Jabaquara] Auxiliar Administrativo

Grupo Dunamis; São Paulo; On-site; BRL 24,000 - 36,000; Full time

Job summary

A Grupo Dunamis está buscando um Auxiliar Administrativo(a) para atendimento ao público na recepção e suporte remoto, com foco em controle de acesso, organização de documentos, emissão de etiquetas e suporte às áreas financeira, fiscal e operacional.

O profissional atuará com atendimento via e-mail, telefone e WhatsApp, além de suporte às direções. Requisitos incluem pacotes Office, organização e boa comunicação, com atuação presencial na empresa.

Qualifications

• Requere Ensino Médio completo, Superior em andamento é diferencial.
• Conhecimento básico em notas fiscais, rotinas administrativas e organização de arquivos.
• Domínio do Pacote Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) e facilidade com sistemas.
• IA para automação de tarefas (Gemini, ChatGPT, Copilot, Claude) é um diferencial.
• Experiência em escritório contábil ou áreas correlatas é desejável.

Responsibilities

• Organizar documentos físicos e digitais.
• Controlar e conferenciar notas fiscais (entrada e saída).
• Apoiar faturamento e emissão de NF-e.
• Realizar lançamentos e atualizações em sistemas e planilhas.
• Organizar arquivos e relatórios para contabilidade e áreas administrativas.
• Atender clientes internos e externos na recepção e via телефону/whatsapp.

Skills

Atendimento ao cliente

Organização

Pacote Office

Excel

Comunicação

Proatividade

Rotinas administrativas

ERP

PowerPoint

Outlook

Teams

OneDrive

Education

Ensino Superior em andamento

Tools

PowerPoint

Outlook

Teams

OneDrive

Sistemas administrativos

Job description

Descrição Do Trabalho

Atuar no atendimento ao cliente presencial e remoto na recepção da empresa, realizando o controle de acesso aos portões e o atendimento via e-mail, WhatsApp e interfone. Responsável pelo controle e desenvolvimento de planilhas, cotação de produtos junto a fornecedores, emissão de etiquetas Zebra e gestão de recebíveis que ocorrerem na recepção. O profissional prestará suporte direto à Direção e à Gerência, manterá o ambiente de trabalho organizad

Competências Técnicas (Hard Skills)

Atuar no atendimento ao cliente presencial e remoto na recepção da empresa, realizando o controle de acesso aos portões e o atendimento via e-mail, WhatsApp e interfone. Responsável pelo controle e desenvolvimento de planilhas, cotação de produtos junto a fornecedores, emissão de etiquetas Zebra e gestão de recebíveis que ocorrerem na recepção. O profissional prestará suporte direto à Direção e à Gerência, manterá o ambiente de trabalho organizad

• Pacote Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Organização de arquivos físicos e digitais
• Controle e emissão de documentos (notas fiscais, relatórios, etc.)
• Atendimento telefônico e presencial
• Agendamento e controle de reuniões
• Noções básicas de finanças e contabilidade
• Conhecimento de sistemas administrativos ou ERP
• Digitação e redação de documentos
• Alimentação de planilhas e bancos de dados
• Recebimento e envio de correspondências

Competências Comportamentais (Soft Skills)

• Organização
• Proatividade
• Comunicação clara e cordial
• Trabalho em equipe
• Pontualidade e assiduidade
• Atenção aos detalhes
• Sigilo e discrição
• Agilidade com responsabilidade
• Resiliência diante de pressão
• Capacidade de seguir procedimentos e normas

• Ensino Superior em andamento em Ciências Contábeis ou Administração.
• Conhecimento básico em rotinas administrativas.
• Domínio de ferramentas do pacote Office, Word e Excel.
• Facilidade com sistemas e tecnologia.
• Microsoft: PowerPoint, Outlook, Teams e OneDrive.

Diferenciais

• Aplicação de IA (Gemini, ChatGPT, Copilot, Claude.) para automação e resolução tarefas.
• Experiência em escritório contábil ou noções básicas das áreas contábil, departamento pessoal, fiscal e societária.

• Organização
• Atenção aos detalhes.
• Boa comunicação verbal e escrita.
• Proatividade e responsabilidade.
• Capacidade de gestão de tarefas e cumprimento de prazos.

Buscamos um profissional comunicativo e proativo, com facilidade em lidar com pessoas e que consiga manter o controle das demandas com precisão e foco no sucesso do cliente.

• Atendimento a clientes via WhatsApp, e-mail e telefone.
• Organização e conferência de documentos contábeis.
• Controle de prazos e demandas internas.
• Realização de reuniões com clientes via Google Meet.
• Acompanhamento da jornada do cliente (onboarding, suporte e relacionamento).
• Apoio na comunicação e alinhamento de demandas entre clientes e equipe interna.
• Executar outras tarefas correlatas, conforme necessidade do setor

Estamos em busca de um(a) Auxiliar Administrativo(a) organizado(a), proativo(a) e com vontade de crescer junto com a empresa.

Essa pessoa irá atuar dando suporte em todas as rotinas administrativas, ajudando na organização, controles, processos e apoio às áreas financeira, fiscal e operacional.

Principais atividades:

• Organização de documentos físicos e digitais
• Controle e conferência de notas fiscais (entrada e saída)
• Apoio em faturamento e emissão de NF-e
• Lançamentos de dados em sistema
• Controles em planilhas (Excel / Google Sheets)
• Comunicação com contabilidade quando necessário
• Organização de arquivos e relatórios

Requisitos

• Ensino médio completo (superior é diferencial)
• Conhecimento em rotinas administrativas
• Conhecimento básico em notas fiscais (entrada, saída, CFOP, etc.)
• Desejável: noções de Lucro Real
• Boa organização
• AgilidadeAtenção aos detalhes
• Boa comunicação
• Proatividade

Atividades

• Realizar serviços e rotinas administrativos como atualizações de informações em bases de dados, preenchimento e emissões de documentos, relatórios, conhecimentos, listagens, notas, arquivamento de documentos, registros e encaminhamento de documentos e informações, manutenção e atualização de agendas. Apoiar nas atividades da área em suas solicitações, através da operação de sistemas e aplicativos, digitação, registros e contatos, para contribuir para a efetividade dos processos, observando a precisão e qualidade da informação e de serviços apoiamdo as atividades administrativas e operacionais da empresa.
• Requisitos:
• Conhecimento no Pacote Office
• Ensino Médio completo
• Desejável 1 ano de experiência na área
• 1. Realizar atendimento aos clientes internos e externos na recepção;
• 2. Agendar consultas e infusões, conforme disponibilidade da agenda médica;
• 3. Atender ligações e prestar informações via telefone e WhatsApp;
• 4. Confirmar consultas e infusões previamente agendados;
• 5. Enviar pesquisa de satisfação;
• 6. Organizar e controlar as documentações necessárias dos convênios, bem como autorizações prévias pertinentes ao atendimento;
• 7. Monitorar pagamentos pendentes e solicitar pagamento junto aos pacientes;
• 8. Organizar o almoxarifado semanalmente;
• 9. Enviar e responder e-mails institucionais e operacionais;
• 10. Realizar o fechamento de caixa ao final do expediente;
• 11. Realizar o fechamento do setor, garantindo a conferência e o bom estado dos espaços de atendimento;
• 12. Efetuar a multiplicação de conhecimento nas áreas em que atua;
• 13. Cumprir as diretrizes estabelecidas da NR32;
• 14. Participar de todos os treinamentos ofertados pelas Instituição.
• 15. Participação em comissões, comitês, núcleos, e grupos multidisciplinares, estudos e pesquisas referentes aos programas e atividades institucionais.