Adjoint.e à l’administration - Formabois

Coefficient RH; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Régime d’épargne-retraite

Congés généreux

Job summary

Formabois, organisme à but non lucratif à Québec, recherche un adjoint administratif motivé pour soutenir les activités administratives et la gestion des projets. Le poste implique l’accueil, la gestion documentaire et l’organisation logistique des réunions.

Vous contribuez à un environnement collaboratif, au respect des procédures et à la qualité du travail, tout en assurant le soutien quotidien aux membres de l’équipe et au directeur général.

Qualifications

• Diplôme DEP secrétariat ou domaine lié et expérience pertinente.
• Maîtrise avancée de la Suite Office (Excel, Word, Outlook).
• Français écrit et oral excellent.

Responsibilities

• Accueillir visiteurs et les diriger vers la personne appropriée.
• Rédiger, réviser et corriger divers documents en toute confidentialité.
• Recevoir et trier le courrier et les demandes reçues par téléphone et courriel.
• Établir et tenir des systèmes de classement des dossiers.
• Organiser les déplacements et l’hébergement du personnel lorsque nécessaire.
• Préparer les réunions du conseil et agir comme secrétaire de réunion.

Skills

Travail en équipe

Rigueur

Discrétion

Organisation

Education

DEP secrétariat

Tools

Excel

Suite Office

Job description

Firme-conseil travaillant en étroite collaboration avec diverses entreprises et organismes à travers le Québec, Coefficient RH recrute, développe et mobilise des talents. En manifestant un intérêt envers cet emploi, vous serez d’abord contacté par quelqu’un de l’équipe de Coefficient RH afin de répondre à vos questions et ainsi, s’assurer que cet emploi correspond réellement à vos attentes.

Chez Formabois, nous sommes convaincus que les meilleurs résultats se construisent dans un climat de confiance, de collaboration et de respect. Depuis près de 30 ans, notre équipe travaille en concertation avec les partenaires de l’industrie, afin de contribuer au développement des compétences de la main-d’œuvre du secteur du bois pour agir comme la référence en formation continue de l’industrie du bois.

Nous sommes une organisation à taille humaine où chacun peut compter sur ses collègues. L’entraide, l’écoute et la bienveillance font partie de notre quotidien. Nous recherchons une personne organisée et rigoureuse qui apprécie autant la qualité du travail bien fait que le plaisir de collaborer avec une équipe engagée et accessible.

Formabois est un organisme à but non lucratif, qui s’inscrit parmi les 29 comités sectoriels de main-d’œuvre (CSMO) résultant d’un modèle de concertation unique au Québec, issus de la Commission des partenaires du marché du travail (CPMT).

Dans le but de poursuivre notre mission, nous souhaitons accueillir un nouvel adjoint ou une nouvelle adjointe à l’administration qui contribuera activement au bon fonctionnement de l’organisation et au succès de nos projets.

Principales responsabilités:

• Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne appropriée;
• Effectuer la rédaction, la révision, la correction de divers documents et en faire la gestion de manière confidentielle;
• Recevoir, trier et distribuer le courrier ainsi que les demandes de renseignements reçues par téléphone et courriel;
• Établir et tenir à jour des systèmes manuels et/ou informatisés de classement des dossiers;
• Coordonner les procédures de bureau;
• Assister le directeur général dans l’administration et la gestion des ressources matérielles de Formabois ainsi que dans les activités de bureau utiles à son bon fonctionnement, dont la logistique des projets en cours;
• Organiser les déplacements et l’hébergement du personnel au besoin;
• Collaborer dans divers dossiers de projets de formation;
• Fournir un soutien administratif aux autres membres de l’équipe, dans la réalisation de projets et initiatives selon les besoins;
• Traiter avec des fournisseurs;
• Tenir l’inventaire des fournitures de bureau, effectuer l’achat et en faire la réception;
• Coordonner les réparations de l’équipement de bureau;
• Toutes autres tâches liées à l’administration et au secrétariat.
• Préparer les réunions du conseil d’administration, de l’assemblée générale et de tout autre comité ou groupes de travail de Formabois;
• Assister aux rencontres du conseil d’administration et de l’assemblée générale de Formabois et agir comme secrétaire de réunion;

• Coordonner et rédiger des comptes rendus et procès-verbaux, des résolutions et différents textes de Formabois;
• Assister le directeur général dans le suivi des différents mandats auprès du conseil d’administration et à l’assemblée générale.

Profil recherché:

Nous recherchons une personne organisée, fiable et collaborative qui aime contribuer au succès d’une équipe.

Vous vous reconnaîtrez dans plusieurs des qualités suivantes :

• Vous appréciez le travail d’équipe, l’entraide et les relations respectueuses;
• Vous faites preuve de professionnalisme, de discrétion et accordez une grande importance à la confidentialité;
• Vous êtes reconnu.e pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail;
• Vous aimez soutenir les autres et offrir un excellent service;
• Vous êtes capable de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en maintien un haut niveau de qualité;
• Vous faites preuve d’initiative et d’autonomie dans votre travail;
• Vous communiquez avec aisance et contribuez positivement au climat de travail;
• Vous aimez apprendre et participer à des projets variés.

Exigences et qualifications:

• Détenir un Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou tout autre domaine lié à l’emploi combiné à une expérience pertinente;
• Excellente maîtrise de la Suite office dont Excel;
• Excellent niveau de français tant à l’oral qu’à l’écrit.

Conditions de travail:

• Assurances collectives défrayées à 50% par l’employeur;
• Télémédecine;
• Régime volontaire d’épargne-retraite;
• 4 semaines de vacances sur une base annuelle;
• 2semaines de vacances pendant la période des Fêtes;
• Congés fériés au-delà des normes du travail;
• 12 Congés de maladie par année;
• Journée de congé à votre anniversaire;
• Programme de conciliation travail et vie personnelle.

Horaire de travail

• Travail effectué en présentiel;
• Horaire 35heures/semaine;
• Horaire d’été 4 jours/semaine, de la St-Jean Baptiste à la Fête du

Entrée en fonction : Été 2026 | Lieu : Québec

Toutes les candidatures seront traitées avec grande confidentialité. Par ailleurs, nous tenons à vous remercier de votre intérêt à joindre l’équipe.

français parlé avancé, français écrit avancé