Assistente Administrativo

Biocollagen Ltda; São José do Rio Preto; On-site; BRL 39,000 - 58,000; Full time

Job summary

Biocollagen Ltda busca um(a) profissional para atuar na área administrativa/financeira em São José do Rio Preto, com foco em emissão e lançamento de notas fiscais (NF-e), controle de pedidos, estoque e suporte aos fluxos internos.

As atividades incluem cadastro e atualização de produtos e fornecedores, envio de documentos ao setor financeiro, organização de arquivos e atendimento às rotinas administrativas. Requisitos: superior em andamento ou completo, conhecimento de ERP e Excel intermediário.

Qualifications

• Ensino superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financ​eira, logística ou áreas correlatas.
• Conhecimento em emissão e lançamento de notas fiscais, rotinas administrativas, pedidos de compra, controle de estoque e ERP.
• Excel intermediário com fórmulas, Tabelas dinâmicas, filtros e gráficos para organizar e analisar dados.
• Gestão de NF-e: emissão, conferência, escrituração e arquivamento; valida dados fiscais (CFOP, ICMS) e trata divergências e cancelamentos.
• Pacote Office: Word, Excel, PowerPoint e Outlook para documentos, planilhas, apresentações e comunicação.
• Compliance: aderência a normas, políticas internas e requisitos legais com evidências para auditorias.
• Compreensão técnica de processos, sistemas e documentação.

Responsibilities

• Emitir notas fiscais conforme solicitações, pedidos e procedimentos internos.
• Controlar e arquivar pedidos de compra, notas fiscais e boletos.
• Abrir pedidos de compra no sistema e seguir fluxos de aprovação.
• Cadastrar e atualizar produtos e fornecedores no sistema.
• Efetuar e acompanhar movimentações de estoque e conferência de registros.
• Acompanhar fluxo de e-mails sobre caixas semanais e alinhamento com áreas.
• Apoiar a programação de lotes de produtos destinados à venda.
• Encaminhar notas fiscais e documentos ao financeiro, observando prazos.
• Manter registros organizados e rastreáveis.
• Cumprir políticas e procedimentos internos.

Skills

Excel Intermediário

Compliance

Gestão NF-e

Conhecimento em ERP

Compreensão Técnica

Education

Superior em Administração/ Ciências Contábeis/ Gestão Financeira/ logística

Tools

Microsoft Office

ERP systems

Job description

Descrição

• Emitir notas fiscais de acordo com as solicitações recebidas, os pedidos correspondentes e os procedimentos internos da empresa.
• Realizar o controle, a conferência, a organização e o arquivamento de pedidos de compra, notas fiscais, boletos e demais documentos administrativos relacionados às suas atividades.
• Abrir pedidos de compra no sistema da empresa, assegurando o correto preenchimento das informações e o cumprimento dos fluxos internos de aprovação.
• Realizar o cadastro e a atualização de produtos e fornecedores no sistema, mantendo as informações completas, consistentes e atualizadas.
• Efetuar e acompanhar movimentações de estoque no sistema, garantindo que os registros estejam alinhados às movimentações realizadas e aos documentos correspondentes.
• Acompanhar o fluxo de e-mails e as solicitações relacionadas à necessidade de caixas semanais, mantendo os alinhamentos necessários com as áreas envolvidas.
• Apoiar o acompanhamento da programação dos lotes de produtos destinados à venda, verificando informações, prazos e necessidades comunicadas pelas áreas responsáveis.
• Manter comunicação com os setores envolvidos para obter informações, esclarecer divergências e acompanhar pendências relacionadas a pedidos, documentos fiscais, estoque e programação de produtos.
• Realizar o lançamento de notas fiscais no sistema ou na ferramenta definida pela empresa, conferindo as informações necessárias para o correto encaminhamento ao fluxo de pagamento.
• Encaminhar notas fiscais, boletos e documentos de suporte ao setor Financeiro, observando os prazos e os procedimentos internos para processamento dos pagamentos.
• Acompanhar pendências relacionadas a documentos fiscais, pedidos de compra e pagamentos, solicitando correções ou complementações quando necessário.
• Manter os registros e arquivos físicos ou digitais organizados, assegurando a rastreabilidade e a fácil localização dos documentos.
• Cumprir os procedimentos internos, as políticas da empresa e as orientações aplicáveis às atividades administrativas sob sua responsabilidade.
• Executar outras atividades administrativas correlatas, conforme orientação da liderança e necessidades da área.
• Issue invoices in accordance with received requests, corresponding purchase orders, and the company’s internal procedures.
• Control, verify, organize, and file purchase orders, invoices, payment slips, and other administrative documents related to assigned activities.
• Create purchase orders in the company’s system, ensuring that all information is accurately completed and internal approval workflows are followed.
• Register and update product and supplier information in the system, ensuring that records are complete, consistent, and up to date.
• Process and monitor inventory transactions in the system, ensuring that records are consistent with actual stock movements and the corresponding documentation.
• Monitor email communications and requests related to weekly box requirements, ensuring proper coordination with the departments involved.
• Support the monitoring of production lot schedules for products intended for sale, verifying information, deadlines, and requirements communicated by the responsible departments.
• Maintain communication with the departments involved to obtain information, clarify discrepancies, and follow up on pending matters related to purchase orders, tax documents, inventory, and product scheduling.
• Enter invoices into the system or designated company platform, verifying the required information to ensure proper submission for payment processing.
• Forward invoices, payment slips, and supporting documents to the Finance Department, observing deadlines and internal procedures for payment processing.
• Monitor outstanding issues related to tax documents, purchase orders, and payments, requesting corrections or additional information when necessary.
• Maintain organized physical and digital records, ensuring document traceability and easy retrieval.
• Comply with internal procedures, company policies, and applicable guidelines related to assigned administrative responsibilities.

Requisitos

• Requisito mínimo: Ensino superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financeira, logística ou áreas correlatas.
• Requisito desejado: Conhecimento em emissão e lançamento de notas fiscais, rotinas administrativas, pedidos de compra, controle de estoque e sistemas ERP.
• Excel Intermediário: uso de fórmulas, tabelas dinâmicas, filtros e gráficos para organizar e analisar dados.
• Gestão de Emissão e Recebimento de NF-e: emissão, conferência, escrituração e arquivamento de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Inclui validar dados fiscais (CFOP, ICMS) e tratar divergências e cancelamentos.
• Pacote Office: domínio de Word, Excel, PowerPoint e Outlook para documentos, planilhas, apresentações e comunicação.
• Compliance: aderência a normas, políticas internas e requisitos legais, com controles e evidências para auditorias.
• Compreensão Técnica: capacidade de entender processos, sistemas e documentação técnica e aplicá-los na rotina.
• Minimum requirement: Currently pursuing or holding a degree in Business Administration, Accounting, Financial Management, Logistics, or a related field.
• Preferred qualifications: Knowledge of invoice issuance and entry, administrative procedures, purchase orders, inventory control, and ERP systems.
• Intermediate Excel: Use of formulas, pivot tables, filters, and charts to organize and analyze data.
• Management of Issuing and Receiving NF-e: Issuing, verifying, recording, and archiving NF-e (Electronic Invoices). Includes validating tax data (CFOP, ICMS) and handling discrepancies and cancellations.
• Microsoft Office Suite: Proficiency in Word, Excel, PowerPoint, and Outlook for documents, spreadsheets, presentations, and communication.
• Compliance: Adherence to standards, internal policies, and legal requirements, with controls and documentation for audits.
• Technical Understanding: Ability to understand processes, systems, and technical documentation and apply them in daily work.