Office Assistant (Part time/full time)

Globachem; Sint-Truiden; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Globachem zoekt een Office Assistant die het eerste aanspreekpunt is voor bezoekers en collega’s. Je beheert de receptie, regelt reizen en logistiek, en biedt administratieve ondersteuning aan HR en collega’s.

Je werkt georganiseerd, proactief en communicatief vaardig in NL en EN, met basiskennis van FR als plus. Een gezellige, professionele werkomgeving in Sint-Truiden wordt geboden.

Qualifications

• Klantgerichte houding en vriendelijk ontvangst van bezoekers.
• Goede organisatorische vaardigheden en vermogen tot multitasken.
• Proactieve, zelfstandige werker met initiatief.
• Goede communicatieve vaardigheden in NL en ENG, FR is een plus.
• Klant- en servicegericht handelen en nauwkeurigheid in administratie.

Responsibilities

• Beheer van receptie en registratie van bezoekers.
• Boekingen en reizen organiseren met het boekingssysteem en zorgen voor tijdige afspraken.
• Toezicht op schoonmaakplanning en onderhoud van een nette werkomgeving.
• Verzorging van receptie, ontvangst van bezoekers en begeleiding.
• Organisatie van catering en taxi's, opvolging poolwagens.
• Zorg voor nette vergaderzalen en beheer van kantoorvoorraad en bestellingen.
• Verwerken van inkomende post/levertijden en beantwoorden van telefoongesprekken in NL/EN; interne communicatie verzorgen.
• Bijdragen aan procesverbeteringen en efficiëntie in dagelijkse taken.
• Rapporteren aan de HR Manager als onderdeel van het HR Team.

Skills

Klantgericht

Organisatie

Communicatie

MS Office

Taalvaardigheid NL/EN/FR

Tools

MS Office

Job description

Als Office Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en collega’s en zorg je ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Daarnaast neem je heel wat praktische en administratieve zaken uit handen, zodat alles op kantoor vlot verloopt. Van het beheren van de receptie en vergaderzalen tot het regelen van reizen, catering en kantoormateriaal: jij houdt het overzicht en zorgt dat de zaken geregeld zijn.

Functieomschrijving

Je staat in voor het volledige beheer en het boeken van professionele reizen van onze collega’s met behulp van het boekingssysteem. Je zorgt ervoor dat boekingen tijdig gebeuren en houdt rekening met praktische details, zoals transport, verblijf, aansluitingen en eventuele bijkomende behoeften. Je denkt proactief mee met de aanvrager, stemt de reisplanning af en anticipeert op mogelijke aandachtspunten om een vlot en zorgeloos verloop van de reis te garanderen.

Je volgt de planning en werkzaamheden van de schoonmaakploeg op en waakt mee over een nette, verzorgde en aangename werkomgeving.

Je zorgt ervoor dat de receptie steeds verzorgd en representatief is. Je ontvangt bezoekers op een vriendelijke en professionele manier en staat in voor hun correcte registratie en begeleiding.

Je biedt administratieve ondersteuning aan onze collega’s door onder andere het organiseren van catering en taxi’s, het opvolgen van de poolwagens…

Je zorgt ervoor dat vergaderzalen netjes en gebruiksklaar zijn. Daarnaast beheer je de voorraad van kantoormaterialen en plaats je tijdig bestellingen om de dagelijkse werking vlot te laten verlopen.

Je verwerkt inkomende post en leveringen en zorgt ervoor dat deze bij de juiste personen terechtkomen. Je beantwoordt inkomende telefoongesprekken in het Nederlands en Engels en zorgt ervoor dat vragen efficiënt bij de juiste persoon terechtkomen. Daarnaast verzorg je interne communicatie aan collega’s wanneer nodig.

Je denkt actief mee over de organisatie en uitvoering van je taken. Je signaleert verbetermogelijkheden en neemt initiatief om werkprocessen en de dienstverlening aan collega’s en externen verder te optimaliseren.

Je maakt deel uit van het team HR, Communication & Reception en rapporteert aan de HR Manager.

Vaardigheden & kwalificaties

Je voelt je verbonden met onze FRAMILY-waarden: Fun, Respect, Ambition, teaMwork, Innovation, flexibiLity en familY.

Je bent klant- en servicegericht en ontvangt bezoekers en collega’s graag op een vriendelijke en professionele manier.

Je werkt georganiseerd en houdt ervan om verschillende praktische en administratieve zaken tegelijk op te volgen.

Je bent zelfstandig, je neemt proactief taken op en je herkent mogelijkheden om de efficiëntie van dagelijkse taken te verbeteren.

Je bent goed in het plannen en organiseren van je werk en je zorgt ervoor dat afspraken en taken worden opgevolgd en binnen de deadline worden afgewerkt.

Je communiceert vlot en professioneel, zowel telefonisch als schriftelijk.

Je hebt oog voor detail en je vindt het belangrijk dat je werk zorgvuldig en nauwkeurig wordt uitgevoerd.

Je bent flexibel en springt graag bij waar nodig.

Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels, je kan je ook behelpen in het Frans. Andere talen zijn een plus.

Je werkt vlot met MS Office.

We hechten minder belang aan je behaalde diploma, waar wij naar zoeken is jouw drive en passie om elke collega, bezoeker of klant een fijne ervaring te bezorgen op Globachem.

Bij Globachem stap je in een rol met verantwoordelijkheid binnen een sterk en stabiel familiebedrijf dat wereldwijd actief is. Je werkt samen met een gedreven team dat elke dag het verschil maakt. We bieden je een aantrekkelijk verloningspakket en de ruimte om te groeien.