Analista Administrativo

Empresa com nome confidencial; Japeri; On-site; BRL 39,000 - 78,000; Full time

Job summary

A Empresa com nome confidencial, situada no Rio de Janeiro, procura profissional para atuar em rotinas administrativas, controle fiscal/financeiro e logística. Será responsável por consolidar informações, analisar dados, manter cadastros atualizados e apoiar a gestão.

O cargo envolve acompanhamento de prazos, elaboração de relatórios e melhoria de processos, com foco em operação diária, estoques, faturamento e compliance. Formação superior em áreas correlatas é desejável.

Qualifications

• Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Gestão Empresarial, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.
• Conhecimento intermediário ou avançado em Excel.
• Domínio de Word e PowerPoint.
• Conhecimento em rotinas administrativas, controles financeiros e fiscais.
• Experiência com elaboração de relatórios, análise de dados e sistemas de gestão (ERP).
• Desejável experiência com logística, estoque e documentos fiscais.

Responsibilities

• Elaborar, atualizar e analisar planilhas de controle e relatórios gerenciais.
• Consolidar informações administrativas, financeiras, fiscais e operacionais.
• Organizar documentos físicos e digitais, garantindo atualização e rastreabilidade.
• Acompanhar prazos, pendências e demandas administrativas.
• Elaborar indicadores, apresentações e relatórios para a gestão.
• Identificar falhas nos processos e propor melhorias.
• Acompanhar contas a pagar e a receber, boletos, comprovantes e documentos de cobrança, em conjunto com o financeiro.
• Acompanhar notas fiscais de entrada, saída, devolução e complementação.
• Realizar controles de documentos fiscais, MTRs e documentos de consumo e insumos.
• Conferir tickets, notas fiscais, pesagens e documentos relacionados à movimentação de materiais.
• Controlar estoques de materiais, insumos e almoxarifado.
• Acompanhar entradas e saídas de materiais, identificando divergências.
• Monitorar a triagem e classificação dos materiais recebidos.
• Manter cadastros e sistemas atualizados.
• Elaborar relatórios de movimentação e encaminhar informações à gestão.
• Acompanhar carregamentos, coletas e entregas.
• Monitorar rastreamento de veículos e movimentações logísticas.
• Solicitar carretas e realizar cotações de frete.
• Acompanhar ocorrências, atrasos e pendências operacionais.
• Manter a gestão informada sobre o andamento das operações.
• Realizar cotações de produtos e serviços, buscando preferencialmente três propostas.
• Elaborar comparativos de preços e condições comerciais.
• Encaminhar cotações para aprovação.
• Acompanhar contratações, entregas e pendências com fornecedores.
• Acompanhar solicitações de manutenção de máquinas e caminhões.
• Solicitar e acompanhar orçamentos de prestadores de serviços.
• Monitorar a execução das manutenções.
• Atualizar controles e planilhas de manutenção.
• Acompanhar checklists e pendências relacionadas aos equipamentos.
• Conferir a documentação dos motoristas.
• Acompanhar a abertura e o fechamento das pesagens.
• Emitir tickets e conferir os pesos informados.
• Verificar documentos relacionados à entrada e saída de materiais.
• Apoiar o controle de ponto e das variáveis mensais dos funcionários.
• Organizar informações para encaminhamento ao setor responsável.
• Atender fornecedores, clientes e prestadores de serviços.
• Acompanhar demandas e garantir o retorno aos responsáveis.
• Prestar suporte técnico e operacional aos auxiliares administrativos.
• Apoiar auditorias, fiscalizações e levantamentos documentais.
• Garantir a organização e disponibilidade das informações solicitadas.
• Cumprir os procedimentos internos, prazos e controles estabelecidos pela empresa.
• Realizar serviços internos e externos relacionados às rotinas administrativas, quando necessário.

Job description

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Rotinas administrativas e gerenciais

• Elaborar, atualizar e analisar planilhas de controle e relatórios gerenciais.
• Consolidar informações administrativas, financeiras, fiscais e operacionais.
• Organizar documentos físicos e digitais, garantindo atualização e rastreabilidade.
• Acompanhar prazos, pendências e demandas administrativas.
• Elaborar indicadores, apresentações e relatórios para a gestão.
• Identificar falhas nos processos e propor melhorias.

Controle fiscal e financeiro

• Acompanhar contas a pagar e a receber, boletos, comprovantes e documentos de cobrança, em conjunto com o financeiro.
• Acompanhar notas fiscais de entrada, saída, devolução e complementação.
• Realizar controles de documentos fiscais, MTRs e documentos de consumo e insumos.
• Conferir tickets, notas fiscais, pesagens e documentos relacionados à movimentação de materiais.

Controle de estoque e materiais

• Controlar estoques de materiais, insumos e almoxarifado.
• Acompanhar entradas e saídas de materiais, identificando divergências.
• Monitorar a triagem e classificação dos materiais recebidos.
• Manter cadastros e sistemas atualizados.
• Elaborar relatórios de movimentação e encaminhar informações à gestão.

Logística e acompanhamento operacional

• Acompanhar carregamentos, coletas e entregas.
• Monitorar rastreamento de veículos e movimentações logísticas.
• Solicitar carretas e realizar cotações de frete.
• Acompanhar ocorrências, atrasos e pendências operacionais.
• Manter a gestão informada sobre o andamento das operações.

Compras e cotações

• Realizar cotações de produtos e serviços, buscando preferencialmente três propostas.
• Elaborar comparativos de preços e condições comerciais.
• Encaminhar cotações para aprovação.
• Acompanhar contratações, entregas e pendências com fornecedores.

Manutenção de máquinas e caminhões

• Acompanhar solicitações de manutenção de máquinas e caminhões.
• Solicitar e acompanhar orçamentos de prestadores de serviços.
• Monitorar a execução das manutenções.
• Atualizar controles e planilhas de manutenção.
• Acompanhar checklists e pendências relacionadas aos equipamentos.

Controle de balança

• Conferir a documentação dos motoristas.
• Acompanhar a abertura e o fechamento das pesagens.
• Emitir tickets e conferir os pesos informados.
• Verificar documentos relacionados à entrada e saída de materiais.

Apoio administrativo e controle de pessoal

• Apoiar o controle de ponto e das variáveis mensais dos funcionários.
• Organizar informações para encaminhamento ao setor responsável.
• Atender fornecedores, clientes e prestadores de serviços.
• Acompanhar demandas e garantir o retorno aos responsáveis.
• Prestar suporte técnico e operacional aos auxiliares administrativos.

Processos e conformidade

• Apoiar auditorias, fiscalizações e levantamentos documentais.
• Garantir a organização e disponibilidade das informações solicitadas.
• Cumprir os procedimentos internos, prazos e controles estabelecidos pela empresa.
• Realizar serviços internos e externos relacionados às rotinas administrativas, quando necessário.

REQUISITOS

• Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Gestão Empresarial, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.
• Conhecimento intermediário ou avançado em Excel.
• Domínio de Word e PowerPoint.
• Conhecimento em rotinas administrativas, controles financeiros e fiscais.
• Experiência com elaboração de relatórios, análise de dados e sistemas de gestão (ERP).
• Desejável experiência com logística, estoque e documentos fiscais