Responsable Campus & Relations Étudiantes – BXL

D-Network; Brussel Hoofdstad; Sur place; EUR 32 000 - 47 000; Plein temps

Résumé du poste

D-Network recherche un responsable de la vie du campus et de l’Office Management pour assurer le fonctionnement quotidien du campus et l’accueil des étudiants. Vous coordonnerez les flux administratifs, gérerez les relations fournisseurs et veillerez au bon état des lieux.

En collaboration avec le référent pédagogique, vous organiserez des événements, les intégrations, les dossiers étudiants dans Odoo et l’accueil des visiteurs, tout en développant des partenariats avec des entreprises locales.

Qualifications

• Capacités organisationnelles et relationnelles de haut niveau.
• Maîtrise des outils numériques (CRM/ERP type Odoo, Excel) ou capacité à apprendre rapidement.
• Expérience en milieu social, coordination et gestion administrative ou office management.
• Capacité à gérer des dossiers sensibles avec rigueur et humanité.

Responsabilités

• Assurer une présence partagée sur le Campus entre 08h30 et 17h30, du lundi au vendredi.
• Gérer les relations avec les fournisseurs (nettoyage, maintenance, fournitures, propriétaire).
• Veiller au bon fonctionnement du bâtiment et à la tenue des espaces communs.
• Organiser les commandes de fournitures et la logistique quotidienne.
• Accueillir les visiteurs et réceptionner le courrier.
• Gérer les dossiers étudiants et l’intégration via Odoo.
• Suivre les présences et organiser les conseils de classe et les soutenances.
• Développer des partenariats avec entreprises et acteurs du système éducatif.

Connaissances

Organisation

Relationnel

Dossiers sensibles

Polyvalence

Proactivité

Outils

Odoo

Excel

Description du poste

Gestion de la vie du campus (Office Management)

• Assurer une présence partagée avec le référent pédagogique sur le Campus entre 08h30 et 17h30 du lundi au vendredi
• Gérer les relations avec les fournisseurs (nettoyage, maintenance, fournitures, propriétaire, etc.).
• Veiller au bon fonctionnement du bâtiment et à la bonne tenue des espaces communs.
• Assurer les commandes de fournitures de bureau (via Lyreco) et la logistique quotidienne.
• Accueillir les visiteurs (futurs candidats, parents, …)
• Réceptionner et traiter le courrier

Gestion des étudiants :

2.1 Animation & intégration étudiante

• En collaboration avec le référent pédagogique, créer un environnement chaleureux et dynamique via des événements mensuels (fêtes d’anniversaire, activités culturelles, Marathon, etc.).
• Mettre en place les élections des référents de classe et effectuer des points avec eux pour répondre aux besoins des étudiants
• Organiser des animations thématiques (santé, numérique, inclusion, bien-être).
• Développer des partenariats avec des acteurs sociaux (Planning Familial, Infor Jeunes, maisons médicales, etc.) pour accompagner les étudiants dans leur parcours d’intégration.

2.2 Administration & onboarding

• Organiser les rentrées et l’accueil administratif des étudiants.
• Gérer les dossiers étudiants dans Odoo (inscriptions, paiements, relances).
• En collaboration avec le département comptabilité, suivre les paiements des étudiants de manière mensuelle et faire preuve de diplomatie et fermeté pour gérer les cas de recouvrement.
• Connaître ou apprendre rapidement les règles relatives au droit des étrangers (visa, permis de séjour, etc.).

2.3 Gestion pédagogique (en collaboration avec le référent pédagogique)

• Suivre les présences et absences des étudiants.
• Organiser et participer aux conseils de classe.
• Organiser les journées de soutenance et les remises de diplômes.
• À la rentrée : organiser des sessions d'accompagnement à la rédaction de CV et de lettres de motivation.

Développement de partenariats entreprises

• Rechercher activement des entreprises pour aider nos étudiants à trouver des stages ou jobs étudiants.
• Animer le réseau de partenaires existants et le développer.
• Faire rayonner l’École auprès des recruteurs et prescripteurs.
• Participer à des événements de type job dating, salons professionnels, portes ouvertes, etc.

Compétences requises

Savoir-faire

• Très bonnes capacités organisationnelles et relationnelles.
• Bonne maîtrise des outils numériques (CRM/ERP type Odoo, Excel, etc.) ou apprend rapidement
• Expérience en milieu social, coordination, gestion administrative ou office management.
• Capacité à gérer des dossiers sensibles avec rigueur et humanité.

Savoir-être

• Empathie, écoute active et sens de la diplomatie.
• Polyvalence, proactivité et sens de l’initiative.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
• Excellente communication orale et écrite (FR, EN un plus).