Front office medewerker

Accent NV; Deinze; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

9 ADV-dagen

Maaltijdcheques €8

Job summary

Accent NV zoekt een enthousiaste receptionist/host voorheen. Je bent het warme gezicht van het bedrijf, verwelkomt bezoekers, telefoneert en begeleidt hen voor een vlotte ervaring. Je beheert de vergaderruimtes, houdt voorraad bij en ondersteunt interne trainingen.

Je communiceert vlot in Nederlands en Engels en Frans, werkt nauwkeurig en werkt graag zelfstandig aan diverse administratieve taken. Een kmo-gevoel en teamwork staan centraal in dit hospitality team.

Qualifications

• Ervaring in hospitality en gastvrijheid bij ontvangst en vertrek.
• Accuraat in administratie, boekingen en rapportering.
• Vlotte communicatie in Nederlands en basis Engels/Frans.

Responsibilities

• Bezoekers ontvangen, welkom heten en naar de juiste ruimte begeleiden.
• Ontvangen van telefoongesprekken en als eerste aanspreekpunt fungeren.
• Beheren van de office, vergaderzalen en leverancierscontacten.
• Ondersteunen van trainingen, evenementen en interne activiteiten.
• Bijhouden van voorraad, administratie en rapporteringen.

Skills

Gastvrijheid

Klantcontact

Outlook

MS Excel

Administratieve taken

Nederlands

Engels

Frans

Tools

Excel

Job description

Zo ziet je job er uit

• Jij bent het warme gezicht van het bedrijf
• 9 ADV-dagen en maaltijdcheques van €8
• Je komt terecht in een bedrijf waar mensen tellen

Jij bent het gezicht van gastvrijheid

• Je zorgt voor een beleving die bijblijft, van ontvangst tot afscheid. Dat begint bij een warme begroeting en een glimlach. Je begeleidt bezoekers naar de juiste plek, volgt hen op tijdens hun bezoek en zorgt ervoor dat ze met een goed gevoel vertrekken.
• Je voelt aan wat iemand nodig heeft en springt daar meteen op in, vaak nog voor iemand erom vraagt.
• Je ziet de details die het verschil maken. Is de vergaderruimte netjes? Is de lunch voorzien? Staat alles klaar? Heeft het gesmaakt?
• Bij opleidingen in het experience center ben jij de spil op vlak van facility en hospitality. Zo kunnen trainers en deelnemers zich volledig focussen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt aan het onthaal en aan de telefoon, in het Nederlands, Engels en Frans.
• Ook voor je collega's ben je een vertrouwd gezicht. Je zorgt dat de office een plek is waar mensen graag zijn.

Jij houdt de office draaiende

• Je ondersteunt de dagelijkse kantoorwerking en beheert de vergaderzalen, gemeenschappelijke ruimtes en faciliteiten.
• Je volgt het voorraadbeheer op. Je plaatst bestellingen en zorgt dat dranken en benodigdheden altijd aangevuld zijn.
• Je onderhoudt de contacten met leveranciers en externe dienstverleners.
• Je volgt aankoopfacturen, financiële documenten en de bijhorende administratieve processen correct en tijdig op.
• Je verzamelt en verwerkt gegevens en levert ze aan voor interne rapporteringen.
• Je plant medische onderzoeken voor collega's in.
• Je helpt mee aan de organisatie van trainingen, evenementen en andere interne activiteiten.
• Je voert uiteenlopende administratieve en organisatorische taken uit ter ondersteuning van je collega's.
• Je communiceert vlot via mail met collega's en partners in binnen- en buitenland, vaak in het Engels.

3 redenen om voor deze job te kiezen

• Je spreekt en schrijft perfect Nederlands én Engels, want er wordt volledig tweetalig gewerkt. In het Frans trek je je plan om bezoekers vlot te ontvangen en verder te helpen.
• Dit is geen pure onthaalfunctie en ook geen pure backofficejob. Gastvrijheid staat voorop, maar zonder sterke administratieve skills lukt het niet. Jij haalt voldoening uit beide.
• Je wordt gelukkig van mensen gelukkig maken. Een tevreden glimlach of een oprecht "dankjewel, wat een ontvangst" geeft jou energie.
• Je bent warm, empathisch en attent. Je ziet wat er speelt, ook als niemand het zegt, en je ziet feedback als een kans om nog beter te worden.
• Je hebt ervaring in een rol waarin service, gastvrijheid en klantcontact centraal stonden, in welke sector dan ook.
• Je bent nauwkeurig en georganiseerd, werkt vlot met Outlook en Excel en voelt je comfortabel met cijfers en rapporteringen. Boekhoudkennis is niet nodig, maar je boekt correct en zorgvuldig in.
• Je werkt zelfstandig, neemt graag initiatief en leert graag bij. In een kmo zit er niet altijd iemand naast je, en net dat geeft je de ruimte om zelf dingen aan te pakken.

De ideale collega is...

Je komt ergens binnen en vanaf de eerste seconde klopt alles. Een oprechte goeiemorgen, een glimlach, iemand die je opvangt en je wegwijs maakt. Tijdens je bezoek denkt die persoon aan alles waar jij zelf nog niet aan dacht, en bij het afscheid voel je je echt gezien. Buiten denk je: wauw, hier zorgen ze voor je.

Die persoon zoeken we voor onze klant. Jij bepaalt hoe het voelt om er binnen te komen, van het moment dat iemand binnenstapt tot het moment dat die weer vertrekt. Achter de schermen zorg je er bovendien voor dat ook administratief alles tot in de puntjes klopt.

Onthaal, Outlook, Tellen, Schermen, Voorraadbeheer, Administratie, Engelse taal, Frans, gastheerschap, Onderzoek, Nederlands, Bilingual, MS Excel, Dranken/cocktails, Klantencontact