Responsable du service administratif en support aux étudiant·es

Université catholique de Louvain; Henegouwen; Sur place; EUR 65 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

Université catholique de Louvain recherche un·e Responsable du service administratif en support aux étudiant·es pour coordonner un service sur les sites de Mons, Charleroi et Tournai. Le poste est à temps plein en CDI, entrée en fonction dès que possible à partir de janvier 2027.

Le/la titulaire supervisera une équipe pluridisciplinaire et contribuera à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques liées à l’orientation, à l’inscription et à l’insertion socioprofessionnelle des étudiants.

Qualifications

• Diplôme de niveau universitaire (master).
• Expérience probante en gestion d’équipe et en gestion de projets.
• Bonne connaissance de l’enseignement secondaire et supérieur et des parcours étudiants.
• Connaissance du fonctionnement et des structures de l’UCLouvain est un atout.
• Expertise dans un ou plusieurs domaines relevant du SASE est un atout.
• Leadership et capacité à fédérer une équipe pluridisciplinaire.
• Vision stratégique et aptitude à impulser des projets innovants.
• Maîtrise de l’anglais (min. B2) ; néerlandais est un atout.
• Flexibilité et mobilité sur les sites; disponibilité soirées/week-ends.

Responsabilités

• Élaborer avec l’équipe une vision et les priorités du service, en cohérence avec le plan stratégique de l’Université et les orientations ADEF et AViE.
• Contribuer à la définition et à la mise en œuvre des politiques académiques et extra-académiques liées au service, en privilégiant l’accompagnement individualisé des étudiant·es.
• Coordonner les activités avec les services de l’ADEF et de l’AViE, les facultés et les campus.
• Assurer la cohérence des services sur Mons, Charleroi et Tournai en tenant compte des besoins locaux.
• Animer l’équipe de manière collaborative et coordonner les activités.
• Exercer l’autorité sur les membres du personnel et soutenir leur développement.
• Gérer le service sur les plans organisationnel, humain, administratif, financier, numérique et communicationnel.
• Mettre en place des outils de suivi et de reporting et proposer des améliorations.
• Veiller aux besoins des étudiant·es et encourager l’innovation méthodologique et numérique.
• Représenter le service ou l’Université et développer des partenariats utiles aux missions.
• Encadrer, avec l’équipe, les organisations étudiantes et soutenir l’animation étudiante.

Connaissances

Leadership

Gestion d'équipe

Gestion de projets

Anglais B2

Communication institutionnelle

Formation

Master

Description du poste

L’UCLouvain recrute un·e Responsable du service administratif en support aux étudiant·es (F/H/X)

Contrat à temps plein, pour une durée indéterminée

Entrée en fonction : dès que possible à partir de janvier 2027

La direction du du service administratif en support aux étudiant·es (SASE) assure la coordination stratégique, organisationnelle et opérationnelle du service en soutien aux étudiant·es sur les sites de Mons, Charleroi et Tournai.

Elle veille à garantir la qualité et la cohérence de l'accueil ainsi que de l'accompagnement des étudiant·es tout au long de leur parcours, depuis l'information et l'orientation jusqu'à l'obtention du diplôme et à l'insertion socioprofessionnelle. À ce titre, elle assure l'articulation et la mise en œuvre cohérente des politiques de l'Université, de l'Administration de l'enseignement et de la formation (ADEF) et de l'Administration de la vie étudiante (AViE), afin d'offrir à chaque étudiant·e les meilleures conditions de réussite, tout en tenant compte des réalités propres aux sites de l'UCLouvain en Hainaut. Son action s'inscrit dans une logique de proximité, d'équité, d'inclusion et de qualité de service, en étroite collaboration avec les autorités académiques, les facultés présentes en Hainaut et les services transversaux.

Le/la titulaire coordonne une équipe pluridisciplinaire d'une dizaine de personnes, active notamment dans l'orientation et la réorientation, l'information sur les études, l'admission et l'inscription à l’université, l'accompagnement pédagogique, l'aide aux étudiant·es, le logement étudiant, les activités physiques et sportives, l'animation étudiante et l'insertion socioprofessionnelle. Il/elle contribue également au bon fonctionnement des services destinés aux étudiant·es et à leur développement transversal sur les trois sites.

La fonction s'exerce sous la responsabilité hiérarchique de la direction administrative de l'UCLouvain en Hainaut (DIDAM) et sous la responsabilité fonctionnelle des directions de l'Administration de l'enseignement et de la formation (ADEF) et de l'Administration de la vie étudiante (AViE).

Votre fonction :

• Élaborer, avec l'équipe, la vision, les objectifs et les priorités du service. Ceci, en cohérence avec le plan stratégique de l'Université et avec les orientations de l'ADEF, de l'AViE et l'UCLouvain en Hainaut
• Contribuer à la définition et à la mise en œuvre des politiques académiques et extra-académiques relevant du service, avec une attention particulière à l'accompagnement individualisé des étudiant·es
• Coordonner étroitement les activités avec les services de l'ADEF et de l'AViE, les facultés présentes en Hainaut, les autres services généraux et les services des trois campus
• Assurer la cohérence des services aux étudiant·es sur les sites de Mons, Charleroi et Tournai, tout en tenant compte de leurs besoins spécifiques
• Animer l'équipe de manière collaborative et participative, organiser le travail et coordonner les activités
• Exercer l'autorité hiérarchique et fonctionnelle sur les membres du personnel du service, soutenir leur développement et favoriser la coopération entre métiers
• Gérer le service sur les plans organisationnel, humain, administratif, financier, numérique et communicationnel
• Soutenir une démarche de qualité et d'évaluation des dispositifs, mettre en place des outils de suivi et de reporting, et traduire les analyses en propositions d'amélioration
• Assurer une veille sur les besoins des étudiant·es, encourager l'innovation méthodologique et numérique ainsi que le partage d'expertises
• Représenter le service ou l'Université dans les instances internes et externes relevant de son périmètre, et développer des partenariats utiles aux missions du service
• Encadrer, avec l'équipe, les organisations étudiantes et soutenir l'animation étudiante dans le respect du cadre institutionnel

En outre, au même titre que les autres membres de l’équipe, le/la responsable participe aux activités du service à destination de ses différents publics.

Votre profil :

• Diplôme de niveau universitaire (master).
• Expérience probante en gestion d’équipe et en gestion de projets.
• Bonne connaissance de l’enseignement secondaire et supérieur, du milieu universitaire et des enjeux liés au parcours et à la vie des étudiant·es.
• La connaissance du fonctionnement et des structures de l’UCLouvain constitue un atout.
• Une expertise dans un ou plusieurs domaines relevant du SASE constitue un atout.
• Leadership, esprit collaboratif et capacité à fédérer une équipe pluridisciplinaire autour de projets communs.
• Vision stratégique, capacité d’analyse et aptitude à impulser des projets innovants.
• Diplomatie, force de conviction, créativité, curiosité et ouverture d’esprit.
• Capacité à gérer les ressources, à planifier les activités et à conduire plusieurs dossiers simultanément.
• Aisance et intérêt pour les nouvelles technologies.
• Excellentes aptitudes relationnelles et aisance dans la communication institutionnelle, orale et écrite.
• Maîtrise de l’anglais (min.B2) ; la connaissance du néerlandais constitue un atout.
• Flexibilité. La fonction requiert, en fonction des besoins, des déplacements vers les différents sites de l’UCLouvain. Elle requiert également, ponctuellement, des prestations en soirée et le week-end.
• Adhésion aux valeurs de l’UCLouvain.