Medewerker Hospitality & Facility Soft Services

North Sea Port; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Grensoverschrijdende werkcontext

Open, respectvolle werkomgeving

Sterke arbeidsvoorwaarden

Job summary

North Sea Port zoekt een Medewerker Hospitality & Soft Services die ervoor zorgt dat collega’s, bezoekers en leveranciers zich welkom voelen en vlot hun weg vinden binnen onze kantoren. Je combineert onthaal met facilitaire opvolging en werkt nauw samen met collega’s en externe partners.

Je beheert de central telefoon/mailbox, bewaakt kwaliteit van werkomgeving en coördineert schoonmaak- en onderhoudsacties.

Qualifications

• Ervaring in onthaal, hospitality of administratie in een bedrijfsomgeving.
• Gastvrij en servicegericht, met oog voor kwaliteit en netheid.
• Digitaal vaardig en comfortabel met Microsoft 365 en digitale systemen.

Responsibilities

• Bezoekers en collega’s ontvangen op een professionele, gastvrije manier.
• Beheer van centrale telefoon en mailbox en doorverwijzen waar nodig.
• Beheer van badges, sleutels en toegangsrechten tot gebouwen.
• Coördineren van vergaderzalen en gerelateerde middelen, catering en interne events.
• Procedures volgen en meldingen registreren in het ticketsysteem; planning en opvolging borgen.

Skills

Gastvrijheid

Servicegerichtheid

Praktisch ingesteld

Digitale vaardigheden

Microsoft 365

Communicatieve vaardigheden

Teamwork

Education

Bachelor werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Welkom bij North Sea Port, de meest veelzijdige haven van Europa. Een haven die altijd in beweging is. We dragen actief bij aan de groei en ontwikkeling van onze regio, en de veiligheid binnen ons havengebied - en we doen dat met de blik vooruit. Hoe we dat doen? Door grenzen te verleggen.

Een warm welkom. Een vergaderzaal die klaarstaat. Een kantooromgeving die verzorgd oogt. Een medewerker die snel geholpen wordt met een praktische vraag.

Als Medewerker Hospitality & Soft Services zorg jij ervoor dat collega's, bezoekers en leveranciers zich welkom voelen en vlot hun weg vinden binnen onze kantoren. Je bent het eerste aanspreekpunt voor heel wat praktische vragen én bewaakt de kwaliteit van onze werkomgeving. Dankzij jouw oog voor detail, initiatief en servicegerichte aanpak loopt onze dagelijkse werking gesmeerd. Je denkt mee na over een betere werkplekbeleving en een nog sterkere hospitality-ervaring.

Je combineert onthaal- en administratieve taken met operationele opvolging van facilitaire dienstverlening. Daarbij werk je nauw samen met collega's, externe partners en leveranciers.

Jouw verantwoordelijkheden:

Je ontvangt bezoekers en collega’s op een professionele en gastvrije manier.

Je beheert de centrale telefoon en mailbox en zorgt voor een correcte doorverwijzing.

Je beantwoordt praktische vragen en zoekt mee naar oplossingen.

Werk- en kantooromgeving

Je ziet toe op de netheid, orde en uitstraling van onze gebouwen en ontmoetingsruimtes, zoals vergaderzalen, koffiecorners en werkplekken.

Je volgt de kwaliteit van schoonmaakactiviteiten actief op en coördineert acties hieromtrent.

Je schakelt met collega's of externe partners wanneer er acties nodig zijn.

Facilitaire en administratieve dienstverlening

Je bestelt kantoor- en facilitaire materialen (o.a. boeken, geschenkartikelen, bloemen).

Je beheert badges, sleutels en toegangsrechten tot onze gebouwen.

Je volgt reservaties van vergaderzalen en bijhorende middelen op.

Je ondersteunt bij cateringaanvragen en interne events, stemt af met leveranciers en volgt gemaakte afspraken op.

Je verwerkt en coördineert meldingen in het ticketsysteem, houdt het overzicht en zorgt voor een correcte en tijdige planning en opvolging.

Je ondersteunt bij andere facilitaire dienstverlening (o.a. kledij en reizen).

Zijn wij de perfecte match… op zee?

Herken jij jezelf in onderstaand profiel? Check!

Je hebt ervaring binnen onthaal, hospitality, facility of administratie in een bedrijfsomgeving.

Je bent gastvrij, servicegericht en haalt energie uit het helpen van mensen.

Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor kwaliteit, orde en netheid.

Je bent praktisch ingesteld en steekt graag zelf de handen uit de mouwen.

Je kan vlot schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten.

Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.

Je werkt graag samen maar neemt ook zelfstandig verantwoordelijkheid op.

Je bent digitaal vaardig en vindt vlot je weg in Microsoft 365 en andere digitale toepassingen.

Je hebt een bachelor werk- en denkniveau (diploma of gelijkwaardig door ervaring).

Dit biedeIs dit jouw volgende aanlegplaats?n wij jou.

Wat hebben wij jou als werkgever te bieden?

Een rol in het hart van een Europese tophaven waar economie, duurzaamheid en maatschappij samenkomen, met zichtbare impact – lokaal én internationaal.

Een grensoverstijgende werkcontext waarin samenwerken tussen België en Nederland dagelijkse realiteit is en nieuwe perspectieven oplevert. Plezant hé? - Of leuk joh!

Een hechte crew in een open, respectvolle werkomgeving waar je op elkaar kan bouwen.

Ruimte om mee koers te bepalen. We vertrouwen op jouw initiatief, verantwoordelijkheidszin en vooruitdenken.

En natuurlijk hebben we ook sterke arbeidsvoorwaarden aan boord: een aantrekkelijk salarispakket, aangevuld met interessante secundaire voorwaarden die bijdragen aan jouw welzijn en ontwikkeling. Jouw functie valt binnen salarisband 3.

Hoe verloopt onze selectieprocedure?

Je solliciteert voor een job bij ons of dient een spontane sollicitatie in.

Zien we een match? Dan nodigen we je uit voor een eerste kennismakingsgesprek (met een kop koffie!).

Tijdens een tweede gesprek gaan we dieper in op de functie en jouw kandidatuur.

Optioneel kan na het tweede gesprek – of tussen het eerste en tweede gesprek – een (online) assessment plaatsvinden.

Zijn we allebei overtuigd? Dan ontvang je van ons een contractvoorstel.

Ga je akkoord en ondertekenen we het contract, dan wordt een veiligheidsverificatie (België) of een Haven VOG (Nederland) opgestart, dit maakt deel uit van de procedure.

Alles in orde? Welkom aan boord!

Vragen over de sollicitatieprocedure? Contacteer dan Evelien Meirlaen (Head of HR)

Vragen over de jobinhoud? Contacteer dan Filip Remmerie (Facility Manager)