Attaché administratif (Master) H/F/X

Actiris; Brussel Hoofdstad; Hybride; EUR 36 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Actiris recherche un attaché administratif (Master) à temps plein pour le secrétariat du département Arts d'une haute école située au centre-ville. Vous assurez les permanences du secrétariat et gérez les tâches administratives liées à la vie du département.

Vous serez chargé d'accueillir, d'organiser les plannings, d'encodage via GESTAC et d'édition de documents, en lien avec les commissions et les examens. Profil ACS exigé et sens du travail en équipe.

Qualifications

• Maîtriser les outils Office 365, ProEco, Hyperplannning, Moodle ou être prêt à se former rapidement.
• Présenter des qualités humaines d'accueil et de collaboration au sein de l'équipe.
• Savoir structurer son travail, assurer le suivi et établir des priorités.
• Savoir rédiger avec une syntaxe et une orthographe correctes.

Responsabilités

• Ouverture et accueil du secrétariat dès 7h30 (présentiel et téléphonique).
• Gestion quotidienne: horaires, locaux, matériel, affichages et certificats médicaux.
• Encodage des UE/AA et PAEs dans GESTAC, pilotage des délibérations et édition des documents.
• Création des horaires de quadrimestre et des sessions d'examens en coordination avec les coordinateurs.
• Gestion administrative des commissions et des projets (conventions, suivis, recourses).
• Appui à la direction et soutien logistique pour les événements.

Connaissances

Maîtrise Office 365

ProEco

Hyperplanning

Moodle

Formation

Supérieur universitaire

Outils

Pronote

Description du poste

Référence 5961326 |Créé le 22 septembre 2026

• Famille de métiers : Santé / Paramédical - Assistance aux soins et puériculture

Description de l'entreprise

Une haute école située en centre-ville cherche un attaché administratif (Master) H/F/X à temps plein pour le secrétariat du département Arts.

Description de l'entreprise

Une haute école située en centre-ville cherche un attaché administratif (Master) H/F/X à temps plein pour le secrétariat du département Arts.

Description de la fonction

Attaché administratif (Master):

Assurer les permanences du secrétariat Arts appliqués ainsi que la gestion de toutes les tâches administratives afférentes à la vie du département

TÂCHES:

• Ouverture et accueil du secrétariat dès 7h30 (présentiel et téléphonique)


• Gestion quotidienne:
  
  
  
  • des modifications d'horaires de dernière minute (absence, modification de local, extra-muros, réservation d'une classe, récupération, ...) (Pronote)
  
  
  • des besoins en matériel
  
  
  • des affichages (carnet OS, Icampus, valves)
  
  
  • des certificats médicaux
  
  
  
  


• Manipulation de GESTAC :
  
  
  
  • Encodage des Unités d'enseignement (UE) et Activités d'apprentissage (AA)
  
  
  • Encodage des Programmes Annuels des Etudiants (PAE)
  
  
  • Encodage des points
  
  
  • Pilotage des délibérations
  
  
  • Edition des documents (attestations, feuilles de notations, PV de délibération, bulletins, listes de présence, diplômes, suppléments, ...)
  
  
  
  


• Création des horaires de quadrimestre et de session d'examens en collaboration avec les coordinateurs.


• Coordination administrative des Commissions d'Admission et de Validation des Programmes (CAVP) et suivi des dossiers


• Gestion administrative des conventions de stage (fiches de renseignement, convention, tableau récapitulatif des promoteurs et titres)


• Gestion administrative des recours


• Relais vers la logistique (bon de réparation, assurance accident, ...)


• Gestion des commandes (fournitures de bureau, extras) avec les coordinateurs de section


• Gestion des dépenses (demandes de dépenses, factures) avec le service comptabilité


• Appui pour l'organisation des événements (JPO, cérémonies, visite qualité ...)


• Gestion de l'archivage papier (documents, examens «écrits», ...) et numérique (TFE/stage, historique des documents ProEco, GESTAC..)


• Support à la direction (convocation enseignant/étudiant, rédaction de PV, affichages, ...)


• Surveillances ponctuelles lors des examens


• Appui aux stewards lors des alertes incendies (+ rapport pour la logistique)


• Maîtriser les outils Office 365, ProEco, Hyperplannning, Moodle ou présenter un intérêt pour s'y former rapidement


• Présenter des qualités humaines d'accueil


• Présenter des qualités de collaboration au sein de l'équipe (Secrétariat virtuel)


• Savoir structurer son travail, en assurer le suivi et établir des priorités


• Savoir rédiger avec une syntaxe et une orthographe correctes

Etre dans les conditions ACS

Profil

COMPETENCES:

• Maîtriser les outils Office 365, ProEco, Hyperplannning, Moodle ou présenter un intérêt pour s'y former rapidement


• Présenter des qualités humaines d'accueil


• Présenter des qualités de collaboration au sein de l'équipe (Secrétariat virtuel)


• Savoir structurer son travail, en assurer le suivi et établir des priorités


• Savoir rédiger avec une syntaxe et une orthographe correctes

Etre dans les conditions ACS

Conditions d'accès

ACS :

Toutes les conditions doivent être remplies :

• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale


• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris


• Pour les personnes de moins de 40 ans, avoir au moins 6 mois d'inscription (calendrier) comme demandeur d'emploi inoccupé (ou comme bénéficiaire du droit à l'intégration sociale) au cours de l'année qui précède l'engagement


• Avoir le diplôme requis pour le poste

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diplôme

• Supérieur universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)
  
  
  
  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  
  
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  
  
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  
  
  • Parler : Expérimenté + (C2)
  
  
  
  

Avantages du poste

Offre générique pour l'enseignement / communauté française(offre avec candidats uniquement)

Informations supplémentaires

Spécificité horaires

• Travailler à temps partiel

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