Strategische Technisch Assistent voor CEO

AGO Jobs & HR; Wingene; On-site; EUR 36,000 - 60,000; Full time

Job summary

AGO Jobs & HR in Wingene zoekt een proactieve executive assistant die de CEO als vast aanspreekpunt ondersteunt bij interne en externe vragen, dossiers en verzoeken.

Je beoordeelt inkomende dossiers, schat urgentie in, verzamelt relevante achtergrondinformatie en stemt af met technische specialisten of projectleiders waar nodig. Daarnaast bereid je presentaties en notities voor en organiseer je vergaderingen, bewaak je deadlines en volg je actiepunten tot afsluiting.

Responsibilities

• Begeleiden van de CEO en fungeren als vaste aanspreekpunt voor interne en externe vragen, dossiers en verzoeken.
• Beoordelen van inkomende dossiers en inschatten van urgentie, betrokken partijen en vervolgstappen.
• Verzamelen en analyseren van achtergrondinformatie, ook bij nieuwe of complexe onderwerpen.
• Inschatten van technische vraagstukken en tijdig afstemmen met technische specialisten of projectverantwoordelijken.
• Voorbereiden van de CEO op interne en externe gesprekken door situaties, aandachtspunten en mogelijke oplossingen helder in kaart te brengen.
• Doornemen van bestekken, technische documenten, contracten en andere relevante dossierinformatie.
• Vertalen van technische en organisatorische informatie naar duidelijke nota's, samenvattingen en rapporten.
• Presentaties opstellen voor interne vergaderingen en overlegmomenten met klanten, partners of andere betrokkenen.
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren, zowel praktisch als inhoudelijk.
• Actiepunten, afspraken en beslissingen opvolgen tot een correcte afronding.
• Deadlines bewaken en tijdig signaleren wanneer vertraging dreigt.
• Agenda beheren en afspraken efficiënt inplannen.
• Correspondentie, verslaggeving en administratieve opvolging verzorgen.
• Fungeren als professioneel en discreet aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Vertrouwelijke informatie behandelen met discretie en zorgvuldigheid.

Job description

AGO Jobs & HR in Wingene zoekt een proactieve executive assistant die de CEO als vast aanspreekpunt ondersteunt bij interne en externe vragen, dossiers en verzoeken.

Je beoordeelt inkomende dossiers, schat urgentie in, verzamelt relevante achtergrondinformatie en stemt af met technische specialisten of projectleiders waar nodig. Daarnaast bereid je presentaties en notities voor en organiseer je vergaderingen, bewaak je deadlines en volg je actiepunten tot afsluiting.