teamcoach administratie

Gent; Oost-Vlaanderen; Hybrid; EUR 52,000 - 72,000; Full time

Job summary

Gent zoekt een teamcoach administratie die leiding geeft aan een divers administratief team en zorgt voor duidelijke werkafspraken en een efficiënte ondersteuning van de dienst.

Je bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening, stimuleert datagedreven werken en werkt mee aan standaardisatie en professionalisering van de administratieve werking.

Qualifications

• Ervaring in leidinggeven en people management.
• Kennis van administratieve processen en datagedreven opvolging.

Responsibilities

• Geven dagelijks leiding aan een divers administratief team.
• Organiseren en structureren van de teamwerking en werkafspraken.
• Sturen op continuïteit en tijdige, kwalitatieve dienstverlening.
• Analyseren van bestaande processen en knelpunten identificeren.
• Zorgen voor afstemming tussen financiële, HR en algemene administratie.
• Ontwikkelen van opvolgingsstructuur en duidelijke deadlines.

Job description

Leidinggevende met een passie voor administratie - Departement FM

Ben jij sterk in het aansturen van mensen, het organiseren van administratieve processen en het brengen van structuur in een diverse werking? Heb je voeling met financiële administratie, personeelsadministratie en algemene administratieve ondersteuning? Werk je graag procesmatig en geloof je in datagedreven opvolging als hefboom voor een performante dienstverlening? Dan ben jij misschien de geknipte persoon om dit veelzijdig administratieve team aan te sturen!

Als teamcoach administratie geef je leiding aan een divers team (administratieve medewerkers, financieel- administratieve medewerkers, een inhoudelijk expert financiën, een directiesecretaresse en een HR medewerker). Je zorgt voor samenhang, duidelijke werkafspraken en een efficiënte ondersteuning van de dienst.

Je belangrijkste taken zijn:

• Je geeft dagelijks leiding aan het team en zorgt voor een duidelijke taakverdeling, heldere verwachtingen en een goede onderlinge samenwerking. Je coacht medewerkers in hun rol, stimuleert eigenaarschap en ondersteunt hen in hun verdere ontwikkeling.
• Je organiseert de werking van het team op een efficiënte en gestructureerde manier. Je bewaakt de continuïteit van de dienstverlening en zorgt ervoor dat de verschillende administratieve opdrachten tijdig, correct en kwaliteitsvol worden opgenomen.
• Je stemt de werking af tussen verschillende domeinen binnen het team, zoals financiële administratie, algemene administratie, HR- ondersteuning en directiesecretariaat. Je bewaakt de samenhang tussen deze opdrachten en zorgt ervoor dat processen op elkaar aansluiten.
• Je analyseert bestaande administratieve processen en detecteert knelpunten, inefficiënties en verbetermogelijkheden. Je werkt mee aan het standaardiseren, vereenvoudigen en optimaliseren van procedures en werkafspraken.
• Je zet in op datagedreven werken. Je brengt de werking van het team in kaart aan de hand van relevante cijfers, opvolgingsgegevens en rapporteringen. Je gebruikt die inzichten om
  prioriteiten te bepalen, processen bij te sturen en de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen.
• Je ontwikkelt mee een duidelijke opvolgingsstructuur voor de administratieve werking. Je zorgt voor transparantie in taken, deadlines, werkvoorraden en resultaten, zodat het team planmatig en doelgericht kan werken.
• Je ondersteunt de verdere professionalisering van de administratieve werking. Je bouwt mee aan uniforme werkmethodes, duidelijke sjablonen, goede informatiedoorstromen en een betrouwbare administratie.
• Je stimuleert het gebruik van digitale tools en systemen ter ondersteuning van de werking. Je helpt het team om digitale toepassingen op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier in te zetten en draagt zo bij aan een moderne administratieve ondersteuning.
• Je bent aanspreekpunt voor leidinggevenden en collega’s binnen de dienst voor vragen over de administratieve organisatie en opvolging. Je zorgt voor een constructieve afstemming met interne stakeholders en vertaalt noden vanuit de organisatie naar werkbare oplossingen binnen het team.
• Je bewaakt de kwaliteit van de administratieve dienstverlening en stuurt bij waar nodig. Je hebt oog voor nauwkeurigheid, klantgerichtheid, betrouwbaarheid en een correcte toepassing van afspraken en procedures.

Heb je nog vragen over deze vacature?

• Over de functie-inhoud:
  Contacteer Lara Blomme, Coördinator- expert, Dienst FM Themagebouwen, 0492 84 54 45 of [e-mail].
• Over de procedure en arbeidsvoorwaarden:
  Onze collega van Dienst Selectie staat voor je klaar: Anja Vangansbeke, 0473 82 43 94 of [e-mail].
  Of bel ons op09 266 75 60 (tussen 9 uur en 12u30) of mail naar [e-mail].