Adjoint de bureau –Administrative Assistant

Macdonald, Dettwiler And Associates Corporation; Saint-Bruno-de-Montarville; On-site; CAD 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Macdonald, Dettwiler And Associates Corporation recherche un adjoint de bureau pour centraliser l’accueil, les installations et les services administratifs. Vous serez le premier point de contact pour les visiteurs et les badges, et vous coordonnerez les commandes et l’espace commun.

Le poste exige au moins 2 ans d’expérience administrative et une emphase sur le service client, l’organisation et la sécurité. Poste à temps plein, en présentiel dans la région de Montérégie.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires et formation universitaire ou technique souhaités.
• ≥ 2 ans d’expérience dans l’administration de bureau, accueil ou coordination des installations.
• Connaissance des réglementations Santé et sécurité du Québec.
• Habilitation de sécurité SECRET souhaitable.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et délivrer les badges temporaires.
• Tenir le registre des visiteurs et gérer le courrier.
• Surveiller et coordonner la sécurité et l’entretien.
• Gérer les commandes de fournitures et le réapprovisionnement.
• Coordonner les salles de réunion et l’espace restauration.
• Maintenir les SOP et registres précis.

Skills

Service client

Organisation

Communication écrite

Multitâches

Bilingue FR/EN

Education

Diplôme d’études secondaires

Formation universitaire ou technique

Tools

Microsoft Office

Microsoft Shifts

Systèmes de sécurité et d’accès par badge

Job description

Adjoint de bureau –Administrative Assistant

À propos du poste

Notre entreprise connaît une croissance rapide, et nous sommes à la recherche d’un adjoint de bureau dévoué pour centraliser toutes les tâches liées à l’accueil, aux installations et aux services administratifs. Vous serez le premier point de contact pour les visiteurs, la délivrance des badges, la commande de matériel et la gestion des services quotidiens.

Principales responsabilités

Tâches (heures hebdomadaires)

Réception et sécurité

Accueillir les visiteurs, délivrer des badges temporaires, tenir à jour le registre des visiteurs, réceptionner les colis et aller chercher le courrier.

Surveiller les lecteurs de badges, examiner les incidents de sécurité

Assister l’agent de sécurité des locaux dans les tâches suivantes :

• Coordonner la sécurité physique des installations;
• Gérer le système d’alarme et de surveillance;
• Gérer le personnel de sécurité et d’entretien;
• Le cas échéant, assurer la liaison avec les locataires du bâtiment afin de garantir leur respect des exigences de sécurité de MDA Space; et
• Assurer la liaison, si nécessaire, avec les services de police locaux.

Installations et équipements

Recharge des machines à café, robinets d’eau gazeuse, approvisionnement des sanitaires, vérification du niveau de carburant des générateurs ; programmation et mise en marche des lave‑vaisselle; supervision du nettoyage et du réapprovisionnement des réfrigérateurs; planification des commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs (café, fournitures de bureau, etc.); coordination des expéditions.

Approvisionnement en matériel

Préparer et fournir un soutien :

• Environ 12 commandes par semaine : demandes d’achat, formulaires de demande de fournitures (MSR).
• demandes de remboursement de dépenses,
• suivi de l’état d’avancement,
• gestion du tableau de bord

Gestion des imprimantes et des déchiqueteuses

Réapprovisionnement en cartouches d’encre et en papier, enregistrement des billets d’intervention

Coordination des salles de réunion et de l’espace de restauration

Installation du matériel audiovisuel, gestion des réservations, assistance au cours des événements

Santé et sécurité

Interlocuteur principal pour les premiers secours, rondes quotidiennes, enregistrement des incidents, remontée des problèmes

Horaires de travail Microsoft

Gérer les effectifs, générer des rapports hebdomadaires sur la présence du personnel, former les superviseurs

Triage à l’accueil informatique

Répondre aux questions simples du type « Où se trouve l’imprimante?», transmettre les billets techniques

Assister à l’intégration et au départ des employés, tenir à jour le répertoire des contacts, assurer la rotation sur appel, gérer le calendrier des congés

Remplacement / Recours hiérarchique

Assurer le remplacement en cas d’urgence liée aux badges ou aux visiteurs; coordonner son intervention avec le gestionnaire des installations pour les cas à risque élevé

Délégation en cas d’absence : les superviseurs assurent à tour de rôle les remplacements sur appel; le gestionnaire des installations intervient uniquement en cas d’incidents de sécurité à risque élevé.

Qualifications et compétences requises

• Diplôme d’études secondaires + formation universitaire ou technique (un atout).
• ≥ 2 ans d’expérience dans l’administration de bureau, l’accueil ou la coordination des installations.
• Qualification en santé et sécurité :
  • Maîtrise des réglementations provinciales, telles que celles de la CNESST pour les lieux de travail au Québec.
  • Certification de base en santé et sécurité : Attestation récente d’un cours standard de premiers secours et de réanimation cardio-pulmonaire (RCP).
  • Identification des risques : Examiner, repérer et corriger les risques courants au bureau.
  • Plans d’urgence : Participer à l’organisation des exercices d’incendie et à la mise en œuvre des procédures d’évacuation.
• Sens aigu du service client et attitude professionnelle.
• Excellentes compétences organisationnelles; capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Connaissance des systèmes de sécurité et d’accès par badge
• Capacité à respecter des procédures opérationnelles standard (SOP) détaillées et à tenir des registres précis.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, tant en français qu’en anglais.
• Capacité à obtenir une habilitation de sécurité de niveau « SECRET ».

Expérience souhaitée

• Expérience préalable dans un environnement sécurisé ou critique pour la mission.
• Expérience dans la gestion de plans de bureau en temps réel ou de systèmes de partage de postes de travail.
• Connaissance des pratiques en matière de santé et de sécurité en milieu de bureau.
• Une expérience avec Microsoft Shifts ou des outils de planification similaires est un atout.

Indicateurs de rendement clés (IRC)

• Délivrance des badges visiteurs ≤ 5 min après l’arrivée.
• Traitement des commandes LN ≤ 24 h.
• Précision du plan de bureau ≥ 98 % (contrôle ponctuel trimestriel).
• Délai de réponse pour les badges en dehors des heures d’ouverture ≤ 15 min.
• Disponibilité des fournitures pour les locaux : 100 % des jours ouvrés.
• Rapport de présence du personnel (équipes) : ≥ 90 % des entrées quotidiennes.

Joignez‑vous à nous et soyez au cœur de nos opérations, en veillant au bon fonctionnement de notre centre essentiel à notre mission, alors que nous nous préparons à accueillir des milliers de collaborateurs!