Un·e assistant·e administratif·ve

Université libre de Bruxelles; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés attractifs

Assurance hospitalisation

Pension complémentaire

Télétravail possible

Restaurants universitaires

Accès bibliothèques

Job summary

Université libre de Bruxelles recrute une assistante administrative / un assistant administratif (F/H/X) en CDD d’un an à temps plein. Poste clé pour la coordination du service et l’accueil des étudiants et visiteurs sur les campus belges de l’ULB.

Le candidat assure le secrétariat, la communication et le suivi des dossiers, avec une exigence d’un Bachelier en administratif ou gestion et un très bon niveau d’anglais et de français.

Qualifications

• Bachelier reconnu par la FWB dans l’administration ou la gestion (ou équivalent).
• Compétences avancées en informatique et en gestion de données.
• Très bon niveau en anglais et en français.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs dossiers.
• Maîtrise des outils bureautiques et organisationnelles.

Responsibilities

• Assurer l’accueil et le soutien administratif du département.
• Gérer l’agenda, les réunions et l’organisation d’événements.
• Mettre à jour les données et assurer le courrier/colis.
• Suivre les dossiers et relations avec partenaires et étudiants.
• Participer à l’enseignement et à l’organisation logistique des activités.

Skills

MS 365

Gestion données

Organisation

Teamwork

Anglais B2 / Français C1

Education

Bachelier en administratif/gestion

CESS avec expérience pertinente

Tools

Microsoft 365

Job description

La Faculté des Sciences – Département de Biologie des Organismes recrute:

Une assistante administrative / un assistant administratif (F/H/X)

Pour un CDD d’un an à temps plein

L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

La Faculté des Sciences est constituée de 9 Départements très dynamiques et autonomes répartis sur plusieurs campus (Solbosch, Plaine, Gosselies, USquare, Charleroi Ville Haute) et propose 8 Bacheliers et 30 Masters et Masters de spécialisation à près de 4 500 étudiant·es. Elle encadre également les travaux de thèses de près de 700 doctorant·es.

Les personnels de la Faculté sont considérables: 170 académiques à temps plein, une centaine d’académiques à temps partiel, plus de 130 membres du corps scientifique (chercheur·ses inclu·ses), environ 160 personnels ATGS (administratifs, techniques, de gestion et spécialisés).

Présentation du Département :

Le Département de Biologie des Organismes, l’un des Départements de la Faculté, compte 7 services de recherche situés sur les campus du Solbosch, La Plaine et Gosselies( La recherche au Département de biologie des organismes - Faculté des Sciences ). En leur sein, 18 professeur·es s’assurent avec 50 chercheur·ses et 16 technicien·nes de laboratoire des travaux de recherche fondamentale, orientée et appliquée qui relèvent principalement de la biologie, de la biogéographie, de la conservation et de l’écologie évolutive.

Présentation du service:

L’Unité de Recherche «Systems Ecology and Resource Management» (SERM) est l’unité fondatrice et gestionnaire de TROPIMUNDO.

En son sein, 2 professeurs, 1 secrétaire (à temps partiel) 6 chercheur·es et une dizaine de mémorant·es par an réalisent de la recherche fondamentale qui relève principalement de la biologie tropicale. La gestion de l’enseignement TROPIMUNDO concerne surtout la coordination de 15 partenaires dans 11 pays et plusieurs dizaines d’étudiant·es boursier·es ou auto-financé·es. Le service SERM interagit constamment avec les secrétariats départementaux et facultaires à propos de TROPIMUNDO.

Le/La candidat·e engagé·e aura pour mission de se joindre à l’équipe de coordination administrative de TROPIMUNDO afin de permettre son bon fonctionnement.

Bien que le secrétariat soit situé dans le service SERM sur le campus de la Plaine, l’agent·e devra se rendre occasionnellement dans d’autres unités sur le campus de la Plaine et du Solbosch de l'ULB ainsi que sur le Campus Pleinlaan de la VUB. En outre, il pourrait y avoir des activités ou des tâchesà organiser hors campus.

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.

Missions essentielles:

• Assister administrativement le chef de service, Directeur de TROPIMUNDO, et ses administratrices locales.
• Participer à l’accueil d’étudiant·es TROPIMUNDO et de professeur·es /chercheur·ses visiteur·ses et à l’organisation d’événements (organisation logistique de réunions, conférences, dîners, réservations de locaux, hôtels, restaurants, traiteurs, etc.).
• Soutiens administratifs divers (mise à jour de données, réception/envoi de courrier ou de colis, téléphone, accès, comptabilité, commandes, remboursements, photocopieuses, imprimantes, etc.).
• Être titulaire d’un Bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou de gestion, d’un diplôme de secrétariat ou d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif ou de gestion.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier:

• Excellente maitrise des outils informatiques nécessaires à l’administration des services d’enseignement et de recherche (Microsoft 365, intranet, agenda en ligne, fichiers partagés, gestion des sites internet, bases de données, réalisation de sondages en ligne, des votes, etc.).
• Capacité à gérer et à suivre différents dossiers et de nombreuses demandes en parallèle
• Etre doté·e d’un grand sens de l’organisation
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe
• L’agent·e devra, à terme, maitriser le fonctionnement de l’enseignement au sein du Master en Biologie des Organismes et Écologie en général et de la finalité Erasmus Mundus Joint Master Degree in Tropical Biodiversity and Ecosystems – TROPIMUNDO en particulier, et plus largement de l’ULB dans tous ses aspects administratifs (le poste est en contact régulier avec les autres secrétaires du département, de la Faculté des Sciences, du Département de la Communication et des Relations extérieures et l’administration centrale de l’ULB).
• Très bonne communication, écrite et orale (envoi de courriels, appels téléphoniques, etc. tant internes qu’externes).
• Comme le programme est géré en anglais au sein d’une université francophone, il faut une très bonne connaissance de l’anglais (minimum niveau CEFR B2) et du français (minimum niveau CEFR C1).
• Proactivité.
• Respect des consignes et des échéances, rigueur et précision.

Atouts:

• Aisance avec les chiffres (commandes/factures et leurs suivis, gestion de bourses, remboursements, paiement aux universités partenaires etc.).
• Maitrise du néerlandais (Niv C1).
• Facilité de contact, patience et courtoisie dans un contexte multiculturel.
• Diplomatie et discrétion.
• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
• L’accès à une formation permanente.
• Possibilité de télétravailler (2jours/semaine au bout de 6 mois - à aménager selon les impératifs du service).
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.

Politique d'égalité des chances:

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection:

Vous êtes une personne en situation de handicapet souhaitezbénéficier d’aménagementsraisonnables dans le cadre de la procédure de sélection?

N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, [e-mail], en charge del’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé.Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions del’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Type contrat : Contrat à durée déterminée Temps de travail : Temps plein