Junior Facility Coordinator /X)

PROMAN Jobs Zaventem; Zaventem; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

PROMAN Jobs Zaventem zoekt een administratieve medewerker met focus op onthaal en facilitaire coördinatie. Je beheert bezoekersregistraties en toegangsbadges, staat in voor het onthaal en ondersteunt de telefooncentrale, en volgt koeriersdiensten op.

Je reserveert vergaderzalen en coördineert catering en lunches. Daarnaast beheer je interne communicatie via digitale schermen en doe je de administratie rond het wagenpark, meubilair en inventarissen.

Qualifications

• Ervaring met receptie en onthaal in een professionele omgeving.
• Kennis van administratieve processen en documentbeheer.
• Vlotte communicatie in het Nederlands; Frans/Engels een plus.

Responsibilities

• Beheer bezoekersregistraties en toegangsbadges.
• Verwelkom gasten, ondersteun telefooncentrale en volg koeriersdiensten op.
• Reserveren van vergaderzalen en coördineren catering en lunches.
• Ondersteunen interne communicatie via digitale schermen.
• Administratieve opvolging: werkopdrachten, eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen, coördinatie van onderaannemers en leveranciers.
• Beheer documenten, archieven en inventaris; ondersteuning bij wagenpark en meubilair.
• Ondersteun bij veiligheidsprocedures en rapportering.

Skills

Reception / onthaal

Front desk communicatie

Administratieve organisatie

Coördinatie facilitaire taken

Planningsvaardigheden

Job description

Onthaal en frontoffice

• Je beheert bezoekersregistraties en toegangsbadges.
• Je staat in voor het onthaal en ondersteunt de telefooncentrale.
• Je volgt koeriersdiensten op.
• Je reserveert vergaderzalen en coördineert catering en lunches.
• Je helpt bij de interne communicatie via digitale schermen.

Administratie en facilitaire coördinatie

• Je maakt werkopdrachten aan en volgt deze op in de daarvoor voorziene systemen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen en meldingen.
• Je coördineert de dagelijkse activiteiten van onderaannemers op de site.
• Je onderhoudt operationele contacten met leveranciers en dienstverleners.
• Je ondersteunt de administratie rond het wagenpark en fietsen.
• Je beheert documenten, archieven en inventarissen.
• Je ondersteunt bij het beheer van meubilair en de inrichting van werkruimtes.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de Facility Manager.

Veiligheid en procedures

• Je ondersteunt de brandveiligheidsprocedures en bijhorende rapportering.
• Je voert maandelijkse visuele controles uit volgens de geldende procedures.
• Je waakt over de naleving van de procedures en meldt eventuele problemen tijdig aan de verantwoordelijke.