Medior Ondersteunende Diensten Medewerker

TiTANS België; Schaarbeek; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Atrias zoekt een medior Ondersteunende Diensten Medewerker om het team te versterken. De functie is voornamelijk administratief met verantwoordelijkheden zoals vergaderingen voorbereiden, notuleren, day-to-day ondersteuning aan HR en Office-logistiek. Ervaring met overheidsopdrachten en SharePoint is gewenst.

De kandidaat werkt zelfstandig, discreet en kan diverse taken gelijktijdig managen in een dynamische omgeving, met focus op efficiëntie en compliance.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring in een administratieve functie.
• Kennis van overheidsopdrachten is vereist.
• Ervaring met het organiseren van events/bijeenkomsten.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Voorbereiden en bijwonen van vergaderingen, notuleren en opvolgen met deelnemers.
• Coördineren en faciliteren van 3rd party management en externe stakeholders.
• Ondersteunen van HR-activiteiten, welzijn en cultuur.
• Beheren van SharePoint-structuren en interne communicatiekanalen.
• Logistieke ondersteuning van kantoorbenodigdheden en gebouwbeheer.

Skills

Administratief

Evenementenorganisatie

Notuleren

Facturen controleren

SharePoint

Logistieke ondersteuning

MS Office (PowerPoint, Excel, Word)

Stakeholdercommunicatie

Proactief werken

Zelfstandig werken

Education

Bachelor diploma

Tools

PowerPoint

Excel

Word

Job description

Atrias is het clearinghouse van de distributienetbeheerders (DNBs) en is verantwoordelijk voor de dienstverlening van onder andere het Centrale Markt Systeem en het Pre-Payment Platform. De IT-dienstverlening is uitbesteed aan IT-leveranciers, maar Atrias voorziet in de samenwerking met de marktpartijen (leveranciers, transmissiesysteembeheerders en distributienetbeheerders).

De belangrijkste Atrias-activiteiten zijn:

• Kernapplicaties/ServiceRun
• Transformatie
• Toekomstige omgevingen/platforms
• Risico, beveiliging, gegevensprivacy en audits.

Voor elk van deze activiteiten heeft Atrias een team opgericht. Het Ondersteunende Diensten team ondersteunt al deze Atrias-teams. Ter versterking van het huidige Ondersteunende Diensten team is Atrias op zoek naar een medior Ondersteunende Diensten Medewerker. Het profiel van deze medewerker is voornamelijk een administratief profiel maar wel iemand met ervaring, vandaar een afroep voor een medior.

De activiteiten van het Ondersteunende Diensten team richten zich op:

• De corporate governance – voorbereiden en bijwonen van de vergaderingen, rol van secretaris, bewaken van de inhoud.
• Management ondersteuning – voorbereiden en organiseren van het managementcomité van Atrias, de externe management vergaderingen zoals de raad van bestuur, maar ook de Atrias interne management vergadering en seminaries.
• HR – Initiatieven lanceren rond welzijn & cultuur, de Atrias on- & offboarding onderhouden, de organigrammen onderhouden.
• Communicatie – organiseren van brede communicatiesessies (Atrias, DGO's, …), het onderhouden van de algemene sharepoints/secties van Atrias.
• Juridisch - Bewaken van de aankoopprocedures, verantwoordelijk voor de juridische activiteitenkalender en de formele briefwisseling.
• Budget – Bewaken van het totale Atrias-budget versus plan en het budgetverantwoordelijk personeel informeren over budgetafwijkingen, wat zich hoofdzakelijk vertaalt in de opvolging/controle van de facturen en ingeven van de correcte imputatiecodes.
• Gebouw- en Kantoordiensten – alle activiteiten met betrekking tot het Atrias-gebouw en de benodigde kantoorbenodigdheden, voornamelijk de opvolging van het contractbeheer en de supervisie van het facilitair beheer.

De kandidaat moet ervaring hebben met:

• werken voor een federale overheidsdienst (kennis van wetgeving overheidsopdrachten vereist) en ervaring in de energiesector.
• Het organiseren van evenementen en bijeenkomsten van alle omvang (van 5-10 deelnemers tot een paar honderd).
• Organiseren van vergaderingen, notuleren, opvolgen met de deelnemers.
• Communicatietechnieken om de Atrias werknemers, de DNBs, de energie leveranciers en de overheidsinstanties via de meest toepasselijke kanalen te informeren.
• Valideren en coderen van facturen.
• Het onderhouden van sharepoints.
• Het onderhouden en opvolgen van geplande activiteiten.
• Het ondersteunen van alle logistieke taken die betrekking hebben op kantoorbenodigdheden en het Atrias kantoor.
• Zelfstandig te kunnen werken en zelf taken op te nemen zonder permanente aansturing.
• Kandidaat kan de nodige discretie tonen en respecteren.

Vaardigheden

• Aantoonbare ervaring in een administratieve functie (3 jaar, medior)
• Aantoonbare ervaring in een gelijkwaardige rol in een overheidsinstelling (1 jaar, junior)
• Aantoonbare ervaring in het coördineren, communiceren met en faciliteren van 3th party management en externe stakeholders (4 jaar, medior)
• Aantoonbare ervaring in het opvolgen/controleren en coderen van facturen in lijn met de contracten (4 jaar, medior)
• Aantoonbare ervaring in het organiseren van grote events (+100 personen)
• Aantoonbare ervaring met MS-producten: Powerpoint, Excel en Word (4 jaar, medior)
• Aantoonbare ervaring van het organiseren van vergadering, maken van notules, evenementen en bijeenkomsten (4 jaar, medior)
• Goede kennis van de andere landstaal op Europees CEFR-niveau B2
• Hogere opleiding (Bachelor) in een relevante richting zoals communicatie, administratie, ...
• Kandidaat kan tijdens een eventueel interview voldoende overtuigen van pro-actief en zelfstandig werken
• Taalvereiste: Engelstalig op Europees CEFR-niveau C1
• Aantoonbare ervaring met het onderhouden van Sharepoints (should have)
• Aantoonbare ervaring met logistieke ondersteuningsactiviteiten van kantoorbenodigdheden en gebouwen (should have)