Management Assistant

Jobat; Antwerpen; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Jobat zoekt een Management Assistant ter ondersteuning van 2 managers binnen de aankoopdienst. Je bent een belangrijke administratieve rechterhand die zorgt voor een vlotte dagelijkse werking.

Het takenpakket omvat agenda- en mailbeheer, voorbereiding van presentaties, planning van reizen en het up-to-date houden van databases zoals SharePoint. Je speelt ook een rol in onboarding en ordem van bestellingen.

Qualifications

• Beheer van agenda’s voor afdelingsverantwoordelijke en managers.
• Behandelt inkomende telefoons en mail, organiseert vergaderingen.
• Bereidt presentaties voor en regelt interne/externe meetings.
• Regelt vluchtboeken, hotels en reisplannen.
• Houdt databases en lijsten up-to-date (SharePoint, etc.).
• Ondersteunt onboarding van nieuwe collega’s.
• Plaats en volg verschillende soorten bestellingen op.

Responsabilités

• Beheer agenda’s van managers en afdelingsverantwoordelijke.
• Verzorg inkomende telefoons en mailbeheer en verwerken van berichten.
• Organiseer interne/externe vergaderingen en notuleopvolging.
• Regel reisplannen inclusief vluchten en accommodatie.
• Update databases en lijsten in SharePoint.

Connaissances

Agenda management

Phone & email handling

Presentation preparation

Travel arrangements

Database & lists up-to-date

Onboarding support

Purchase orders

Outils

SharePoint

Description du poste

Onze klant is een wereldwijd actieve groep van bedrijven die zich specialiseren op het vlak van baggeren, landwinning, haveninfrastructuur, offshore services voor olie- en gasindustrie en windenergie.

Jobomschrijving

Voor een organisatie in Zwijndrecht zoeken we een Management Assistant ter ondersteuning van 2 managers binnen de aankoopdienst. In deze functie ben je een belangrijke administratieve rechterhand en zorg je ervoor dat de dagelijkse werking vlot verloopt.

Je werkt zelfstandig en krijgt een gevarieerd takenpakket binnen een professionele en dynamische omgeving.

Jouw taken

• Je beheert de agenda’s van de afdelingsverantwoordelijke en andere managers.
• Je verzorgt algemene managementassistentietaken, zoals inkomende telefoons en mailbeheer.
• Je bereidt presentaties voor en organiseert interne en externe vergaderingen.
• Je regelt vluchten, hotels en reisplanningen.
• Je houdt databases en lijsten up-to-date, onder andere in SharePoint.
• Je ondersteunt de onboarding van nieuwe collega’s.
• Je plaatst en volgt verschillende soorten bestellingen op.
• Je neemt ad-hoc administratieve taken op wanneer nodig.