Adjoint·e administratif·ve

Torngats; Quebec; Hybrid; CAD 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire concurrentiel selon l’expérien

Formation continue et certifications

3 à 5 semaines de vacances

4 jours de congés mobiles divers

Assurance collective et REER avec cotr

Télémédecine 24/7

Activité estivale et hivernale

Job summary

Torngats Services Techniques Inc. recherche un adjoint administratif·ve motivé·e pour assurer le traitement de la paie et un soutien RH quotidien au siège de Québec.

Sous la supervision de la Directrice RH, vous assurerez la mise à jour des dossiers, la préparation de documents et le respect des normes documentaires. Maîtrise d’Excel et expérience paie requises.

Qualifications

• Diplôme en Administration ou équivalent (DEP/AEC/DEC) exigé.
• Expérience obligatoire en traitement de la paie.
• Expérience pertinente (3+ ans) en soutien administratif ou clérical, idéal RH.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel.

Responsibilities

• Traiter la paie pour les entités de l’entreprise et préparer les documents de paie.
• Assurer le soutien administratif des RH et la tenue des dossiers employés.
• Préparer lettres de confirmation et rapports RH, et assurer la conformité des documents.
• Mettre à jour les tableaux et outils RH, et archiver les dossiers dans le SIRH.
• Contribuer à l’amélioration et à la standardisation des processus RH et administratifs.

Skills

Discrétion et confidentialité

Autonomie

Esprit d'équipe

Respect et diplomatie

Polyvalence

Education

Diplôme en Administration ou équivalent

Tools

Excel

SIRH

Odoo ERP

EmployeurD

Job description

Chez TORNGATS, nous cherchons constamment à innover nos processus internes et nos bonnes pratiques pour garantir efficacité et performance, sans oublier le facteur humain. Nous recherchons actuellement un.e Adjoint·e administratif·ve motivé·e et rigoureux·se, afin de jouer un rôle de soutien essentiel aux activités administratives liées à la paie et aux ressources humaines.

Description générale du poste

Sous la supervision de la Directrice RH, l’adjoint·e administratif·ve assure le traitement de la paie ainsi qu’un soutien administratif aux activités des ressources humaines. La personne prend en charge différents suivis administratifs liés aux employés, assure la tenue et la mise à jour des dossiers et outils RH, prépare divers documents, communications et rapports, et contribue à une gestion documentaire rigoureuse. Par son soutien quotidien, elle contribue à la fluidité des opérations RH ainsi qu’à l’amélioration et à la standardisation des processus administratifs.

Tâches (volet Paie)

• Effectuer le traitement de la paie pour les différentes entités de l’entreprise
• Effectuer la remise des cotisations au REER collectif auprès de l’institution financière, selon la fréquence établie (bi-mensuelle)
• Effectuer les mises à jour requises à la suite du traitement de la paie (banques mobiles, banques de vacances, ajustements salariaux, changements d’adresse ou de statut, etc.)
• Produire les T4 et les relevés 1 dans Employeur D
• Répondre aux questions courantes des employés concernant leur paie
• Effectuer les suivis administratifs liés aux avantages sociaux et aux assurances collectives

Tâches (volet RH)

• Préparer les lettres de confirmation d’emploi à partir des modèles établis
• Maintenir à jour les dossiers des employés, en collaboration avec la Directrice RH
• Prendre en charge les suivis administratifs récurrents afin d’assurer la fluidité des opérations RH, notamment les expirations de documents et la vigie documentaire auprès des sous-traitants (assurance responsabilité civile, lettre de conformité CNESST, etc.)
• Archiver et classer les documents RH courants et assurer une saine gestion documentaire dans le SIRH
• Mettre à jour les différents tableaux, listes, registres et outils RH
• Préparer des rapports et effectuer des extractions de données RH, au besoin
• Soutenir l’équipe RH dans la préparation de communications, formulaires et documents internes
• Participer à l’amélioration et à la standardisation des processus administratifs RH
• Offrir un soutien administratif général à la Directrice RH
• Effectuer la traduction de documents RH, notamment les politiques, manuels des employés et communications internes
• Assurer la révision, la mise en page et la conformité des documents RH selon les normes graphiques de l’entreprise
• Participer à l’organisation des activités sociales de l’entreprise

Exigences

• Diplôme en Administration ou autre pertinent (DEP, AEC ou DEC)
• Expérience en traitement de la paie obligatoire
• Expérience pertinente (3 ans et +) dans un rôle de soutien administratif ou clérical, idéalement dans un service RH
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement d'Excel
• Excellent français (parlé et écrit)

Atout.s

• Expérience avec un SIRH
• Expérience en RH
• Connaissance du système de paie EmployeurD
• Connaissance du système ERP Odoo
• Expérience dans une entreprise ouvrant dans le services
• Anglais écrit et parlé intermédiaire (pour faciliter les tâches quotidiennes de la personne en poste, comme expliquer certains aspects de la paie avec nos employés anglophones, la traduction de documents RH, etc.)

Compétences recherchées

• Discrétion et sens de la confidentialité irréprochables, compte tenu de la nature sensible des informations traitées
• Autonomie
• Sens du travail d'équipe / entraide
• Respect et diplomatie
• Polyvalence

Avantages

• Salaire concurrentiel selon l’expérience
• Appui important de l'entreprise pour la formation continue et/ou les certifications pertinentes
• 3 à 5 semaines de vacances selon l’expérience
• 4 jours de congés mobiles divers
• Journées fériées du Québec (8) + 2 jours chômés rémunérés (lendemains de Noël et du Jour de l'an)
• Programme d’assurance collective et REER avec contribution de l’employeur
• Service de télémédecine 24/7
• Activité estivale de 3 jours en nature avec les collègues
• Activité hivernale de 2 jours avec la famille
• Projets variés et technologiquement avancés
• Flexibilité d'horaire

Horaire

• Poste temps plein – 5 jours / semaine; 8 h / jour (horaire à discuter)

Lieu de travail

• Poste à combler au siège social, dans le Parc Technologique à Québec; Possibilité de télétravail occasionnel, mais la présence au bureau est privilégiée