Office Assistant Notariaat

TopTalents; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibele uren

Opleidings- en doorgroeimogelijkheden

Teamactiviteiten

Job summary

TopTalents zoekt een Office Assistant voor een jong en modern notariskantoor waar juridische expertise, digitalisering en een persoonlijke aanpak samenkomen. Je ondersteunt de notarissen en juristen, staat cliënten professioneel te woord en zorgt voor een correcte administratieve opvolging.

Als organisatorische spil ben je de rechterhand van de notarissen en juristen. Je werkt mee aan dossiers en zorgt voor een vlotte, persoonlijke dienstverlening richting cliënten.

Qualifications

• Klantgerichte aanpak en professionele communicatie
• Zorg voor een nauwkeurige en georganiseerde administratieve opvolging
• Goede balans tussen zelfstandigheid en teamwork

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor cliënten, telefonisch en aan de onthaal
• Afspraken plannen en agenda afstemmen met juristen
• Dossiers administratief opstarten en gegevens correct verwerken
• Attesten en documenten opvragen bij overheden, banken en instanties
• Dossiers administratief opvolgen en planningen bewaken
• Juristen ondersteunen bij voorbereiding van dossiers en eenvoudige aktes
• Cliënten vriendelijk en professioneel verder helpen
• Actief meedenken over efficiënte werking en verbeteringen

Skills

Klantgericht

Communicatief

Organisatie

Nauwkeurigheid

Initiatief

Discretie

Education

Diploma Rechtspraktijk of relevante ervaring

Tools

Office toepassingen

Job description

Onze partner is een jong en modern notariskantoor waar juridische expertise, digitalisering en een persoonlijke aanpak samenkomen. Als Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen het team. Je ondersteunt de notarissen en juristen, staat cliënten professioneel te woord en zorgt ervoor dat dossiers administratief correct en efficiënt worden opgevolgd.

Ter versterking van hun team zoeken we een enthousiaste collega die graag verantwoordelijkheid neemt en wil meegroeien met het kantoor.

Als Office Assistant ben je de organisatorische spil van het kantoor en de rechterhand van de notarissen en juristen. Dankzij jouw ondersteuning kunnen dossiers vlot vooruitgaan en worden cliënten professioneel en persoonlijk verder geholpen.

Je takenpakket is gevarieerd en geen twee dagen zijn hetzelfde. Zo:

• ben je het eerste aanspreekpunt voor cliënten, zowel telefonisch als aan het onthaal;
• plan je afspraken in en stem je agenda's af met de juristen;
• start je nieuwe dossiers administratief op en zorg je ervoor dat alle gegevens correct verwerkt worden;
• vraag je de nodige attesten en documenten op bij overheden, banken en andere instanties;
• volg je dossiers administratief op en bewaak je mee de planning;
• ondersteun je de juristen bij de voorbereiding van dossiers en eenvoudige aktes;
• zorg je ervoor dat cliënten op een correcte, vriendelijke en professionele manier worden verder geholpen;
• denk je actief mee over een efficiënte werking en verbeteringen binnen het kantoor.

Afhankelijk van je interesses en ervaring krijg je bovendien de kans om geleidelijk meer verantwoordelijkheid op te nemen.

We zoeken in de eerste plaats een fijne en betrouwbare collega die graag samenwerkt en energie krijgt van een goed georganiseerd kantoor.

Je herkent jezelf in volgende eigenschappen:

• Je bent vriendelijk, verzorgd en professioneel in je contacten.
• Je communiceert vlot en correct, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent georganiseerd, nauwkeurig en behoudt gemakkelijk het overzicht.
• Je kan prioriteiten stellen en houdt ervan om zaken op te volgen.
• Je bent discreet en betrouwbaar.
• Je neemt initiatief en ziet werk.
• Je hebt een positieve ingesteldheid en draagt graag bij aan een aangename werksfeer.
• Je leert graag bij en staat open voor nieuwe uitdagingen.
• Je kan vlot overweg met de courante Office-toepassingen en leert nieuwe software snel aan.

Een diploma rechtspraktijk of ervaring binnen een notariaat, advocatenkantoor, vastgoedkantoor, bank of andere administratieve of juridische omgeving is mooi meegenomen. Maar het is vooral jouw motivatie, persoonlijkheid en ingesteldheid die voor ons het verschil maken.

Je kan rekenen op:

• Een voltijdse of deeltijdse functie met een vast contract van onbepaalde duur.
• Een aantrekkelijk en bespreekbaar loonpakket, afgestemd op jouw ervaring, talenten en verantwoordelijkheden.
• Flexibele werkuren, waarbij samen wordt gezocht naar een goede balans tussen werk en privé.
• Een jong, enthousiast en toegankelijk team met een open en horizontale structuur.
• Veel vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.
• Ruime opleidings- en doorgroeimogelijkheden.
• Regelmatige teamactiviteiten, gezellige lunches en een maandelijkse sportactiviteit.
• Collega's die elkaar helpen, respecteren en samen vooruit willen.

Over het Kantoor

Hier gelooft mijn steevast dat een notariaat modern, menselijk én ambitieus kan zijn.

Het kantoor investeert volop in digitalisering en een efficiënte manier van werken, maar vooral ook in de mensen die het verschil maken voor cliënten. Je komt terecht in een warme werkomgeving waar collega's samenwerken, elkaar ondersteunen en waar werkplezier belangrijk is.

Hier ben je geen nummer. Je krijgt vertrouwen, verantwoordelijkheid en de ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

Of je nu al ervaring hebt binnen een juridische of administratieve omgeving of net op zoek bent naar een nieuwe professionele uitdaging: Je krijgt de kans om te groeien binnen een modern kantoor en een team waar jouw bijdrage echt telt.

Krijg jij energie van organisatie, administratie, mensen helpen en een gevarieerd takenpakket? En spreekt een moderne werkomgeving met een hecht team je aan?