Responsable du service administratif en support aux étudiant·es (F/H/X)

UCLouvain; Henegouwen; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés et fermeture collective Noël</p

Assurance groupe

Cadre de travail dynamique

Formation et mobilité interne

Impact sociétal

Environnement agréable

Job summary

L’UCLouvain recrute un·e Responsable du service administratif en support aux étudiant·es (SASE) pour coordonner une équipe pluridisciplinaire et assurer l’accompagnement et l’orientation des étudiant·es sur les sites de Mons, Charleroi et Tournai.

Entrée en fonction dès janvier 2027, contrat à temps plein, durée indéterminée. Mobilité et disponibilité assidues exigées; participation à des activités en soirée et le week-end peut être nécessaire.

Qualifications

• Diplôme de niveau universitaire (master).
• Expérience probante en gestion d’équipe et en gestion de projets.
• Bonne connaissance de l’enseignement secondaire et supérieur, du milieu universitaire et des enjeux liés au parcours et à la vie des étudiant·es.
• La connaissance du fonctionnement et des structures de l’UCLouvain constitue un atout.
• Une expertise dans un ou plusieurs domaines relevant du SASE constitue un atout.
• Leadership, esprit collaboratif et capacité à fédérer une équipe pluridisciplinaire autour de projets communs.
• Vision stratégique, capacité d’analyse et aptitude à impulser des projets innovants.
• Diplomatie, force de conviction, créativité, curiosité et ouverture d’esprit.
• Capacité à gérer les ressources, à planifier les activités et à conduire plusieurs dossiers simultanément.
• Aisance et intérêt pour les nouvelles technologies.
• Excellentes aptitudes relationnelles et aisance dans la communication institutionnelle, orale et écrite.
• Maîtrise de l’anglais (min.B2); la connaissance du néerlandais constitue un atout.
• Flexibilité et déplacements possibles sur les sites; prestations en soirée et week-end.
• Adhésion aux valeurs de l’UCLouvain.

Responsibilities

• Élaborer, avec l'équipe, la vision, les objectifs et les priorités du service, en cohérence avec le plan stratégique de l’Université et les orientations ADEF/AViE.
• Contribuer à la définition et à la mise en œuvre des politiques académiques et extra-académiques relevant du service, avec un focus sur l’accompagnement individualisé des étudiant·es.
• Coordonner étroitement les activités avec les services de l'ADEF et de l'AViE, les facultés en Hainaut et les services généraux.
• Assurer la cohérence des services aux étudiant·es sur Mons, Charleroi et Tournai et répondre à leurs besoins spécifiques.
• Animer l'équipe de manière collaborative et participative, organiser le travail et coordonner les activités.
• Exercer l'autorité hiérarchique et fonctionnelle sur les membres du personnel et soutenir leur développement.
• Gérer le service sur les plans organisationnel, humain, administratif, financier, numérique et communicationnel.
• Soutenir une démarche de qualité et d’évaluation, mettre en place des outils de suivi et de reporting.
• Veiller sur les besoins des étudiant·es et favoriser l’innovation méthodologique et numérique.
• Représenter le service et l’Université dans les instances et développer des partenariats utiles.
• Encadrer les organisations étudiantes et soutenir l’animation étudiante dans le cadre institutionnel.

Skills

Leadership

Gestion d’équipe

Gestion de projets

Anglais B2

Connaissance de l’enseignement

Capacité à fédérer

Analyse et vision stratégique

Créativité et ouverture d’esprit

Savoir-faire en communication

Adaptabilité et disponibilité

Education

Master

Job description

L’UCLouvain recrute un·e Responsable du service administratif en support aux étudiant·es (F/H/X)

Référence du poste : SF 38910
Publication interne et externe jusqu'au 15/11/2026

Pour le Service administratif en support aux étudiant·es (SASE)
Site principal : Mons
Contrat àtemps plein, pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible à partir de janvier 2027

