553743 - administrative assistant

MUNICIPALITE DE SAINT-DENIS-DE-BROMPTON; Saint-Denis-de-Brompton; On-site; CAD 41,000 - 51,000; Full time

Job summary

La Municipalité de Saint-Denis-de-Brompton recherche un adjoint administratif(ve) rattaché à la trésorière pour assurer l’accueil des citoyens et la réception des appels. Vous serez chargé(e) du traitement des demandes, du classement et du soutien administratif et comptable.

Le poste est un remplacement temporaire avec un horaire de 36 heures par semaine sur 4 jours et demi, incluant l’encaissement et les dépôts, ainsi que la préparation des documents officiels et le suivi des requêtes.

Qualifications

• DEP en secrétariat ou expérience équivalente jugée satisfaisante
• Plus de 3 ans d’expérience en adjoint administratif/trésorerie/comptabilité
• Excellente maîtrise du français écrit et oral

Responsibilities

• Accueil des citoyens et réception des appels
• Répondre aux demandes d’information et orienter vers le service compétent
• Gérer le courrier et acheminer les documents
• Effectuer l’encaissement et préparer les dépôts bancaires
• Exécuter le cycle complet des comptes payables en collaboration avec la trésorerie
• Préparer et transmettre les confirmations de taxes
• Rédiger et réviser documents et rapports officiels
• Assister le greffe et la direction selon les besoins
• Classement des documents physiques et électroniques
• Mettre à jour le site Internet avec le Service des communications
• Gérer les commandes de papeterie et les envois
• Entretenir les équipements de bureau
• Effectuer toute autre tâche connexe

Skills

Français écrit/oral

Planification

Communication interpersonnelle

Service au citoyen

Esprit d'équipe

Autonomie

Confidentialité

Gestion du stress

Gestion du temps

Education

DEP secrétariat

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Internet et courriels

Job description

Sommaire du poste : Relevant de la trésorière, l’adjoint(e) administratif(ve) assure l’accueil et la représentation téléphonique de la Municipalité tout en effectuant différents travaux de bureau et de soutien administratif et comptable en appui à la direction et aux services municipaux. Il s’agit d’un remplacement temporaire d’une durée indéterminée.

Tâches

• Assure l’accueil des citoyens et la réception des appels;
• Répond aux demandes d’information de routine, réfère les autres cas à la personne compétente et les inscrit au logiciel de suivi des requêtes;
• Ouvre, trie et achemine le courrier, les demandes et autres documents aux ressources appropriées;
• Effectue l’encaissement des sommes reçues (à la réception et par la poste) et prépare les dépôts bancaires;
• Assure le cycle complet des comptes payables, en collaboration avec l’adjointe à la trésorerie et à la comptabilité;
• Prépare et transmet les confirmations de taxes demandées;
• Rédige, met en page et révise l’orthographe de divers documents et rapports officiels;
• Assiste le greffe dans le traitement des documents ainsi que la direction, les cadres et les inspecteurs, au besoin;
• Veille au classement des documents physiques et électroniques;
• Collabore à la mise à jour du site Internet avec le Service des communications;
• Prépare et traite les commandes de papeterie et se charge des envois par la poste ou par transporteur;
• Assure le suivi de l’entretien des équipements de bureau (photocopieur, imprimante, système téléphonique, etc.);
• Effectue toute autre tâche connexe à la demande de la Direction.

Profil de compétences et qualifications requises

• Un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou toute combinaison d’expérience jugée satisfaisante dans un emploi similaire;
• Plus de 3 ans d’expérience dans un poste d’adjoint(e) administratif(ve), d’adjoint(e) à la trésorerie et à la comptabilité ou dans un poste jugé équivalent;
• Excellente maîtrise de la langue française écrite et orale;
• Connaissance de la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, autres) et aisance avec Internet et les courriels;
• Avoir d’excellentes aptitudes pour la planification et l’organisation;
• Posséder les habiletés requises en communication interpersonnelle et un sens marqué du service aux citoyens;
• Capacité à travailler en équipe;
• Être autonome et débrouillard(e);
• Assurer la confidentialité;
• Capacité à faire face à l’incertitude, à l’ambiguïté et au stress.

Rémunération et avantages sociaux

Selon la convention collective en vigueur, rémunération entre 29,45 $ et 37,33 $ l’heure, selon l’expérience.
Horaire sur 4 jours et demi par semaine (36 heures).

Entrée en fonction : dès que possible

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. La Municipalité souscrit au principe d’égalité en emploi.