Ambassadeur en milieu de travail II

BGIS; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

BGIS à Montréal recherche un ambassadeur en milieu de travail II pour améliorer l’expérience en milieu de travail des employés et visiteurs. Vous assurerez l’accueil, la coordination des espaces et la gestion des accès afin de maintenir des standards élevés d’accueil et de sécurité.

Vous collaborerez avec les équipes des installations, les clients et les fournisseurs pour offrir un environnement de travail fluide et agréable, tout en soutenant les initiatives RH et l’administration bureautique.

Qualifications

• Diplôme universitaire ou 1 à 3 ans d’expérience pertinente.
• Expérience en service client et coordination d’événements souhaitée.
• Bonne connaissance des outils MS Office et des technologies bureautiques.

Responsibilities

• Accueillir et orienter visiteurs et employés et expliquer les espaces et les salles.
• Gérer les accès (badges) et l’inventaire du mobilier.
• Gérer les demandes d’entretien et coordonner les services aux occupants.
• Assurer le lien avec le propriétaire et les entrepreneurs pour les accès et déménagements.
• Coordonner les réunions, événements et espaces de travail et assurer le respect des règles Santé et Sécurité.

Skills

Service client

Communication (anglais)

Organisation

Planification d’événements

MS Office

Gestion des accès et sécurité

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Système de gestion d’accès

Équipements et mobilier de bureau

Job description

Le rôle de l’ambassadeur en milieu de travailII consistera à collaborer avec divers partenaires pour assurer une expérience en milieu de travail harmonieuse et de grande qualité à tous les employés. Ces partenaires comprennent les équipes responsables des installations et de l’expérience en milieu de travail, les employés et les membres de la direction des organisations de nos clients, les équipes des installations et des projets de BGIS, les fournisseurs de technologie et de mobilier ainsi que les exploitants de services alimentaires et de centres de conditionnement physique. Ce poste offre à son titulaire une occasion unique d’influencer la façon dont les employés travaillent et d’avoir une incidence directe sur leur journée de travail. Vous travaillerez avec une équipe de professionnels fournissant des services en milieu de travail, y compris l’accueil, la réception, la coordination des espaces pour les événements et l’occupation des espaces. Dans ce rôle, vous serez amené à prendre des décisions qui sont conformes aux normes de l’organisation en matière de milieu de travail pour vous assurer que l’espace réponde constamment aux besoins de tous les employés. Ce rôle vise à soutenir les éléments qui font la force de l’organisation –ses employés– en favorisant une culture d’équipes à haut rendement.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Soutien à la clientèle

• Être en contact direct avec les clients et agir en tant que personne-ressource pour le programme de stratégie en milieu de travail dans l’environnement de bureau–principalement, mais sans s’y limiter, l’auditorium, le centre d’apprentissage, le centre d’accueil et l’aire des services alimentaires sur les étages de la haute direction.
• Soutenir les clients, les visiteurs et les employés en étant amical, bien informé et courtois en tout temps.
• Accueillir les visiteurs, les nouveaux employés et les employés actuels en leur faisant découvrir les espaces de bureau et en leur expliquant la façon d’y travailler efficacement, d’utiliser les salles de réunion et d’accéder au système de réservation.
• S’occuper de l’expérience en milieu de travail dans les aires de service et les halls principaux désignés: accueillir les employés, répondre à leurs requêtes et à leurs questions, et les aider à obtenir leur insigne et à comprendre le processus d’accès à l’immeuble.
• Avoir une connaissance approfondie du lieu de travail –technologies, salles de réunion, espaces polyvalents et partagés, cafétéria, installation de conditionnement physique, commodités et lieux d’intérêt, et être en mesure de la communiquer en toute confiance et avec éloquence aux employés et aux invités.
• Aider à la planification de petits événements et à l’aménagement d’espaces de réunion, ce qui nécessite la capacité de soulever des objets pesant jusqu’à 50livres.
• Gérer les cartes d’accès sécurisé pour les visiteurs et les entrepreneurs.
• Soumettre des bons de travail pour les problèmes d’entretien (y compris la technologie), d’espace de travail ou de conciergerie, de façon à ce qu’une réponse rapide soit obtenue et à ce qu’un suivi pour l’amélioration continue soit effectué.
• Assurer la liaison avec le propriétaire pour l’accès des entrepreneurs et les déménagements dans et depuis l’immeuble.
• Veiller à ce que les lignes directrices en matière de santé et de sécurité sur le lieu de travail soient respectées et signaler toute infraction ou tout quasi-incident au gestionnaire, au client ou aux partenaires de BGIS.
• Gérer les fournitures de bureau, la liaison avec l’entreposage hors site (IronMountain) et les cartes d’accès sécurisé (y compris les rapports et les vérifications par la sécurité).
• Appliquer la politique du «bureau propre». Faire des rondes le matin et le soir pour s’assurer que les fournitures sont en place.
• Faire preuve d’une certaine souplesse concernant les heures de travail pour appuyer les événements spéciaux, bien que l’horaire soit essentiellement du lundi au vendredi de jour.

Soutien technique

• Fournir, en tant qu’expert en matière de programme, des solutions pour résoudre les problèmes administratifs. Gérer le dépôt des technologies nécessitant un service. Agir en tant que point de contact pour le suivi d’incident concernant les problèmes liés aux bureaux et à la technologie.
• Gérer le système de cartes d’accès afin de programmer les cartes pour les invités.
• Utiliser les applications logicielles des clients pour gérer le système de clavier des employés, les clés et l’inventaire du mobilier.
• Apprendre à utiliser les outils technologiques des RH et fournir du soutien en matière de RH et de communications (par exemple, Yammer). Aider à la planification de petits événements et à l’aménagement d’espaces de réunion. Fournir des cartes pour les commodités locales.
• Gérer l’équipement divers de bureau pour une utilisation à court terme (souris, cordons d’alimentation, blocs multiprises, ordinateurs portatifs et de bureau de rechange, câbles pour écran, câbles de réseau, casques, stations d’accueil, claviers, filtres de confidentialité, etc.). Gérer l’attribution des casiers ou classeurs selon l’inventaire ainsi que le contrôle des clés correspondantes, les plaques signalétiques, etc.
• Diplôme universitaire ou de1 à 3ans d’expérience pertinente relativement à ce type d’emploi.
• Capacité d’intuition permettant de comprendre les priorités et de les faire correspondre avec les objectifs et les résultats souhaités par les clients.
• Souci du service à la clientèle, capacité à être en contact avec les clients et à faire preuve d’une attitude positive en toutes circonstances.
• Bon sens du jugement et capacité à prendre des décisions et à donner des directives.
• Être à l’aise pour gérer les problèmes et interagir avec les gens.
• Solides aptitudes en communication orale et écrite en anglais et capacité à faire preuve de professionnalisme.
• Solides compétences en informatique, y compris la suite de logiciels MSOffice, autant avec un ordinateur portable qu’une tablette ou un téléphone cellulaire.
• Esprit d’initiative, capacité à travailler autant de façon autonome qu’en équipe.
• Proactivité, accessibilité et orientation sur les solutions.
• Solides aptitudes organisationnelles et plaisir à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Souplesse et réactivité aux demandes en temps réel.
• Souci du détail et de la précision.
• Capacité à travailler sous pression tout en respectant les échéances.
• Capacité à être beaucoup en mouvement, le poste nécessitant l’inspection de grandes zones sur plusieurs étages.
• Expérience en planification d’événements, un atout.

Utiliser deux doigts pour déplacer la carte