La direction du SASE assure la coordination stratégique, organisationnelle et opérationnelle du service en soutien aux étudiant·es sur les sites de Mons, Charleroi et Tournai.
Elle veille à garantir la qualité et la cohérence de l'accueil ainsi que de l'accompagnement des étudiant·es tout au long de leur parcours, depuis l'information et l'orientation jusqu'à l'obtention du diplôme et à l'insertion socioprofessionnelle. À ce titre, elle assure l'articulation et la mise en œuvre cohérente des politiques de l'Université, de l'Administration de l'enseignement et de la formation (ADEF) et de l'Administration de la vie étudiante (AViE), afin d'offrir à chaque étudiant·e les meilleures conditions de réussite, tout en tenant compte des réalités propres aux sites de l'UCLouvain en Hainaut. Son action s'inscrit dans une logique de proximité, d'équité, d'inclusion et de qualité de service, en étroite collaboration avec les autorités académiques, les facultés présentes en Hainaut et les services transversaux.
Le/la titulaire coordonne une équipe pluridisciplinaire d'une dizaine de personnes, active notamment dans l'orientation et la réorientation, l'information sur les études, l'admission et l'inscription à l’université, l'accompagnement pédagogique, l'aide aux étudiant·es, le logement étudiant, les activités physiques et sportives, l'animation étudiante et l'insertion socioprofessionnelle. Il/elle contribue également au bon fonctionnement des services destinés aux étudiant·es et à leur développement transversal sur les trois sites.
La fonction s'exerce sous la responsabilité hiérarchique de la direction administrative de l'UCLouvain en Hainaut (DIDAM) et sous la responsabilité fonctionnelle des directions de l'Administration de l'enseignement et de la formation (ADEF) et de l'Administration de la vie étudiante (AViE).

Activités

• Élaborer, avec l'équipe, la vision, les objectifs et les priorités du service. Ceci, en cohérence avec le plan stratégique de l'Université et avec les orientations de l'ADEF, de l'AViE et l'UCLouvain en Hainaut
• Contribuer à la définition et à la mise en œuvre des politiques académiques et extra-académiques relevant du service, avec une attention particulière à l'accompagnement individualisé des étudiant·es
• Coordonner étroitement les activités avec les services de l'ADEF et de l'AViE, les facultés présentes en Hainaut, les autres services généraux et les services des trois campus
• Assurer la cohérence des services aux étudiant·es sur les sites de Mons, Charleroi et Tournai, tout en tenant compte de leurs besoins spécifiques
• Animer l'équipe de manière collaborative et participative, organiser le travail et coordonner les activités
• Exercer l'autorité hiérarchique et fonctionnelle sur les membres du personnel du service, soutenir leur développement et favoriser la coopération entre métiers
• Gérer le service sur les plans organisationnel, humain, administratif, financier, numérique et communicationnel
• Soutenir une démarche de qualité et d'évaluation des dispositifs, mettre en place des outils de suivi et de reporting, et traduire les analyses en propositions d'amélioration
• Assurer une veille sur les besoins des étudiant·es, encourager l'innovation méthodologique et numérique ainsi que le partage d'expertises
• Représenter le service ou l'Université dans les instances internes et externes relevant de son périmètre, et développer des partenariats utiles aux missions du service
• Encadrer, avec l'équipe, les organisations étudiantes et soutenir l'animation étudiante dans le respect du cadre institutionnel

En outre, au même titre que les autres membres de l’équipe, le/la responsable participe aux activités du service à destination de ses différents publics.
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau universitaire (master).
• Expérience probante en gestion d’équipe et en gestion de projets.
• Bonne connaissance de l’enseignement secondaire et supérieur, du milieu universitaire et des enjeux liés au parcours et à la vie des étudiant·es.
• La connaissance du fonctionnement et des structures de l’UCLouvain constitue un atout.
• Une expertise dans un ou plusieurs domaines relevant du SASE constitue un atout.
• Leadership, esprit collaboratif et capacité à fédérer une équipe pluridisciplinaire autour de projets communs.
• Vision stratégique, capacité d’analyse et aptitude à impulser des projets innovants.
• Diplomatie, force de conviction, créativité, curiosité et ouverture d’esprit.
• Capacité à gérer les ressources, à planifier les activités et à conduire plusieurs dossiers simultanément.
• Aisance et intérêt pour les nouvelles technologies.
• Excellentes aptitudes relationnelles et aisance dans la communication institutionnelle, orale et écrite.
• Maîtrise de l’anglais (min.B2); la connaissance du néerlandais constitue un atout.
• Flexibilité. La fonction requiert, en fonction des besoins, des déplacements vers les différents sites de l’UCLouvain. Elle requiert également, ponctuellement, des prestations en soirée et le week-end.
• Adhésion aux valeurs de l’UCLouvain.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc.;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible ;
• Et plus encore, consultez notre page «Avantages» via ce lien.

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.
Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse [e-mail] . Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.
Les valeurs qui sous-tendour politique du personnel sont visibles en suivant ce lien :
Politique du personnel | UCLouvain