Un·e gestionnaire administratif·ve

Université libre de Bruxelles; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Régime de congés attrayant

Assurance hospitalisation

Pension complémentaire

Frais de déplacement pris en charge

Formation permanente

Télétravail partiel après 3 mois

Restaurants universitaires durables

Job summary

L’Université libre de Bruxelles recherche une assistante administrative pour le Service de la Mobilité Étudiante (SME) afin de soutenir la mobilité Erasmus+ des étudiant·es et du personnel. Vous gérerez les dossiers, suivrez les paiements et assisterez dans la clôture des comptes financiers.

Exigences: maîtrise du français, Anglais B2, aisance avec les chiffres et les outils MS Office, et discrétion. Contrat à durée déterminée, temps plein, possibilité de télétravail partiel après 3 mois; campus

Qualifications

• Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral.
• Anglais niveau B2 à l’oral et à l’écrit.
• Aisance avec les chiffres et les opérations financières simples.
• Sens du service et de l’accueil.
• Diplomatie, écoute et capacité d’adaptation.
• Rigueur et autonomie.
• Maîtrise de MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Ouverture à la multiculturalité et aux valeurs Erasmus+.
• Discrétion sur les données personnelles des étudiants et du personnel.

Responsibilities

• Informer, conseiller et suivre les étudiants en mobilité d’échange hors-Europe.
• Gérer les dossiers mobilité et suivre les paiements de bourses et la clôture des comptes.
• Veiller à la conformité et à la confidentialité des données.
• Assurer le lien avec les bailleurs de fonds et les partenaires.

Skills

Français expert

Anglais B2

Gestion chiffres

Service & accueil

Diplomatie & écoute

Rigueur & autonomie

MS Office

Ouverture culturelle

Discrétion

Education

Bachelier administratif ou équivalent

Tools

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

Une assistanteadministrative / un assistant administratif (F/H/X)

Pour un contrat de remplacement à temps plein

L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

Le rôle du Service de la Mobilité Etudiante (SME) est de promouvoir et de gérer la mobilité des étudiant·es et des membres du personnel de l’ULB au sein de programmes d’échange. Cette mobilité s’inscrit dans les priorités de développement de la coopération européenne dans l’enseignement et la formation tout au long de la vie.

Nous recrutons une ou ungestionnaire pour renforcer notre équipe et ainsi continuer à soutenir la mobilité Erasmus+, participer à son développement dans un cadre de travail dynamique.

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.

Missions essentielles:

1. Information, conseil et suivi auprès des étudiant·es en mobilité d’échange hors-Europe:

• Veiller à la gestion de dossier des mobilités dans le cadre d’accords internationaux spécifiques, en accompagnant les participant·es, en les informant et en les assistant dans la mise en œuvre de leur mobilité.
• Assurerle suivi administratif de ces dossiers auprès des bailleurs de fonds.

2. Gestion des paiements de bourse et clôture des comptes:

• Veiller à organiser et ordonner le paiement des bourses de mobilité pour le serviceet participerà la clôture des comptes financiers en fin de projet, en vérifiant les paiements, les dettes et les soldes restants.
• Être titulaire au maximum d’un Bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou équivalent.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier:

• Avoir une excellente maîtrise de la langue française (écrite et orale).
• Avoir une bonne connaissance de l’anglais, à l’oral et à l’écrit (niveau B2).
• Avoir une aisance avec les chiffres, les calculs et les opérations financières simples.
• Avoir le sens du service et de l’accueil.
• Faire preuve de diplomatie, d’écoute et de capacité d’adaptation.
• Faire preuve de rigueur et d’autonomie.
• Maîtriser la suite Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Montrer une ouverture à la multiculturalité et une adhésion aux valeurs véhiculées par le programme Erasmus+.
• Faire preuve de discrétion (respecter la protection des données et de la vie privée des étudiant·es et du personnel).

Atouts:

• Avoir la connaissance d’autres langues étrangères.
• Avoir une connaissance des procédures liées aux programmes de mobilité et à l’obtention de visas.
• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
• L’accès à une formation permanente.
• Possibilité de télétravailler (2 jours/semaine au bout de 3 mois).
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.

Politique d'égalité des chances:

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection:

Vous êtes une personne en situation de handicapet souhaitezbénéficier d’aménagementsraisonnables dans le cadre de la procédure de sélection?

N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, [e-mail] , en charge del’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé.Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions del’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Type contrat : Contrat à durée déterminée;Contrat de remplacement Temps de travail : Temps plein