Service coördinator

Ctrl-F Nv; Lommel; On-site; EUR 36,000 - 49,000; Full time

Job summary

Ctrl-F Nv zoekt een Service Coördinator om als schakel in de serviceafdeling te zorgen voor een vlotte planning en uitvoering van interventies vanuit het hoofdkantoor in Lommel. Je coördineert technici, beheert materialen en communiceert helder met klanten en leveranciers.

Je combineert technische kennis met planning en administratieve opvolging. Ervaring met Odoo en ERP-systemen is een pluspunt. Je opereert in een dynamische serviceorganisatie in volle ontwikkeling.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar relevante ervaring in een technische/coördinatie functie.
• Master Industriële Wetenschappen met elektromechanica is een plus.
• Sterke kennis van mechanica en technische tekeningen.
• Vloeiende communicatie en probleemoplossend vermogen.

Responsibilities

• Plan en beheer van het dagelijkse servicedossier en interventies op basis van prioriteit.
• Voorzie technici van correcte informatie, materialen en gereedschap.
• Ondersteun operationeel contact met klanten en leveranciers.
• Verwerk uren en serviceorders in het ERP-systeem (Odoo).
• Bewaar dossiers en volg acties op voor voortdurende verbetering.

Skills

Technische coördinatie

Plannen & organiseren

Klantcontact

ERP systemen

Communicatie

Education

Master Industriële Wetenschappen

Elektromechanica afstudeerrichting

Tools

Odoo

Job description

As Service Coordinator, you are a central link within the service department.

You ensure that Service Technicians and Service Engineers can work efficiently. You create and manage the schedule, monitor capacity, ensure that materials and information are available, and adjust when priorities change.

You are the first operational point of contact for the technicians and also take an active role in operational contact with clients.

You combine technical knowledge with planning, organisation, and administrative follow-up. You know what is needed to prepare a service assignment properly, maintain an overview when several things are happening at once, and ensure that files are handled correctly and completely afterwards.

You work from the head office in Lommel and are closely involved in the day-to-day operations of the service department.

What will you concretely be doing?

• Planning & coordination: You create and manage the daily service schedule. You allocate interventions based on priorities, competencies, and availability, and adjust where necessary.
• Technical preparation: You ensure that technicians can begin their assignment with the right information, materials, parts, and tools. To do so, you coordinate with the warehouse, suppliers, and operations.
• Operational support: During interventions, you are a point of contact for technicians and help resolve practical or logistical obstacles quickly.
• Client contact: You maintain operational contact with clients regarding scheduling, interventions, and service needs. You translate their requests into clear and feasible service assignments.
• Administrative follow-up: You process hours, interventions, and service orders correctly in Odoo. You also ensure that service files are fully prepared for further handling and invoicing.
• Quality & follow-up: You check intervention and inspection reports, monitor the correct execution of processes, and flag deviations, errors, and areas for improvement.
• Improvement & continuity: You follow up on action points independently, help to further structure service operations, and identify opportunities for maintenance contracts, overhauls, optimisations, and additional services.

• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een technische of industriële coördinerende, operationele of servicegerichte functie.
• Je beschikt over een master in de industriële wetenschappen. Een afstudeerrichting elektromechanica is een pluspunt.
• Je hebt een sterke kennis van mechanica en begrijpt technische tekeningen, componenten en onderhoudswerkzaamheden voldoende goed om serviceopdrachten correct te coördineren.
• Je bent sterk in planning, organisatie en opvolging.
• Je beheert verschillende dossiers en prioriteiten tegelijk zonder het overzicht te verliezen. Ook wanneer de planning plots verandert of een dringende interventie tussendoor komt, blijf je rustig en doortastend.
• Je werkt nauwkeurig, maar verliest je niet in details. Correcte uitvoering en vooruitgang gaan voor jou hand in hand.
• Je neemt verantwoordelijkheid en wacht niet op instructies wanneer je zaken zelfstandig kunt oplossen.
• Je communiceert helder en bondig met techniekers, collega's, klanten en leveranciers.
• Je hebt ervaring met operationeel klantencontact of voelt je daar comfortabel bij.
• Je bent digitaal vaardig en leert vlot werken met ERP-systemen. Ervaring met Odoo is een pluspunt.
• Je bent hands‑on en werkt graag in een omgeving waar planning en realiteit niet altijd overeenkomen.
• Je bent flexibel en bereid om mee te groeien met een serviceorganisatie in volle ontwikkeling.