Junior document controller

Konvert nv; Dessel; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

20 wettelijke vakantiedagen

Fijne werksfeer

Moderne werkmiddelen

Résumé du poste

Konvert nv in Dessel zoekt een professional voor documentbeheer om documentstromen op te maken, ondersteunen en opvolgen. Je bent verantwoordelijk voor het Document Management Systeem (DMS) en coördineert de levenscyclus van projectdocumentatie, waarbij nauwkeurigheid en structuur centraal staan.

De functie vereist sterke administratieve vaardigheden en goede communicatieve vaardigheden. Je krijgt een marktconform salaris, 20 wettelijke vakantiedagen en werkt in een hecht team met moderne werkmiddelen.

Qualifications

• Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.
• Discreet en respect voor vertrouwelijkheid.
• Nauwkeurig en gestructureerd kunnen werken.
• Ervaring met HR-software is een plus.

Responsabilités

• Verantwoordelijk voor het opmaken en opvolgen van documentstromen.
• Beheren van het Document Management Systeem (DMS).
• Coördineren van de levenscyclus van projectdocumentatie.
• Ondersteunen van audits en documentatieplanning.

Connaissances

Administratieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

MS Office (Excel, Word, Outlook)

Klant- en servicegerichtheid

Outils

HR-software

Description du poste

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opmaken, ondersteunen en opvolgen van documentstromen (indiening, review, goedkeuring en vrijgave). Je zorgt voor de nodige coördinatie zodat documenten efficiënt worden verwerkt en alle documentmanagementprocedures correct worden nageleefd.

Documentbeheer & systemen

• Beheren en optimaliseren van het Document Management Systeem (DMS) en goedkeuringsflows.
• Afstemmen en aanpassen van workflows volgens projectnoden.
• Toekennen en controleren van toegangsrechten.
• Opvolgen van documentversies en revisies.

Levenscyclusbeheer

• Coördineren en beheren van de volledige levenscyclus van projectdocumentatie.
• Registreren en centraliseren van documenten in het systeem.
• Waarborgen van traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en goedkeuringen.
• Controleren en classificeren van documenten op basis van vormvereisten.
• Toezien op correcte structuur en naamgeving.
• Ondersteunen van audits door correcte documentatie aan te leveren.

Ondersteuning & communicatie

• Aanspreekpunt voor documentatievragen.
• Geven van opleidingen en toelichting aan stakeholders.
• Signaleren van knelpunten en rapporteren aan projectleiders.
• Ondersteunen bij documentatieplanning en rapportering.

Administratie

• Beheren van toegangen voor interne en externe gebruikers.
• Ondersteunen van communicatie, mailboxbeheer en vergaderingen.
• Meewerken aan administratieve opvolging van projecten.
• Initiëren van verbeteringen binnen documentbeheerprocessen.
• Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden
• Discreet en respect voor vertrouwelijkheid
• Nauwkeurig en gestructureerd kunnen werken
• Goede communicatieve vaardigheden
• Klant- en servicegericht ingesteld
• Zelfstandig én teamgericht kunnen werken
• Goede kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook)
• Ervaring met HR-software en/of binnen een HR omgeving is een plus
• Een marktconform salaris, afgestemd op jouw ervaring en vaardigheden.
• 20 wettelijke vakantiedagen
• Een fijne werksfeer in een hecht team waar samenwerking centraal staat.
• Moderne werkmiddelen en een comfortabele werkomgeving.