Junior document controller

Jobat; Dessel; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Jobat zoekt een Documentbeheerder in Dessel, België. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren en opvolgen van documentstromen, waaronder de indiening en goedkeuring van documenten.

In deze rol ondersteun je audits en zorg je ervoor dat documentmanagementprocedures correct worden nageleefd. Goede communicatieve vaardigheden zijn een vereiste, evenals ervaring met documentbeheer en administratieve processen.

Qualifications

• Ervaring met documentbeheer en systemen is vereist.
• Kennis van kwaliteitscontrole en audits is een pré.
• Sterke communicatieve vaardigheden en coördinatievermogen.

Responsabilités

• Beheren en optimaliseren van het Document Management Systeem.
• Coördineren van documentlevenscycli en registreren in systemen.
• Controleren van documenten op vormvereisten en structuur.
• Aanspreekpunt zijn voor documentatievragen en opleidingen geven.

Description du poste

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opmaken, ondersteunen en opvolgen van documentstromen (indiening, review, goedkeuring en vrijgave). Je zorgt voor de nodige coördinatie zodat documenten efficiënt worden verwerkt en alle documentmanagementprocedures correct worden nageleefd.

Takenpakket

Documentbeheer & systemen

• Beheren en optimaliseren van het Document Management Systeem (DMS) en goedkeuringsflows.
• Afstemmen en aanpassen van workflows volgens projectnoden.
• Toekennen en controleren van toegangsrechten.
• Opvolgen van documentversies en revisies.

Levenscyclusbeheer

• Coördineren en beheren van de volledige levenscyclus van projectdocumentatie.
• Registreren en centraliseren van documenten in het systeem.
• Waarborgen van traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en goedkeuringen.

Kwaliteitscontrole & audits

• Controleren en classificeren van documenten op basis van vormvereisten.
• Toezien op correcte structuur en naamgeving.
• Ondersteunen van audits door correcte documentatie aan te leveren.

Ondersteuning & communicatie

• Aanspreekpunt voor documentatievragen.
• Geven van opleidingen en toelichting aan stakeholders.
• Signaleren van knelpunten en rapporteren aan projectleiders.
• Ondersteunen bij documentatieplanning en rapportering.

Administratie

• Beheren van toegangen voor interne en externe gebruikers.
• Ondersteunen van communicatie, mailboxbeheer en vergaderingen.
• Meewerken aan administratieve opvolging van projecten.
• Initiëren van verbeteringen binnen documentbeheerprocessen.