Secrétaire administratif(ve) – Service INAMI (H/F/X)

Centre de Formation professionnelle mosan - Centre de Formation professionnelle mosan; Namen; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Centre de Formation professionnelle mosan recrute un(e) préposé(e) administratif(ve) pour assurer l'accueil et le traitement des documents. Vous gérez l'encodage, le classement, le suivi des données dans les logiciels, et la préparation des rapports et procès-verbaux en collaboration avec l'équipe.

Poste sur site à Namur, priorité à l’organisation, la précision et au travail en équipe; une expérience en administration est souhaitée.

Qualifications

• Expérience en accueil et standard téléphonique.
• Maîtrise des outils bureautiques et des bases de données.
• Rigueur, organisation et sens du travail en équipe.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique et orientation vers les interlocuteurs concernés.
• Réception, traitement, classement et archivage des documents administratifs.
• Encodage, mise à jour et suivi de données dans divers logiciels.
• Vérification de la qualité et de l’exactitude des données encodées.
• Suivi administratif des dossiers des bénéficiaires, de l’entrée à la sortie.
• Préparation et suivi de différents dossiers administratifs.
• Collecte, vérification et consolidation de données chiffrées pour le suivi et les rapports.
• Préparation et mise en forme de documents, tableaux et supports administratifs.
• Rédaction éventuelle de procès-verbaux et comptes rendus.
• Gestion et suivi de la boîte mail et des communications administratives.
• Collaboration avec l’équipe pour assurer une circulation efficace de l’information.
• Participation à l’amélioration continue des procédures et outils administratifs.
• Toutes autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.

Skills

Accueil client

Gestion administrative

Encodage données

Archivage

Consolidation données

Education

Baccalauréat en administration

Tools

Base de données

Suite bureautique

Logiciels administratifs

Job description

La fonction

En collaboration avec l’équipe du service, vous assurez notamment :

• L’accueil physique et téléphonique et l’orientation des personnes vers les interlocuteurs concernés ;
• La réception, le traitement, le classement et l’archivage des documents administratifs ;
• L’encodage, la mise à jour et le suivi de données dans différents logiciels et bases de données;
• La vérification de la qualité et de l’exactitude des données encodées ;
• Le suivi administratif des dossiers des bénéficiaires, de leur entrée à leur sortie ;
• La préparation et le suivi de différents dossiers administratifs ;
• La collecte, la vérification et la consolidation de données chiffrées nécessaires au suivi de l’activité et aux rapports ;
• La préparation et la mise en forme de documents, tableaux et supports administratifs ;
• La participation à la préparation et, selon les besoins, à la rédaction de procès-verbaux et de comptes rendus ;
• La gestion et le suivi de la boîte mail et des communications administratives du service ;
• La collaboration avec les différents membres de l’équipe afin d’assurer une circulation efficace de l’information ;
• La participation à l’amélioration continue des procédures et outils administratifs ;
• Toutes autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.