Auxiliar de Eventos

VAGAS; Rio de Janeiro; Presencial; BRL 28 000 - 45 000; Tempo integral

Resumo da oferta

VAGAS está buscando profissional para suporte operacional e administrativo no setor de eventos, com foco em atendimento a clientes, elaboração de propostas e contratos, e acompanhamento da operação de montagem, A&B e serviços.

O candidato trabalhará na gestão de propostas, reservas de grupos e follow-up, assegurando a excelência no atendimento, a conversão de vendas e a perfeita execução dos eventos, com disponibilidade para horários flexíveis incluindo finais de semana e feriados.

Qualificações

• Experiência em atendimento ao cliente, eventos, hotelaria ou área comercial será considerada diferencial.
• Domínio de ferramentas de comunicação (WhatsApp Business, e-mail) e facilidade com sistemas de gestão.

Responsabilidades

• Atender ligações e receber visitas de clientes, com foco na conversão de eventos.
• Prestar atendimento via WhatsApp e canais digitais; responder cotações no prazo e enviar a melhor proposta.
• Auxiliar na negociação de reservas para grupos e no follow-up de cotações, propostas e deadlines no sistema de eventos.
• Acompanhar a operação dos eventos em tempo real, vistoriando montagem/desmontagem e serviços de A&B.
• Auxiliar na montagem de salas, coffee breaks e organização geral do evento; atender necessidades do cliente in loco.
• Garantir envio correto da Ordem de Serviço (OS) a todos os departamentos e conduzir a reunião semanal de eventos.

Conhecimentos

Atendimento ao cliente

Negociação

Comunicação

Organização

Vendas

Formação académica

Ensino Médio completo

Superior em curso ou completo em Hotelaria, Turismo, Administração ou Eventos

Ferramentas

WhatsApp Business

E-mail

Sistemas de gestão

Descrição da oferta de emprego

Objetivo do Cargo

Prestar suporte operacional e administrativo às atividades do setor de eventos, atuando no atendimento a clientes, elaboração de propostas e contratos, acompanhamento da operação (montagem, A&B e serviços) e rotinas financeiras/administrativas, garantindo a excelência no atendimento, a conversão de vendas e a perfeita execução dos eventos.

Principais Responsabilidades

Atendimento e Vendas

• Atender ligações e receber visitas de clientes presenciais, seguindo o padrão de atendimento focado na conversão de eventos.
• Prestar atendimento ágil e qualificado via WhatsApp e canais digitais.
• Responder às cotações de eventos no prazo padrão estipulado, garantindo o envio da melhor proposta ao cliente.
• Auxiliar na negociação de reservas para grupos.
• Auxiliar no follow-up de cotações, propostas e deadlines no sistema de eventos.

Acompanhamento Operacional e Logística

• Acompanhar a operação dos eventos em tempo real: vistoriar a montagem e desmontagem das salas, bem como a execução dos serviços de Alimentos e Bebidas (A&B).
• Auxiliar pontualmente na montagem de salas e na preparação de coffee breaks, quando necessário.
• Auxiliar na organização geral do evento, atendendo prontamente às necessidades e solicitações do cliente in loco.
• Ajustar os layouts das TVs informativas e de sinalização das salas.

Gestão Administrativa e Comunicação

• Garantir o envio prévio e correto da Ordem de Serviço (OS) a todos os departamentos envolvidos, visando a perfeita execução do evento.
• Conduzir a reunião semanal de eventos com os setores operacionais, detalhando todas as OSs e sanando dúvidas da equipe.
• Criar e enviar contratos de eventos conforme os padrões da empresa.
• Assessorar a contratação e manter a comunicação direta com prestadores de serviços terceirizados.
• Abrir solicitações de manutenção e limpeza para os espaços do setor sempre que necessário.

Financeiro e Inteligência de Mercado

• Auxiliar no lançamento de despesas e no encerramento das contas de eventos.
• Realizar pesquisas periódicas de mercado para manter-se atualizado sobre os valores, estruturas e práticas da concorrência.

Requisitos

• Ensino Médio completo (obrigatório); superior em Cursando ou Completo em Hotelaria, Turismo, Administração ou Eventos.
• Experiência prévia em atendimento ao cliente, eventos, hotelaria ou comercial será considerada um diferencial.
• Domínio de ferramentas de comunicação (WhatsApp Business, e-mail) e facilidade com sistemas de gestão.
• Disponibilidade para trabalhar em horários flexíveis, incluindo finais de semana e feriados, conforme a agenda de eventos.

Competências Desejadas

• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Cordialidade, empatia e foco na satisfação e conversão do cliente.
• Organização, atenção aos detalhes e gestão de prazos.
• Proatividade e capacidade de resolução de problemas em tempo real.
• Trabalho em equipe e bom relacionamento interpessoal.
• Negociação e visão comercial.