Un·e assistant·e administratif·ve

UNIVERSITÉ LIBRE DE BRUXELLES; Henegouwen; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible 2 jours/semaine

Restauration universitaire/eventuels

Pension complémentaire

Job summary

L’Université libre de Bruxelles recrute une assistante administrative pour soutenir le Service Institut d’Immunologie Médicale (IMI). Le poste est un CDD d’un an renouvelable, à temps plein, avec possibilité de télétravail 2 jours par semaine et un cadre de travail centré sur les activités administratives et financières.

Vous gèrerez les achats, les comptes internes, les conventions et le suivi des dossiers RH, tout en assurant une communication efficace en français et en anglais.

Qualifications

• Maîtrise de la suite Office et capacité rédactionnelle avancée.
• Anglais au niveau B2 à l’oral comme à l’écrit.
• Connaissance des notions comptables et gestion des dépenses.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et à respecter les échéances.
• Autonomie, organisation et rigueur professionnelle.
• Aptitude à travailler au sein d’une équipe administrative.

Responsibilities

• Gérer les achats pour les chercheurs: bons de commande et suivi des livraisons, selon les procédures et marchés publics.
• Assurer la gestion des comptes internes de l’Institut et le suivi des dépenses.
• Gérer les conventions de recherche et autres contrats: suivi des échéances et aide à la rédaction des rapports administratifs.
• Rédiger les formulaires administratifs et assurer le suivi du personnel (RH).
• Organiser les réunions et assurer l’intendance logistique, liens avec partenaires.
• Conduire les démarches pour les appels d’offres et le suivi des contrats administratifs.

Skills

Maîtrise Microsoft Office

Français écrit et oral fluide

Anglais professionnel (B2)

Gestion de dossiers multiples

Autonomie et organisation

Connaissances comptables

Education

Bachelier reconnu par la FWB

Tools

SAP

Job description

La Faculté de Médecine – Service Institut d’Immunologie Médicale recrute:

Une assistante administrative / Un assistant administratif (F/H/X)

Pour un CDD d’un an renouvelable à temps plein

Offre ouverte également aux agent·es sous statut équivalent

L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

L'IMI est basé sur le campus de Gosselies et regroupe des équipes actives en immunologie fondamentale et translationnelle. A ce jour, les activités de recherche l’IMI sur Gosselies sont essentiellement menées par les équipes de SG et VF. Celles-ci sont majoritairement localisées dans le bâtiment du BUC. L’équipe de DV (Department of Pharmacotherapy and Pharmaceutics (DPP), Faculté de Pharmacie), composée de 2 post-doctorant·es, 6 étudiant·es en thèse et 1 technicien·ne, est basée au sein de l’IMI (au moins jusqu’en 2030) et Florence Roufosse (Médecine interne HUB et mi-temps clinicien chercheur FNRS) dont les activités sont menées à l’IJB est également rattachée à l’IMI. Ce sont donc une quarantaine de chercheurs·euses qui bénéficient d’une structure administrative et logistique commune.

En plus des activités de recherche, l’IMI contribue à la stratégie d’incubation du BIOPARK en partageant ses infrastructures au BUC avec des spin-off ou des start-ups (ULB Open Biolab) et en contribuant à la gestion des incubateurs du Biopark (I-TECH4) et de la plateforme de Cytométrie du BIOPARK (CYTOPARK).

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.

Missions essentielles:

• Gérer les achats pour les chercheurs·euses : établissement des bons de commande et suivi des livraisons, dans le respect des procédures en vigueur, notamment en matière de marchés publics.
• Assurer la gestion des comptes internes de l’Institut et le suivi des dépenses (situations comptables).
• Assurer la gestion administrative et financière des conventions de recherche et des autres contrats de l’Institut : suivi des échéanciers, aide à la rédaction des rapports administratifs, aide à l’introduction des demandes de fonds et contacts avec le Département Recherche.
• Gérer les dossiers RH et assurer le suivi du personnel de l’Institut, notamment la rédaction des Formulaires Uniques et des Formulaires d'Octroi de Bourse.
• Assurer la logistique interne et l’intendance : organisation des réunions, contacts avec les partenaires, etc.
• Être titulaire au maximum d’un Bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif (gestion administrative, secrétariat de direction, …).
• Pour les candidat·es titulaires d’un diplôme d’humanités supérieures, une expérience utile à la fonction de minimum 5ans est requise. Pour les titulaires d’un Bachelier, une expérience utile à la fonction de minimum 3ans est requise.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier:

• Avoir une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Maîtrise du français et excellentes capacités rédactionnelles.
• Avoir une connaissance professionnelle de l’anglais à l’oral et à l’écrit (niveau B2).
• Avoir des notions de comptabilité.
• Être capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de respecter les échéances.
• Être autonome et organisé·e.

Atouts:

• Avoir une bonne connaissance du logiciel SAP.
• Avoir une connaissance du fonctionnement administratif de l'Université.
• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
• L’accès à une formation permanente.
• Possibilité de télétravailler (2jours/semaine sous conditions - à aménager selon les impératifs du service).
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.

Politique d'égalité des chances:

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection:

Vous êtes une personne en situation de handicapet souhaitezbénéficier d’aménagementsraisonnables dans le cadre de la procédure de sélection?

N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, [e-mail], en charge del’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé.Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions del’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentiality de cette information.