Assistente Administrativo I

Grupo Geribá; São Paulo; On-site; BRL 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Grupo Geribá contrata profissional para atuar no recebimento e triagem de documentos fiscais em São Paulo. Você ficará responsável por recebimento, conferência de dados (fornecedor, CNPJ, NF-e, DANFE), lançamento no sistema e acompanhamento de pendências junto às áreas internas.

É desejável formação técnica ou superior em Administração, Contabilidade ou Logística, ensino médio completo, e experiência em rotinas administrativas ou fiscais.

Qualifications

• Rotinas administrativas, fiscais ou de recebimento e lançamento de notas fiscais.
• Conhecimentos de NF-e, NFS-e, DANFE, XML e CFOP.
• Pacote Office com Excel intermediário; ERP corporativo é desejável.

Responsibilities

• Receber e conferir notas fiscais pelos canais oficiais, organizando XML e DANFE.
• Lançar notas no sistema, conferir divergências e acompanhar pendências.
• Acionar fornecedores e áreas internas para correção ou devoluções de documentos fiscais.
• Arquivar XML, DANFE e documentos correlatos, assegurando rastreabilidade e LGPD.

Skills

Organização

Atenção aos detalhes

Comunicação

Trabalho em equipe

Education

Ensino médio completo (mínimo)

Curso técnico ou superior em Administração, Contábeis, Logística (Desejável)

Tools

Excel

ERP

Job description

Descrição:

Atividades:

Recebimento e triagem de documentos fiscais

• Receber as notas fiscais pelos canais oficiais (e-mail da central, portais de fornecedores e entrega física), organizando os arquivos XML e as respectivas DANFE.
• Conferir os dados do documento fiscal — fornecedor, CNPJ, número, série, data de emissão, valores, impostos e unidade de destino — e sua validade junto aos órgãos competentes.
• Identificar o pedido de compra, contrato ou requisição correspondente, bem como a unidade e o centro de custo a que a nota se refere.

Lançamento e controle no sistema

• Lançar as notas fiscais no sistema de gestão corporativo, assegurando registro tempestivo, completo e fidedigno das informações.
• Confrontar nota fiscal, pedido de compra e comprovante de recebimento do material ou serviço, apontando as divergências identificadas.
• Monitorar diariamente as notas pendentes de lançamento, atuando para a regularização dentro do prazo e informando a liderança sobre os casos não resolvidos.

Tratamento de pendências e atendimento

• Acionar fornecedores e áreas internas para correção, reenvio ou cancelamento de documentos fiscais, cartas de correção e devoluções.
• Atender às solicitações das áreas de Suprimentos, Contas a Pagar, Contabilidade e das unidades quanto ao status das notas fiscais.
• Manter atualizados os controles e planilhas da central e emitir os relatórios de acompanhamento solicitados pela liderança.

Arquivo, conformidade e atribuições comuns

• Organizar e arquivar os arquivos XML, DANFE e documentos correlatos, assegurando a rastreabilidade e a guarda pelo prazo legal exigido.
• Cumprir as normas, políticas e procedimentos da empresa e os requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade, mantendo atualizados os registros sob sua responsabilidade.
• Preservar o sigilo das informações institucionais e comerciais a que tiver acesso, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
• Executar demais atividades correlatas à função, mediante solicitação da liderança.

Requisitos:

Formação

• Ensino médio completo (mínimo)
• Curso técnico ou superior em curso em Administração, Ciências Contábeis, Logística ou áreas correlatas (Desejável).

Experiência

• Rotinas administrativas, fiscais ou de recebimento e lançamento de notas fiscais.
• Serviços de saúde ou medicina diagnóstica (Desejável).

Conhecimentos técnicos

• Rotinas de recebimento, conferência e lançamento de documentos fiscais; noções de NF-e, NFS-e, DANFE, arquivo XML e CFOP.
• Pacote Office com Excel em nível intermediário (filtros, PROCV/XLOOKUP e tabelas dinâmicas).
• Sistema de gestão ERP corporativo - módulo fiscal ou de compras (desejável).