Auxiliar de Documentação

Spassu Tecnologia e Serviços SA; Duque de Caxias; Presencial; BRL 28 000 - 50 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Plano de Saúde

Plano Odontológico

Seguro de Vida

Vale Alimentação ou Refeição

Vale Transporte

WellHub Gympass

Resumo da oferta

A Spassu Tecnologia e Serviços S.A. está buscando Auxiliar de Documentação para atuar no Arquivo Técnico e na gestão documental, com foco em organização, digitalização e atendimento aos usuários.

O profissional deverá manter o acervo atualizado, tratar a documentação física e eletrônica e apoiar em atividades de guarda externa conforme as regras corporativas. Requisitos incluem ensino médio completo e experiência em GED e MS Office.

Qualificações

• Ensino médio completo.
• Certificação não requerida.
• Experiência desejável: 5 anos em Arquivo Técnico e Gestão Documental.
• Conhecimento de MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Conhecimento de Acrobat Pro e de GED.

Responsabilidades

• Executar atividades de arquivo técnico e gestão de documentos.
• Tratar e organizar documentação física e eletrônica.
• Preparar documentação para guarda externa.
• Controlar empréstimos, devoluções e cadastros de documentos.
• Digitalizar documentos e manter o acervo atualizado.
• Organizar documentos em estantes, caixas e armários conforme normas.

Conhecimentos

Gestão documental

Arquivo técnico

Organização de documentos

Atendimento ao usuário

Formação académica

Ensino médio completo

Ferramentas

MS Office

Acrobat Pro

GED

Descrição da oferta de emprego

Curte tecnologia, inovação e tem agilidade no DNA? Então talvez você tenha acabado de encontrar o seu próximo desafio! Na Spassu, estamos com um projeto incrível no ar — e ele está prontíssimo para receber profissionais com aquele algo a mais. Se você é Auxiliar de Documentação, tem perfil inquieto, gosta de aprender e quer crescer junto com uma empresa que valoriza ideias novas, vem com a gente! Aqui, você vai encontrar espaço para expandir seus conhecimentos, aplicar seu talento e fazer parte de algo realmente significativo, inscreva-se e venha transformar com a Spassu!

PRINCIPAIS ATIVIDADES:

• Executar atividades de arquivo técnico.
• Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico.
• Preparar documentação para Guarda externa.
• Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle.
• Estruturar arquivo técnico;
• Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;
• Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;
• Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;
• Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso pela Petrobras;
• Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades Petrobras;
• Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;
• Digitalizar documentos por demandas pontuais
• Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;
• Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas da Petrobras;
• Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;
• Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;
• Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;
• Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;
• Conferência da documentação recebida;
• Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas);
• Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;
• Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;
• Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;
• Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.

Requisitos

• Ensino médio completo.
• Certificação não requerido.
• Experiência desejável: 05 anos em Atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.
• Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint; Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems; Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED); Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.

Benefícios

• Plano de Saúde
• Plano Odontológico
• Seguro de Vida
• Vale Alimentação ou Refeição
• Vale Transporte
• WellHub Gympass