Assistente Administrativo

UNIMED OESTE DO PARÁ; Santarém; On-site; BRL 22,000 - 36,000; Full time

Job summary

UNIMED OESTE DO PARÁ busca Assistente Administrativo para atuar na área de atendimento ao público e suporte administrativo, conforme a lotação e as necessidades da cooperativa. O profissional acompanhará cadastros, documentos e lançamentos, mantendo organização e precisão nas rotinas diárias.

A função envolve prestar atendimento cordial, orientar usuários, registrar e encaminhar demandas, além de apoiar áreas como compras, contratos e faturamento, sempre observando políticas institucionais e

Qualifications

• Experiência em atendimento ao público e serviços administrativos básicos.
• Capacidade de organizar cadastros, documentos e fluxos de atendimento.
• Boa comunicação e atenção a prazos e detalhes.

Responsibilities

• Atendimento cordial e orientação ao público, encaminhando demandas aos setores competentes.
• Atualizar cadastros e documentos nos sistemas institucionais com precisão.
• Emitir e acompanhar solicitações, dúvidas e pendências, respeitando prazos.
• Apoiar rotinas de compras, contratos, faturamento e contas a pagar conforme lotação.
• Manter confidencialidade de informações e seguir procedimentos de segurança.

Skills

Atendimento ao público

Organização

Comunicação clara

Atenção a detalhes

Tools

Sistemas institucionais

Job description

Dar suporte técnico e administrativo às operações diárias da cooperativa, auxiliando na manutenção da eficácia e eficiência de seus processos.

RESUMO DA DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

• As atividades variam de acordo com a área de atuação. O Assistente Administrativo poderá atuar em Atendimento ao Público, em Ações Administrativas Internas ou em ambas as frentes, conforme sua lotação, as necessidades do serviço e a orientação da liderança. As informações completas encontram-se na descrição de cargos de Assistente Administrativo.
• As atribuições abaixo representam possibilidades de atuação do cargo e não exigem a execução de todas as atividades por todos os ocupantes. A liderança define as rotinas aplicáveis ao setor, observando a capacitação, os procedimentos institucionais, os acessos autorizados e os limites de responsabilidade do cargo.
• A distribuição das atividades deve preservar a natureza administrativa do cargo e observar o contrato de trabalho, o plano de cargos e salários e os instrumentos coletivos aplicáveis.

PRINCIPAIS ENTREGAS:

Atendimento cordial, informações administrativas claras e encaminhamento adequado das demandas; Cadastros, documentos e lançamentos corretos, organizados e atualizados; Controles e relatórios confiáveis, com acompanhamento de prazos e pendências.

ÁREAS DE ATUAÇÃO

1 Atendimento ao Público

Aplicável aos profissionais lotados em recepção, atendimento, autorização e demais setores com relacionamento direto com beneficiários, pacientes, acompanhantes, cooperados, prestadores, fornecedores e outros públicos, conforme a unidade.

a) Recepção e orientação

• Acolher e atender o público presencialmente, por telefone e pelos canais institucionais, com cordialidade, clareza, discrição e respeito.
• Identificar a necessidade apresentada e orientar sobre serviços, horários, documentos necessários, agendamentos e fluxos de atendimento, utilizando informações oficialmente disponibilizadas.
• Organizar o fluxo administrativo de atendimento e direcionar o usuário ao setor responsável, observando prioridades e procedimentos institucionais.
• Realizar, confirmar, alterar ou cancelar agendamentos, quando essa atividade integrar a rotina do setor e estiver autorizada.

b) Registros e acompanhamento das demandas

• Receber, conferir e atualizar dados cadastrais e documentos nos sistemas autorizados, comunicando inconsistências e solicitando complementações.
• Receber, registrar e protocolar solicitações, dúvidas, reclamações, elogios e sugestões, encaminhando-os aos responsáveis pelos canais previstos.
• Acompanhar pendências e prazos das demandas sob sua responsabilidade, registrar as tratativas e informar ao usuário o andamento e os retornos administrativos disponíveis.
• Apoiar a organização documental da recepção e dos atendimentos nos Recursos Próprios, conforme o fluxo do setor.

c) Autorizações e suporte aos serviços:

• Receber e conferir administrativamente solicitações, guias e documentos relacionados a autorizações, reembolsos e intercâmbio, quando essas rotinas integrarem a lotação.
• Consultar informações cadastrais e contratuais e registrar movimentações de guias e solicitações conforme regras parametrizadas e alçadas autorizadas.
• Encaminhar exceções, situações de insatisfação e demandas que excedam sua competência à liderança ou à área responsável.

2 Ações Administrativas Internas em Qualquer Setor

Aplicável ao apoio administrativo dos diferentes setores da Operadora e dos Recursos Próprios. As atividades serão executadas conforme a lotação, os procedimentos da área, a capacitação e os acessos concedidos ao colaborador.

• Controle de documentos: Executar cadastros, consultas, registros, lançamentos e atualizações nos sistemas institucionais.
• Apoio às rotinas do setor: Prestar apoio administrativo aos processos de compras, suprimentos, contratos, faturamento, contas a pagar e a receber, gestão de pessoas e demais áreas, conforme a lotação e sob orientação dos responsáveis.
• Lançamento de notas fiscais em sistema institucional: Receber notas fiscais e documentos de suporte; conferir identificação do emitente e destinatário, número, série, data, valor e correspondência com a solicitação, pedido ou contrato.

3 Responsabilidades comuns às duas frentes

• Cumprir procedimentos, políticas, normas de segurança e prazos aplicáveis às atividades executadas.
• Proteger informações pessoais, dados de saúde e documentos institucionais, utilizando os acessos necessários ao trabalho e os canais autorizados.
• Comunicar erros, incidentes, riscos e não conformidades e colaborar nas ações de melhoria sob orientação da liderança.
• Apoiar a atualização de procedimentos, a organização de evidências e o fornecimento de dados para indicadores e auditorias.
• Apoiar a integração de colegas nas rotinas para as quais esteja capacitado.
• Executar outras atividades administrativas correlatas, compatíveis com a formação, a capacitação e o nível de responsabilidade do cargo, mediante orientação da liderança.