révision des processus administratifs pour réduire les tâches manuelles, simplifier les opérations et contribuer au développement d’outils numériques (formulaires électroniques et processus automatisés).

Exigences et qualifications

• Formation : Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration des affaires, en gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe (ou expérience équivalente).
• Expérience : 1 à 3 années d’expérience dans un rôle administratif, idéalement au sein d’un département des ressources humaines ou en technologie.
• Compétences linguistiques : Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit (bonne connaissance de l'anglais)
• Compétences informatiques : Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Sharepoint, OneDrive et aisance avec la technologie et les programmes informatiques reliées au service des ressources humaines ou autres
• Aptitudes personnelles :
  • Discrétion et grand sens de la confidentialité.
  • Excellentes capacités d'organisation et souci du détail.
  • Bonnes aptitudes pour la communication interpersonnelle et le service à la clientèle.
  • Capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique.
  • Capacité à travailler en équipe

Lieu de travail : Horaire flexible en télétravail et au besoin au Centre Belle-Alliance

Type d’emploi : Poste à temps-partiel à 15 heures par semaine avec possibilité d’extension

Salaire : entre 21,00$ à 24.57$ de l’heure selon l’expérience

Entrée en poste : Dès que possible