Assistente Administrativo - Administrative Assistant

Biocollagen Ltda; São José do Rio Preto; On-site; BRL 28,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Benefícios não especificados

Job summary

A Biocollagen Ltda busca um profissional para atuar nas rotinas administrativas, com foco em emissão de NF-e, controle de pedidos, estoque e documentação fiscal.

O candidato deve possuir ensino superior relacionado e conhecimento em ERP, Office e compliance, com boa organização e comunicação para atuar junto às áreas envolvidas.

Qualifications

• Ensino superior cursando ou completo em Administração, Contábeis, Gestão Financeira ou Logística.
• Conhecimento em emissão e lançamento de notas fiscais (NF-e) e rotinas administrativas.
• Experiência com pedidos de compra e controle de estoque.
• Domínio de pacote Office; Excel intermediário (fórmulas, Tabela dinâmica, filtros).
• Conhecimento de ERP e compliance.

Responsibilities

• Emitir notas fiscais de acordo com solicitações recebidas, pedidos correspondentes e procedimentos internos da empresa.
• Realizar o controle, conferência, organização e arquivamento de pedidos, notas fiscais, boletos e demais documentos administrativos.
• Abrir pedidos de compra no sistema, assegurando o preenchimento correto e aprovação interna.
• Realizar cadastro/atualização de produtos e fornecedores no sistema.
• Efetuar/acompanhar movimentações de estoque e manter registros consistentes.
• Acompanhar fluxo de e-mails e solicitações relacionadas a caixas semanais.
• Apoiar acompanhamento da programação de lotes de produtos para venda.
• Manter comunicação com setores para esclarecer divergências e pendências.
• Realizar o lançamento de notas fiscais no sistema ou plataforma definida.
• Encaminhar notas fiscais/boletos ao setor Financeiro dentro de prazos.
• Acompanhar pendências de documentos fiscais, pedidos e pagamentos.
• Manter registros físicos/digitais organizados com rastreabilidade.
• Cumprir procedimentos internos, políticas e orientações da área.
• Executar outras atividades administrativas correlatas conforme necessidade.

Skills

Emissão de NF-e

Lançamento de notas fiscais

Rotinas administrativas

Pedidos de compra

Controle de estoque

ERP

Excel intermediário

Pacote Office

Compliance

Compreensão técnica

Education

Superior cursando ou completo em Administração, Contábeis, Gestão Financeira ou Logística

Tools

ERP systems

Job description

• Emitir notas fiscais de acordo com as solicitações recebidas, os pedidos correspondentes e os procedimentos internos da empresa.
• Realizar o controle, a conferência, a organização e o arquivamento de pedidos de compra, notas fiscais, boletos e demais documentos administrativos relacionados às suas atividades.
• Abrir pedidos de compra no sistema da empresa, assegurando o correto preenchimento das informações e o cumprimento dos fluxos internos de aprovação.
• Realizar o cadastro e a atualização de produtos e fornecedores no sistema, mantendo as informações completas, consistentes e atualizadas.
• Efetuar e acompanhar movimentações de estoque no sistema, garantindo que os registros estejam alinhados às movimentações realizadas e aos documentos correspondentes.
• Acompanhar o fluxo de e-mails e as solicitações relacionadas à necessidade de caixas semanais, mantendo os alinhamentos necessários com as áreas envolvidas.
• Apoiar o acompanhamento da programação dos lotes de produtos destinados à venda, verificando informações, prazos e necessidades comunicadas pelas áreas responsáveis.
• Manter comunicação com os setores envolvidos para obter informações, esclarecer divergências e acompanhar pendências relacionadas a pedidos, documentos fiscais, estoque e programação de produtos.
• Realizar o lançamento de notas fiscais no sistema ou na ferramenta definida pela empresa, conferindo as informações necessárias para o correto encaminhamento ao fluxo de pagamento.
• Encaminhar notas fiscais, boletos e documentos de suporte ao setor Financeiro, observando os prazos e os procedimentos internos para processamento dos pagamentos.
• Acompanhar pendências relacionadas a documentos fiscais, pedidos de compra e pagamentos, solicitando correções ou complementações quando necessário.
• Manter os registros e arquivos físicos ou digitais organizados, assegurando a rastreabilidade e a fácil localização dos documentos.
• Cumprir os procedimentos internos, as políticas da empresa e as orientações aplicáveis às atividades administrativas sob sua responsabilidade.
• Executar outras atividades administrativas correlatas, conforme orientação da liderança e necessidades da área.
• Issue invoices in accordance with received requests, corresponding purchase orders, and the company’s internal procedures.
• Control, verify, organize, and file purchase orders, invoices, payment slips, and other administrative documents related to assigned activities.
• Create purchase orders in the company’s system, ensuring that all information is accurately completed and internal approval workflows are followed.
• Register and update product and supplier information in the system, ensuring that records are complete, consistent, and up to date.
• Process and monitor inventory transactions in the system, ensuring that records are consistent with actual stock movements and the corresponding documentation.
• Monitor email communications and requests related to weekly box requirements, ensuring proper coordination with the departments involved.
• Support the monitoring of production lot schedules for products intended for sale, verifying information, deadlines, and requirements communicated by the responsible departments.
• Maintain communication with the departments involved to obtain information, clarify discrepancies, and follow up on pending matters related to purchase orders, tax documents, inventory, and product scheduling.
• Enter invoices into the system or designated company platform, verifying the required information to ensure proper submission for payment processing.
• Forward invoices, payment slips, and supporting documents to the Finance Department, observing deadlines and internal procedures for payment processing.
• Monitor outstanding issues related to tax documents, purchase orders, and payments, requesting corrections or additional information when necessary.
• Maintain organized physical and digital records, ensuring document traceability and easy retrieval.

Requisito mínimo:

Ensino superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financeira, logística ou áreas correlatas.

Requisito desejado:

Conhecimento em emissão e lançamento de notas fiscais, rotinas administrativas, pedidos de compra, controle de estoque e sistemas ERP.

Excel Intermediário:

uso de fórmulas, tabelas dinâmicas, filtros e gráficos para organizar e analisar dados.

Gestão de Emissão e Recebimento de NF-e:

emissão, conferência, escrituração e arquivamento de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Inclui validar dados fiscais (CFOP, ICMS) e tratar divergências e cancelamentos.

Pacote Office:

domínio de Word, Excel, PowerPoint e Outlook para documentos, planilhas, apresentações e comunicação.

Compliance:

aderência a normas, políticas internas e requisitos legais, com controles e evidências para auditorias.

Compreensão Técnica:

capacidade de entender processos, sistemas e documentação técnica e aplicá-los na rotina.

Minimum requirement:

Currently pursuing or holding a degree in Business Administration, Accounting, Financial Management, Logistics, or a related field.

Preferred qualifications:

Knowledge of invoice issuance and entry, administrative procedures, purchase orders, inventory control, and ERP systems.

Intermediate Excel:

Use of formulas, pivot tables, filters, and charts to organize and analyze data.

Management of Issuing and Receiving NF-e:

Issuing, verifying, recording, and archiving NF-e (Electronic Invoices). Includes validating tax data (CFOP, ICMS) and handling discrepancies and cancellations.

Microsoft Office Suite:

Proficiency in Word, Excel, PowerPoint, and Outlook for documents, spreadsheets, presentations, and communication.

Compliance:

Adherence to standards, internal policies, and legal requirements, with controls and documentation for audits.

Technical Understanding:

Ability to understand processes, systems, and technical documentation and apply them in daily work.