Technicien ou technicienne en administration | Maison des ainés et alternative de Rimouski

CISSS du Bas‑Saint‑Laurent; Rimouski; On-site; CAD 48,000 - 62,000; Full time

Job summary

CISSS du Bas-Saint-Laurent recherche une personne responsable de la planification des horaires et de la gestion des remplacements pour assurer la continuité des services.

La personne retenue coordonnera les affectations, ajustera les quarts et participera à l’élaboration du programme de vacances en collaboration avec le chef d’unité et le technicien en administration.

Qualifications

• Détention d'un DEC en administration ou domaine connexe ou équivalent.
• DEC avec certificat universitaire pertinent ou DEC combiné à un diplôme pertinent.
• AEC d’au moins 800 heures avec expérience pertinente dans le domaine.
• Tests Word, français et Excel intermédiaire réussis.

Responsibilities

• Planifier les affectations du personnel requis pour répondre aux besoins du service.
• Concevoir les horaires de travail pour les assistants du supérieur immédiat.
• Inscrire et mettre à jour les modifications d’horaires.
• Analyser les besoins en horaires et modifier les quarts/jours.
• Proposer des scénarios d’horaires et des stratégies de main-d’œuvre.
• Effectuer le remplacement des personnes absentes selon la procédure.
• Compiler les périodes de non-disponibilité et documenter les dossiers.
• Participer à la planification stratégique de la main-d’œuvre avec le chef d’unité.

Skills

Planification du personnel

Gestion des horaires

Analyse de la main-d’œuvre

Communication écrite

Education

DEC en administration ou domaine connexe

DEC avec certificat universitaire pertinent

AEC pertinente de 800 heures et expérience

Tools

Word

Excel intermédiaire

Job description

Description

La personne est responsable de l’ensemble des activités relatives à la planification des horaires de travail et à la gestion des remplacements pour le service qui lui est confié. Elle s’assure d’avoir les ressources humaines requises en fonction des besoins de remplacement identifiés et informe le chef de l’unité des différentes problématiques relatives aux besoins de main-d’oeuvre en vue d’assurer la continuité et la qualité des services à la clientèle.

la personne retenue sera appelée à exercer les fonctions suivantes :

• Effectue la planification des affectations du personnel requis pour répondre aux besoins du service;
• Conçoit les horaires de travail pour les assistants du supérieur immédiat;
• Inscrit toutes modifications aux horaires de travail et en assure la mise à jour;
• Analyse les besoins en cours d’horaires et module les horaires en effectuant des changements de quarts et/ou de journées, etc.;
• Propose des scénarios d’horaires et des stratégies de main d’œuvre lors de découverture de service;
• Soutien le gestionnaire dans l’analyse et l’implantation d’horaires atypiques;
• Participe à l’analyse et au montage du programme vacances en collaboration avec le technicien en administration du Service des activités de remplacement et le chef d’unité;
• Participe avec la gestionnaire responsable et la chef d’unité à la planification stratégique de la main d’œuvre;
• Participe aux rencontres de l’équipe;
• Coordonne et anime les rencontres de gestion des horaires en collaboration avec le chef d’unité;
• Reçoit les demandes de congé du personnel, préalablement autorisées par le gestionnaire, afin d’assurer la disponibilité des ressources humaines nécessaires pour répondre aux besoins des résidents;
• Pourvoit au remplacement des personnes absentes selon la procédure établie et en conformité avec les dispositions des conventions collectives en vigueur;
• Prend en charge les décommandements de jour et en assure le suivi au chef d’unité ou l’assistant du supérieur immédiat;
• Procède au comblement des quarts de travail vacants en contactant les employés et, au besoin, en se rendant sur les unités.
• Utilise les outils de contrôle disponibles et permettant d’identifier les surplus de personnel et apporte les correctifs nécessaires afin de les limiter;
• En cas de surplus de personnel, offre des congés ou des formations;
• Compile les non-respects de disponibilité et documente les dossiers;
• Sur autorisation du chef d’unité, octroi les affectations en temps supplémentaire afin de répondre aux besoins des services et ce, conformément aux directives reçues;
• Compile et assure le suivi des restrictions liées aux assignations temporaires aux assistantes du supérieur immédiat et au service santé;
• À l’occasion, procède aux déplacements du personnel assigné lors de situations exceptionnelles afin de répondre aux besoins des résidents avec l’accord du chef d’unité;
• Élabore et met à jour les outils de suivi et de contrôle nécessaires au bon fonctionnement des processus de planification des horaires et d’expression et gestion de la disponibilité, ainsi que pour toutes autres activités sous sa responsabilité;
• Participe à l’accueil, à l’orientation et à l’intégration des nouveaux employés, incluant la réalisation des demandes d’accès informatiques;
• Vérifie l’exactitude des relevés de présence, s’assure de l’utilisation des bons codes de département et de paie, et procède à l’approbation pour le secteur clinique;
• Assure le suivi des requêtes pour les demandes de transport inter hospitalier;
• Fournit les réponses aux demandes d’information de ses supérieurs immédiats;
• Soutien le volet clérical des assistants du supérieur immédiat;
• Travaille en collaboration avec la technicienne du service des activités de remplacement;
• Assure la couverture de l’accueil du milieu de vie lorsque requis, incluant la participation à la rotation des journées fériées;
• Contribue à la couverture auprès de ses vis-à-vis des autres CHSLD lors de journées fériés, maladie ou pour tout autre motif.

Processus de sélection : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour un processus de sélection

Exigences

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent;
  ou
• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent;
  ou
• Détenir une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé;
• Réussite des tests Word, français et Excel intermédiaire.

Un (1) poste permanent est actuellement disponible au sein de notre équipe de la Direction hébergement longue durée.