Assistente Administrativo

Valtech; Brasil; Remote; BRL 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Valtech no Brasil procura um Assistente Administrativo para apoiar operações diárias do escritório, proporcionando experiência positiva a colaboradores, visitantes e parceiros.

Você fará abertura/fechamento, organização do ambiente, gestão de materiais, logística de fornecedores, envio/recebimento de equipamentos, preparação de salas, apoio a eventos presenciais e iniciativas de engajamento. Requisitos: graduação, 3 anos de experiência, inglês intermediário e Excel.

Qualifications

• Graduação em Administração de Empresas, Recursos Humanos, Gestão de Hospitalidade ou área relacionada.
• Mínimo de 3 anos de experiência como Assistente Administrativo ou área correlata.
• Experiência em gerenciamento de orçamentos, despesas e controle de custos.
• Experiência no planejamento/coodenação de eventos presenciais e/ou virtuais para 70+ participantes.
• Disponibilidade para atuar presencialmente em Florianópolis pelo menos 3 dias/semana.
• Proficiência em inglês em nível intermediário (B1) e Excel.

Responsibilities

• Dar suporte às operações diárias do escritório, incluindo rotinas de abertura/fechamento.
• Ajudar a manter um ambiente organizado, acolhedor e profissional para colaboradores/visitantes.
• Gerenciar materiais de escritório, lanches e bebidas, mantendo estoque dentro do orçamento.
• Coordenar fornecedores, entregas, remessas e atividades logísticas do escritório.
• Gerenciar envio/recebimento de TI para escritórios de Florianópolis e São Paulo.
• Apoiar preparação de salas de reunião para eventos internos/externos.
• Apoiar planejamento/logística de eventos presenciais e iniciativas de engajamento.
• Apoiar a experiência no ambiente de trabalho, contribuindo para cultura positiva.
• Seguir solicitações de escritório, mobiliário, TI e necessidades operacionais.
• Coordenar prestadores de serviços de manutenção e resolver problemas do ambiente de trabalho.
• Apoiar operações locais do escritório em conjunto com a liderança local.
• Apoiar comunicação interna através de comunicados e plataformas internas.
• Colaborar com Finanças, TI, People & Culture em atividades relacionadas ao escritório.
• Manter processos/documentação usando Jira/Confluence.
• Lidar com informações sensíveis com profissionalismo e confidencialidade.
• Identificar oportunidades de melhoria de rotinas/processos e engajamento.
• Gerenciar programa de estágio/learning e acompanhar presença e desempenho.

Skills

Organização

Proatividade

Trabalho em equipe

Serviço ao cliente

Atenção aos detalhes

Education

Administração

Recursos Humanos

Gestão hoteleira

Tools

Jira

Confluence

Microsoft Excel

Job description

Como Assistente Administrativo, você contribuirá para criar uma experiência de trabalho positiva e integrada para nossos colaboradores, visitantes e parceiros. Você dará suporte às operações diárias do escritório, coordenará a logística do ambiente de trabalho e contribuirá para iniciativas e programas de engajamento dos colaboradores.

Curioso(a), proativo(a) e orientado(a) para soluções Organizado(a) e atento(a) aos detalhes Colaborativo(a) e confortável trabalhando com diferentes equipes e partes interessadas Orientado(a) para prestação de serviços e comprometido(a) em criar uma experiência positiva para os colaboradores Confortável em gerenciar múltiplas prioridades em um ambiente dinâmico Interessado(a) em melhorar processos e encontrar soluções práticas Confortável trabalhando em um ambiente internacional e multicultural.

Responsabilidades da função

• Dar suporte às operações diárias do escritório, incluindo as rotinas de abertura e fechamento.
• Ajudar a manter um ambiente organizado, acolhedor e profissional para colaboradores e visitantes.
• Gerenciar materiais de escritório, lanches e bebidas, mantendo níveis adequados de estoque dentro do orçamento acordado.
• Coordenar fornecedores, entregas, remessas e outras atividades logísticas relacionadas ao escritório.
• Gerenciar o envio e o recebimento de equipamentos e acessórios de TI para os escritórios de Florianópolis e São Paulo.
• Dar suporte à preparação de salas de reunião para reuniões, workshops e eventos internos e externos.
• Auxiliar no planejamento e na logística de eventos presenciais e iniciativas de engajamento dos colaboradores.
• Apoiar atividades relacionadas à experiência no ambiente de trabalho e contribuir para uma cultura positiva no escritório.
• Acompanhar solicitações do escritório, mobiliário, equipamentos de TI e outras necessidades operacionais.
• Coordenar prestadores de serviços de manutenção e apoiar a resolução de problemas relacionados ao ambiente de trabalho.
• Dar suporte às operações do escritório local e atuar em conjunto com a liderança local quando necessário.
• Apoiar a comunicação interna por meio de comunicados do escritório e atualizações nas plataformas internas.
• Colaborar com as equipes de Finanças, TI, People & Culture e outras áreas em atividades relacionadas ao escritório.
• Manter processos operacionais e documentação utilizando ferramentas como Jira e Confluence.
• Lidar com informações sensíveis com profissionalismo, discrição e confidencialidade.
• Identificar oportunidades para melhorar as rotinas e os processos do escritório, bem como as iniciativas relacionadas à experiência dos colaboradores.
• Gerenciar o programa de estágio e aprendizagem, incluindo acompanhamento de presença, desempenho e desenvolvimento.
• Apoiar a implementação local do Programa de Reconhecimento.
• Coordenar iniciativas de sustentabilidade e campanhas internas de conscientização com foco no impacto no ambiente de trabalho e no meio ambiente.

Requisitos obrigatórios

• Graduação em Administração de Empresas, Recursos Humanos, Gestão de Hospitalidade ou área relacionada.
• Mínimo de 3 anos de experiência como Assistente Administrativo, Operações de Workplace, Experiência do Colaborador, Suporte Administrativo ou área relacionada.
• Experiência no gerenciamento de orçamentos, despesas e controle de custos.
• Experiência no planejamento e coordenação de eventos presenciais e/ou virtuais para 70 ou mais participantes.
• Disponibilidade para trabalhar presencialmente no escritório de Florianópolis pelo menos 3 dias por semana.
• Proficiência em inglês em nível profissional, com no mínimo nível intermediário (B1).
• Familiaridade com o Microsoft Office, especialmente Excel.

Requisitos desejáveis

• Experiência trabalhando em um ambiente internacional ou multicultural.
• Experiência com ferramentas de workplace e colaboração, como Jira e Confluence.
• Proficiência em espanhol.
• Experiência apoiando iniciativas de engajamento, reconhecimento ou programas relacionados à experiência dos colaboradores.
• Experiência na coordenação de iniciativas de sustentabilidade ou campanhas internas de conscientização.
• Excelentes habilidades de comunicação e construção de relacionamentos.
• Perfil colaborativo, orientado para serviços e disposição para aprender.