Auxiliar de Documentação

Spassu; Cubatão; Presencial; BRL 28 000 - 45 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Plano de Saúde

Plano Odontológico

Seguro de Vida

Vale Alimentação ou Refeição

Vale Transporte

WellHub

Gympass

Resumo da oferta

A Spassu está buscando um Auxiliar de Documentação para atuar no apoio e na organização da documentação, abrangendo tratamento, arquivo técnico e digitalização. A função envolve atendimento a usuários, organização de arquivos em meio físico e eletrônico e preparo de documentação para guarda externa.

É requisito ensino médio completo, com experiência de 5 anos em atividades de arquivo técnico e gestão documental e conhecimento de Word, Excel, PowerPoint, Acrobat Pro e GED.

Qualificações

• Ensino médio completo.
• Experiência desejável: 5 anos em atividades de arquivo técnico e gestão documental.
• Conhecimento de pacote Office (Word/Excel/PowerPoint) e Acrobat Pro.
• Conhecimento de GED/SGAI ou sistemas similares.

Responsabilidades

• Apoiar e executar atividades diárias de atendimento, tratamento e organização da documentação.
• Realizar arquivo técnico e organização de documentos físicos e digitais.
• Preparar documentação para guarda externa e para transferência entre unidades.
• Digitalizar documentos e atender ao usuários quanto a emissão de documentos.
• Controlar empréstimos, devoluções e cadastros de documentos.

Formação académica

Ensino médio completo

Ferramentas

Word

Excel

PowerPoint

Acrobat Pro

GED

Descrição da oferta de emprego

Curte tecnologia, inovação e tem agilidade no DNA? Então talvez você tenha acabado de encontrar o seu próximo desafio! Na Spassu, estamos com um projeto incrível no ar — e ele está prontíssimo para receber profissionais com aquele algo a mais. Se você é Auxiliar de Documentação, tem perfil inquieto, gosta de aprender e quer crescer junto com uma empresa que valoriza ideias novas, vem com a gente! Aqui, você vai encontrar espaço para expandir seus conhecimentos, aplicar seu talento e fazer parte de algo realmente significativo, inscreva-se e venha transformar com a Spassu!

PRINCIPAIS ATIVIDADES

• Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.
• Executar atividades de arquivo técnico.
• Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico.
• Preparar documentação para Guarda externa.
• Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle.
• Estruturar arquivo técnico;
• Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;
• Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;
• Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;
• Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso pela Petrobras;
• Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades Petrobras;
• Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;
• Digitalizar documentos por demandas pontuais
• Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;
• Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas da Petrobras;
• Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;
• Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;
• Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;
• Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;
• Conferência da documentação recebida;
• Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas);
• Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;
• Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;
• Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;
• Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.

Requisitos

• Ensino médio completo.
• Certificação não requerido.
• Experiência desejável: 05 anos em Atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.
• Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint;
• Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;
• Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
• Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.

Benefícios

• Plano de Saúde
• Plano Odontológico
• Seguro de Vida
• Vale Alimentação ou Refeição
• Vale Transporte
• WellHub
• Gympass