Adjoint(e) à la direction

Exceldor Coopérative; Lévis; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique à Lévis recherche un(e) adjoint(e) à la direction pour fournir un soutien administratif essentiel. Dans ce rôle, vous serez responsable de la coordination de réunions, de la préparation de documents et de la logistique d'événements. Vous aurez l'opportunité de travailler en étroite collaboration avec la haute direction, tout en développant vos compétences en gestion de projet et en communication. Si vous êtes organisé(e), méthodique et que vous aimez le travail d'équipe, cette position est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée et contribuez à la réussite de projets variés dans un environnement stimulant.

Qualifications

• 6 à 10 années d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, écrit et parlé.

Responsibilities

• Offrir un soutien administratif et de secrétariat pour diverses réunions.
• Préparer et suivre des documents corporatifs et des rapports.

Skills

Maîtrise du français

Maîtrise de l'anglais

Organisation

Discrétion

Rigueur

Méthodique

Education

Diplôme d'études collégial (DEC) en bureautique

Tools

MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)

Adobe

Dynamics 365

Visio

Zoom

Teams

Job description

Pour les besoins de son siège social de Lévis, Exceldor est actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) à la direction. Relevant de la haute direction (Vice-présidents et Président directeur général), la personne occupant ce poste offre un support administratif et de secrétariat.

Responsabilités

1. D’offrir un soutien administratif et de secrétariat dans la préparation et la coordination de différentes réunions et événements dont les réunions du conseil d’administration (préparation et transmission d’avis de convocation, invitations, ordre du jour, réservation de salles, et d’équipements, procès-verbaux).
2. De voir à la préparation et au suivi de documents corporatifs tels que rapport annuel, communications avec les membres, rapports du comité de gestion, publications sur le site intranet et communiqués.
3. D’assurer l’organisation, la coordination et la logistique de divers événements tels que réunions avec les employés, rencontres annuelle et semi-annuelle avec les membres et événements caritatifs.
4. D’offrir un soutien aux membres de l’équipe dans la réalisation de tâches telles que la traduction, la gestion d’agenda, la coordination des réservations liés aux réunions, le courrier, la mise en forme et la révision de divers documents.
5. De créer, réviser et modifier différentes présentations PowerPoint.
6. De supporter le responsable du comité de retraite dans la gestion du régime de retraite.
7. De produire les organigrammes corporatifs.
8. De compléter différents formulaires gouvernementaux et de classer des documents officiels et légaux.
9. D’effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

Qualifications requises

1. Détenir un diplôme d’études collégial (DEC) en bureautique ou une discipline équivalente.
2. Posséder de 6 à 10 années d’expérience pertinente dans un poste similaire.
3. Avoir une parfaite maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé.
4. Maîtriser la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint et Outlook), ainsi que le logiciel Adobe.
5. Bonne connaissance d’un système de gestion de la relation client (CRM) tel que Dynamics 365, et du logiciel Visio.
6. Connaissance des systèmes de vidéoconférences Zoom et Teams.
7. Sens de l’organisation, discrétion, rigueur et méthodique.
8. Connaissance de l’industrie manufacturière dans le secteur alimentaire un atout.

Conditions de travail

Conditions de travail des employé(e)s administratifs et techniques, classe 5.