Adjoint(e) à la Direction | Executive Assistant to the CEO

Broccolini; Montreal West; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Join a dynamic team at a leading construction company as an Executive Assistant to the CEO. This role involves managing schedules, organizing meetings, and supporting strategic projects. Ideal candidates are organized, proactive, and bilingual in French and English. Enjoy a collaborative environment with great benefits and opportunities for professional growth.

Benefits

Comprehensive group insurance plans

24/7 access to telemedicine

Employee assistance program

Training & development opportunities

Free access to a fully equipped gym

Healthy meal options

Free parking

Quality coffee, espresso, and tea

Qualifications

• Experience supporting senior leadership or similar role.
• Strong verbal and written skills in English and French.

Responsibilities

• Manage the CEO’s calendar, schedule meetings, and coordinate travel.
• Be the contact point for internal and external stakeholders.
• Draft and prepare documents, presentations, and reports.

Skills

Multitasking

Communication

Organization

Discretion

Education

Post-secondary education in administration

Post-secondary education in communications

Tools

Microsoft Office

Job description

Adjoint(e) à la Direction – Joignez-vous à l’énergie Broccolini

Lieu : Montréal | Type de poste : Temps plein | Début : Dès que possible

Chez Broccolini, on voit grand. Littéralement. Nous construisons des immeubles qui redéfinissent le paysage urbain, mais surtout, nous bâtissons des équipes solides et passionnées. On cherche aujourd’hui un(e) Adjoint(e) à la Direction vif(ve), débrouillard(e) et organisé(e) pour accompagner notre CEO et contribuer activement à la dynamique du siège.

Ce que vous ferez

• Gérer l’agenda ultra dynamique du CEO, organiser les réunions, les déplacements (et parfois les surprises de dernière minute)
• Être le contact privilégié entre la direction et le reste du monde : employés, clients, partenaires et même le conseil d’administration
• Préparer des présentations, revoir des documents, gérer des dossiers avec rigueur (mais sans rigidité)
• Coordonner les rencontres internes, les événements, les suivis – vous êtes le(la) chef d’orchestre discret(e) de nos opérations
• Collaborer étroitement avec nos autres adjoint(e)s et équipes administratives pour garder tout en harmonie
• Gérer les rapports de dépenses et quelques aspects personnels du CEO avec professionnalisme et confidentialité
• Participer à divers projets stratégiques et opérationnels (et faire la différence, vraiment)
  
  

Profil recherché

• Diplôme postsecondaire (administration, communication, ou autre domaine pertinent)
• Expérience dans un rôle de soutien à la haute direction (ou dans un rôle qui vous a appris à être rapide, organisé et à garder votre calme sous pression)
• À l’aise en français et en anglais, à l’écrit comme à l’oral
• Pro du multitâche, avec un grand sens de la discrétion
• Solide maîtrise de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Un sens du service hors pair, une attitude positive et une soif d’apprendre
  
  

Pourquoi vous allez adorer Broccolini

• Un environnement jeune d’esprit, ouvert, collaboratif et en pleine croissance
• Une culture d’entreprise inclusive, axée sur l’humain et l’innovation
• Un plan d’assurance complet, accès à la télémédecine 24/7, programme d’aide aux employés
• Des programmes de formation, de mentorat et de développement professionnel
• Des repas santé, un gym gratuit sur place, des cours de groupe, stationnement gratuit
• Du café, espresso et thé à volonté
• Et surtout, une équipe qui vous donne envie de vous lever le matin
  
  

Ça vous parle ?

Envoyez-nous votre CV – même si vous ne cochez pas toutes les cases, on veut rencontrer des personnes curieuses, motivées et prêtes à grandir avec nous.

Broccolini est un employeur équitable. Nous valorisons la diversité sous toutes ses formes. Des mesures d’adaptation sont disponibles à chaque étape du processus de recrutement.

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Executive Assistant to the CEO – Join Broccolini’s Energy and Momentum

Location: Montreal | Position Type: Full-time | Start Date: As soon as possible

At Broccolini, we think big. Literally. We build landmark projects that shape the urban landscape — and we build strong, passionate teams to do it. We’re looking for a sharp, resourceful, and organized Executive Assistant to support our CEO and help keep the heart of our business running smoothly.

What You’ll Do

• Manage the CEO’s dynamic calendar — schedule meetings, coordinate travel, handle logistics, and help keep everything on track (including the unexpected)
• Be the go-to point of contact for internal and external stakeholders, including the Board of Directors
• Draft, proofread, and prepare documents, presentations, and reports with attention to detail
• Organize team meetings, events, and executive sessions — ensuring everything runs efficiently and professionally
• Collaborate closely with other Executive Assistants and admin staff to ensure smooth day-to-day operations
• Process expense reports and support personal administrative tasks with absolute discretion
• Assist in strategic and operational projects — conduct research, prepare summaries, and bring valuable insights
  
  

What We’re Looking For

• Post-secondary education in administration, communications, or a related field
• Proven experience supporting senior leadership — or equivalent experience that shows you can stay organized, proactive, and calm under pressure
• Strong verbal and written communication skills in English and French
• Excellent multitasking, time management, and discretion
• Proficiency with Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• A positive mindset, service-driven attitude, and a desire to grow professionally
  
  

Why You’ll Love Working Here

• A fast-growing, collaborative environment with a forward-thinking team
• An inclusive company culture focused on people and innovation
• Comprehensive group insurance plans and 24/7 access to telemedicine
• Employee assistance program, training & development, and mentorship opportunities
• Healthy meal options, free access to a fully equipped gym, and group fitness classes
• Free parking and quality coffee, espresso, and tea available at all times
• A workplace where people are happy to show up and contribute
  
  

Ready to Apply?

Send us your resume — even if you don’t meet every requirement. We’re looking for curious, motivated individuals who want to grow with us.

Broccolini is an equal opportunity employer. We value diversity in all its forms. Accommodations are available at every stage of the hiring process upon request.