Assistente Administrativo

Estratégia Educacional; São Paulo; On-site; BRL 39,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Vale Refeição/ Alimentação

Plano de saúde

Plano odontológico

Seguro de vida

Wellhub/Totalpass

Convênio Sesc

Descontos em cursos

Job summary

A Estratégia Educacional busca profissional para estruturar uma nova unidade educacional em São Paulo, com atuação presencial, desde a obra até a consolidação operacional, sob a liderança de facilities.

O contratado apoiará o controle de acesso, recebimento de materiais, agenda de visitas, vistorias, manutenções e a gestão de equipes terceirizadas, além de indicadores e ações de segurança.

Qualifications

• Ensino superior completo ou em curso em Administração, Engenharia de Produção, Engenharia Civil, Gestão de Facilities ou áreas afins.
• Excel ou Google Sheets básico a intermediário (filtros, fórmulas simples, organização de planilhas).
• Familiaridade com Google Workspace ou pacote Office.
• Noções de uso de IA via LLMs como ChatGPT, Gemini ou Claude.

Responsibilities

• Fase 1 (Implantação): Apoiar o controle de acesso e o registro de entrada e saída no prédio; receber materiais e conferir notas; registrar atrasos ou riscos; solicitar orçamentos de serviços e organizar propostas; organizar a agenda de visitas técnicas e entregas.
• Fase 2 (Operação): Apoiar vistorias de rotina, abrir chamados e acompanhar a conclusão; monitorar equipes terceirizadas e reportar não conformidades; alimentar indicadores de operação; apoiar ações de segurança (evacuação, brigada de incêndio).

Skills

Organização

Atenção a detalhes

Comunicação clara

Proatividade

Education

Superior completo ou cursando em Administração/Engenharia de Produção/Engenharia Civil/Gestão de Facilities

Tools

Google Workspace

Microsoft Office

Job description

Sobre a posição:

Buscamos uma pessoa para apoiar a estruturação física e operacional de uma nova unidade educacional, desde sua construção até a consolidação da operação. A posição atua sob orientação da liderança de facilities, com foco em controles, rotinas e atendimento. É uma oportunidade para quem quer aprender na prática como uma operação é construída do zero.

Escopo de atuação:

1ª Fase: Implantação (obra).

• Apoiar o controle de acesso e o registro de entrada e saída de pessoas no prédio, conforme as regras definidas pela liderança
• Receber e conferir materiais (obra, mobiliário, audiovisual, equipamentos), comparando nota fiscal e pedido e registrando divergências
• Registrar o andamento da obra e informar à liderança atrasos ou situações de risco
• Solicitar orçamentos de serviços terceirizados e organizar as propostas para decisão da liderança
• Organizar a agenda de visitas técnicas, entregas e fornecedores.

2ª Fase: Operação.

• Apoiar as vistorias prediais de rotina, abrir chamados de manutenção e acompanhar sua conclusão
• Acompanhar a rotina das equipes terceirizadas (escalas, presença, checklists) e reportar não conformidades
• Alimentar os indicadores de operação (ocorrências, chamados, etc.)
• Apoiar ações de segurança, como simulados de evacuação e organização da brigada de incêndio.

Requisitos e competências técnicas:

• Ensino superior completo ou cursando em uma das seguintes áreas: Administração, Engenharia de Produção, Engenharia Civil, Gestão de Facilities, ou cursos afins;
• Excel ou Google Sheets em nível básico a intermediário (filtros, fórmulas simples, organização de planilhas);
• Familiaridade com Google Workspace ou pacote Office;
• Noções de uso de IA através de LLMs como ChatGPT, Gemini ou Claude.

Desejáveis:

• Vivência anterior em rotinas administrativas e operacionais;
• Noções de segurança do trabalho e normas.

Competências comportamentais:

• Organização e atenção a detalhes
• Comunicação clara e cordial com públicos variados
• Proatividade para reportar problemas e riscos rapidamente
• Disposição para atuação presencial com horários flexíveis para acompanhar de perto a a entrega de materiais e de serviços terceirizados;
• Vontade de aprender e de contribuir com a melhoria dos processos.

Informações adicionais:

Disponibilidade para atuar em formato 100% presencial na região do Paraíso, Zona Sul de SP.

Horário de trabalho: De segunda à sexta-feira das 08:00 às 17:00, e aos sábados 4h por dia.

Benefícios:

• Ambiente criativo, descontraído e inovador, onde você poderá se destacar ao lado de profissionais referências no mercado;
• Vale Refeição/ Alimentação, benefício flexível através do cartão Flash;
• Plano de saúde para cuidar da sua saúde e bem-estar;
• Plano odontológico para garantir um sorriso saudável;
• Seguro de vida para ter tranquilidade e segurança;
• Acesso ao Wellhub ou Totalpass, para que você possa cuidar da sua saúde e bem-estar físico;
• Convênio com o Sesc, oferecendo uma ampla variedade de atividades culturais e de lazer;
• Acesso completo às plataformas da instituição, para você expandir seus conhecimentos e se desenvolver profissionalmente;
• Parcerias educacionais, com descontos em cursos de graduação e pós-graduação;
• Day off no dia do seu aniversário, para que você possa aproveitar esse dia especial.