Personal Assistant

AGO Jobs & HR; Herentals; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

AGO Jobs & HR zoekt een persoonlijk assistent voor de CEO van een internationaal groeiende onderneming. Je beheert de agenda, screent oproepen en e-mails, plant en coördineert vergaderingen met het directieteam intern en extern.

Daarnaast organiseer je reizen, notuleer je vergaderingen, verzorg je correspondentie en ondersteun je HR- en salesprocessen waar nodig. Je denkt mee over procesverbeteringen en fungeert als back-up voor receptie en bedrijfsbezoeken.

Responsabilités

• Volledig agendabeheer voor de CEO en het directieteam, zowel intern als extern.
• Screenen en beantwoorden van oproepen en e-mails.
• Organiseren en coördineren van vergaderingen.
• Proactief prioriteiten stellen om de beschikbaarheid van de CEO te maximaliseren.
• Notuleren van vergaderingen en invoeren in CRM.
• Zorgen voor vlekkeloze administratie in alle facetten.
• Back-up voor organisatie van bedrijfs- en commerciële reizen met reisapp.
• Reisbeheer van de CEO, ondersteunen met benodigde statistieken.
• Functie op receptie-ondersteuning afwisselen.
• Bijdragen aan procesverbeteringen en zoekoplossingen.
• Ondersteunen HR-processen en taken zoals familiedagen en cadeaus bestellen.
• Uitvoeren van ad hoc taken zoals vereist.

Description du poste

Voor een internationaal groeiende onderneming zijn wij op zoek naar een persoonlijk assistent voor de CEO.

• Verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer, het screenen en beantwoorden van oproepen, e-mails en het organiseren van vergaderingen voor het directieteam zowel intern als extern;


• Proactief prioriteiten stellen bij afspraken en vergaderingen om de beschikbaarheid van de CEO te maximaliseren;


• Verzorgen van correspondentie in naam van de CEO;


• Bijwonen en notuleren van vergaderingen met de CEO en deze in CRM plaatsen;


• Zorgen voor een vlekkeloze administratie in alle facetten;


• Je fungeert als back-up voor de organisatie van bedrijfs- en commerciële bezoeken en reisbeheer van onze werknemers met ondersteuning van een travel app;


• Het reisbeheer van de CEO ligt volledig bij jou, waarbij je de CEO ook ondersteunt met gevraagde statistieken, info over de klant, etc.;


• Key-user van de travel app die je in samenspraak met het reisbureau voortdurend optimaliseert;


• Je takenpakket zal afgewisseld worden met receptie ondersteuning;


• Je denkt actief mee na over verbetering van processen waarmee je in aanraking komt, je denkt na in de vorm van oplossingen in plaats van in problemen;


• Je levert een administratieve ondersteuning aan de interne sales;


• Ondersteunen bij verscheidene HR processen en taken zoals het organiseren van familiedagen of bestellen van geschenken;


• Verder zal je verschillende ad hoc taken voor je rekening nemen.