Junior document controller M/V/X

Randstad Belgium; Zwijndrecht; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Randstad Belgium zoekt een documentbeheerder die verantwoordelijk is voor het projectbeheersysteem en documentbeheer. Je werkt nauw samen met het projectmanagementteam en zorgt ervoor dat alle projectdocumentatie goed wordt bijgehouden volgens de bedrijfsnormen.

Je hebt een bachelordiploma of vergelijkbare ervaring, en zoekt een tijdelijke functie van ongeveer 6 maanden. Gewilde vaardigheden zijn onder andere digitale vaardigheden in Office en uitstekende communicatieve vaardigheden in Engels.

Qualifications

• Bachelordiploma of vergelijkbare praktijkervaring vereist.
• Open voor tijdelijke tewerkstelling van ongeveer 6 maanden.
• Administratieve achtergrond met focus op beleid en processen.
• Gevorderde digitale vaardigheden in Office.
• Basiskennis van gegevensbeheersystemen is een pré.

Responsabilités

• Zorgen voor documentbeheer en bijhouden van projectdocumentatie.
• Samenwerken met het projectmanagementteam voor documentatie-informatie.
• Documentatie controleren om klantvereisten te waarborgen.
• Beheren van het Document Management Systeem (DMS).
• Volgen van toegewezen taken nauwkeurig en punctueel.

Connaissances

Digitale vaardigheden in Office

Communicatieve vaardigheden

Teamspeler

Detailgerichtheid

Formation

Bachelordiploma of vergelijkbare praktijkervaring

Outils

eDMS-systemen zoals Aconex of SharePoint

Description du poste

Als documentbeheerder ben je verantwoordelijk voor het projectbeheersysteem. Je zorgt voor het documentbeheer en houdt alle projectdocumentatie goed bij, in overeenstemming met de bedrijfsnormen, processen en de eDMS-systemen voor projecten (Aconex of SharePoint).

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Je werkt nauw samen met het projectmanagementteam en zorgt ervoor dat projectteamleden, de joint venture-partner en de klant op de hoogte blijven van het documentbeheer door hen te informeren, uitleg te geven en te trainen in de procedures en tools;
• Je controleert de documentatie om te waarborgen dat aan de eisen van de klant op het gebied van documentbeheer wordt voldaan. Neemt maatregelen indien de kwaliteit van documenten onder de maat is en onaanvaardbaar;
• Je werkt de standaardprocedures voor documentbeheer bij en past deze aan voor het project en gedurende de gehele levenscyclus van het project;
• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van het Document Management Systeem (DMS) van het project, assisteert bij de implementatie en heeft de volledige controle over de instellingen van de toegangsrechten;
• Je beheert elke processtap die het document doorloopt in de documentlevenscyclus, van concept tot archivering;
• Je volgt toegewezen taken nauwkeurig, gestructureerd en punctueel op en brengt ze tot een goed einde.

Kwalificatie

• Je hebt een bachelordiploma of een vergelijkbare praktijkervaring;
• Je staat open voor een tijdelijke tewerkstelling (+- 6 maanden)
• Je hebt een administratieve achtergrond met een focus op beleid en processen;
• Je beschikt over gevorderde digitale vaardigheden in Office; basiskennis van gegevensbeheersystemen is een pré;
• Je ziet kansen en wil deze benutten en bent resultaatgericht;
• Je kan prioriteiten stellen en bent flexibel;
• Je hebt oog voor detail;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden hebben en een teamspeler zijn;
• Je kan vloeiend communiceren en jezelf uitdrukken in gesproken en geschreven Engels