Assistente Administrativo Jr

ODATA - An Aligned Data Centers Company; São Paulo; Presencial; BRL 36 000 - 42 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A ODATA – Aligned Data Centers procura um(a) Recepcionista/Assistente Administrativo(a) para apoiar clientes internos e externos, recebendo visitas, filtrando ligações e encaminhando mensagens, em português e inglês.

Você ficará responsável pela organização da recepção e das salas de reunião, envio/recebimento de correspondências, controle de fornecedores de portaria e suporte a RH e compras, contribuindo para o fluxo diário do escritório.

Qualificações

• Competência em comunicação bilíngue (português/inglês).
• Recepção de visitantes e direcionamento de ligações.
• Organização de espaços de reunião e correspondências.
• Gestão de agenda via Outlook e uso de Teams.
• Boas práticas de comunicação corporativa.

Responsabilidades

• Atender, filtrar e direcionar ligações e recados, e recepcionar visitantes em PT/EN.
• Enviar e receber correspondências e pacotes.
• Organizar recepção e salas de reunião, controlar uso e agendamento.
• Gerenciar serviços de portaria/entrega com fornecedores.
• Controlar estoque de materiais e manter arquivos simples (físicos/digitais).
• Auxiliar no controle de pagamentos rotineiros com apoio ao financeiro.
• Dar suporte em RH e compras/logística, com organização de documentos para treinamentos.
• Criar planilhas simples e compor dados para relatórios básicos.
• Redigir e-mails e comunicados internos seguindo o padrão corporativo.

Conhecimentos

Comunicação bilíngue

Recepção de visitantes

Organização de escritório

Gestão de agenda Outlook

Comunicação interna

Ferramentas

Outlook

Teams

Descrição da oferta de emprego

Recepcionar e apoiar clientes internos e externos, através do controle e organização das salas de reunião, transferências de ligações e serviços administrativos de apoio, visando contribuir com a rotina operacional do escritório.

Atividades e Responsabilidades

• Atender, filtrar e direcionar ligações e recados, bem como recepcionar visitantes, em português e inglês.
• Enviar e receber correspondências e produtos.
• Organizar a recepção e as salas de reunião, controlando sua utilização e agendamento.
• Realizar a contratação e controle de serviços de portador/entrega, servindo de ponto de contato com transportadoras.
• Controlar estoque e solicitar materiais de limpeza, escritório e copa. Organizar e manter arquivos de documentos físicos e digitais, garantindo fácil localização.
• Controlar e solicitar pagamentos de rotina, com apoio ao setor financeiro na conferência de comprovantes e notas.
• Dar suporte a processos de RH, como organização de documentos para treinamentos.
• Auxiliar no fluxo com fornecedores e no controle de suprimentos, apoiando a área de compras/logística.
• Criar e atualizar planilhas de controle simples, contribuindo com dados para relatórios gerenciais básicos.
• Redigir e-mails e comunicados internos com clareza, seguindo o padrão de comunicação corporativa.
• Executar tarefas sob orientação do(a) Coordenador(a) administrativo, com autonomia para pequenas decisões do dia a dia, buscando identificar melhorias nos processos administrativos da rotina.

Ferramentas Essenciais:

• Agendamento de salas/calendário via Outlook
• Comunicação corporativa (Teams)
• Inglês intermediário (recepção de visitantes, direcionamento).

ODATA – Aligned Data Centers é um empregador que oferece igualdade de oportunidades, valoriza a diversidade e está comprometido com a construção de uma equipe que represente uma variedade de origens, perspectivas e habilidades. As oportunidades de emprego estão disponíveis para todos os candidatos e colaboradores, independentemente de raça, cor, religião, sexo, gravidez, nacionalidade, idade, deficiência física ou mental, estado civil, orientação sexual, identidade de gênero, expressão de gênero ou qualquer outra característica protegida pela legislação aplicável.