Parttime Office Manager & Directie Secretaris

PHG; Overijse; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Marktconforme verloning

Job summary

PHG Plant en Houtgoed in Overijse zoekt een Office Manager / directie secretaresse om de directie en het team administratief te ondersteunen. Je bent het eerste aanspreekpunt en coördineert praktische planning, payroll en vakanties, en verzorgt de boekhouding van inkomende en uitgaande facturen.

Je beheert kantoorprocessen, archieven en dossiers zowel online als offline, en fungeert als rechterhand van de directie bij het uitwerken van duurzame initiatieven.

Qualifications

• Minstens 3 jaar ervaring
• Ervaring en een relevante opleiding zijn pluspunt
• Goede persoonlijke organisatie en nauwkeurigheid

Responsibilities

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bent verantwoordelijk voor de praktische planning van de teams, de payroll en de organisatie van de vakantieregeling.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze klanten, partners en opdrachtgevers, per telefoon, mail en op kantoor.
• Je staat in voor de boekhouding met de opvolging van de binnenkomende en het opmaken van de uitgaande facturen.
• Je organiseert de goede werking van het kantoor en beheert en organiseert de informatie, de lopende dossiers en het archief, zowel online als offline.
• Je bent de rechterhand van de directie en helpt de uitbouw van duurzame initiatieven binnen de schoot van de onderneming.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd op basis van een goede persoonlijke organisatie.
• Je bewaart het overzicht wanneer verschillende taken samenkomen.
• Je neemt initiatief, stelt prioriteiten en volgt openstaande zaken actief op.
• Je bent digital minded en kan goed uit de voeten met mail, zoom en de cloud.
• In de vriendelijke chaos die de Hengstenberg soms is, help je mee structuur brengen.
• Je kijkt ernaar uit om vanuit een centrale en ondersteunende rol de identiteit van het bedrijf mee in te kleuren.
• Je houdt van contact met mensen, je communiceert vlot en professioneel.
• Je gaat discreet om met personeelsgegevens, financiële informatie en vertrouwelijke dossiers.
• Ervaring en een relevante opleiding zijn pluspunt, maar nog belangrijker is goesting om snel te leren.

Skills

Organisatie

Communicatie

Discretie

Digital minded

Education

Relevante opleiding

Tools

Zoom

Cloud

Job description

PHG Plant en Houtgoed in Overijse zoekt een Office Manager / directie secretaresse om de directie en het team administratief te ondersteunen. Je bent het eerste aanspreekpunt en coördineert praktische planning, payroll en vakanties, en verzorgt de boekhouding van inkomende en uitgaande facturen.

Je beheert kantoorprocessen, archieven en dossiers zowel online als offline, en fungeert als rechterhand van de directie bij het uitwerken van duurzame initiatieven.