Assistente Administrativo Backoffice

abler Vagas; Rio de Janeiro; On-site; BRL 20,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Vale transporte

Assistência odontológica

Vale alimentação de R$ 200,00

Job summary

abler Vagas procura profissional para atuar como backoffice administrativo, integrando o sistema comercial e a produção de soluções de impressão, brindes corporativos e locação de equipamentos.

Responsável por conferência de pedidos, controle de prazos, gestão de estoque e comunicação entre equipes. Requer organização, boa comunicação e conhecimento em Excel/ERP.

Qualifications

• Ensino médio completo.
• Conhecimento básico a intermediário em Excel.
• Familiaridade com sistemas de gestão (ERP) e controle de pedidos.

Responsibilities

• Conferir pedidos enviados pela equipe comercial e verificar informações obrigatórias.
• Verificar dados como arte final, quantidade, cor, material, acabamento e prazo de entrega.
• Atuar como canal de comunicação entre vendedores e produção/impressão.
• Informar atrasos, falta de estoque ou divergências ao setor comercial.
• Acompanhar status dos pedidos e garantir cumprimento de prazos.
• Gerenciar insumos e estoque de brindes e insumos de impressão.
• Encaminhar arquivos de arte para validação e arquivar arquivos aprovados.

Skills

Organização

Boa comunicação

Atenção aos detalhes

Agilidade

Education

Ensino médio completo

Tools

Pacote Office

ERP

Gestão de pedidos

Job description

Nível: Auxiliar

Escolaridade: Ensino médio - Completo

Tipo de contrato: CLT

Jornada de trabalho: Segunda a sexta feira das 8h às 18h, respeitando as 44h semanais

Benefícios: Vale transporte, Assistência odontológica, Vale alimentação de R$ 200,00

Estamos em busca de um(a) profissional administravtivo para atuar como backoffice e interface entre sistema comercial e produção em uma empresa que oferece soluções para impressão, comunicação visual, brindes corporativos e locação de equipamentos para empresas.

Responsabilidades Da Posição

• Conferência de Pedidos:
• Verificar se os pedidos enviados pela equipe comercial contêm todas as informações necessárias.
• Conferir dados como arte final, quantidade, cor, tipo de material, acabamento e prazo de entrega.
• Interface Comercial e Produção:
• Atuar como o canal de comunicação direto entre os vendedores e a fábrica ou setor de impressão.
• Informar o setor comercial sobre qualquer atraso, falta de estoque ou divergência técnica no pedido.
• Controle de Produção e Prazos:
• Acompanhar o status dos pedidos no painel interno ou sistema da gráfica.
• Garantir que a produção siga a ordem de prioridade e os prazos acordados com o cliente.
• Gestão de Insumos e Estoque:
• Monitorar o estoque de brindes em branco (como canecas, agendas, squeezes) e insumos de impressão.
• Avisar a gestão quando houver necessidade de reposição de materiais para evitar paradas na produção.
• Aprovação de Provas e Layouts:
• Organizar e encaminhar os arquivos de arte para validação interna ou para o cliente, conforme o fluxo da empresa.
• Arquivar os arquivos aprovados de forma organizada para fácil acesso da produção.
• Logística e Expedição:
• Preparar notas fiscais, etiquetas de envio e organizar os pacotes ou caixas finalizados para retirada ou postagem.
• Informar o comercial e o cliente sobre o código de rastreio ou a liberação para retirada no balcão.

Requisitos Obrigatórios Para a Posição

Requisitos Recomendados para o Cargo

• Habilidades: Organização rigorosa, boa comunicação verbal e escrita, agilidade e atenção aos detalhes.
• Conhecimentos: Pacote Office (Excel básico/intermediário) e familiaridade com sistemas de gestão (ERP) ou controle de pedidos.
• Diferencial: Experiência prévia no ramo gráfico, serigrafia, brindes ou processos produtivos industriais/digitais.